経費とは、「事業を運営するために発生した支出」です。たとえば商品の仕入や、事務用品費、交通費、広告宣伝費などが該当します。事務所や店舗の家賃や水道光熱費、通信費（インターネットや電話代）などもあります。

経費を正しく算出し計上することは、事業の収支を正確に把握することに不可欠です。加えて、発生した経費を正しく計上することは、利益を確保する一助にもなるでしょう。

・経費のチェックや正しい計上が重要な理由

事業で得られた収益には、商品やサービスを提供することで得られる「売上（収益）」だけでなく、売上から経費を差し引いた、事業の「利益」もあります。個人事業主の場合、利益は自身の所得とイコールになるのが一般的でしょう。

売上だけでは、実際の利益を把握することはできません。利益を正しく認識するために重要なのが、経費のチェックや適切な計上です。また、個人事業主は、毎年の確定申告で利益に応じた税金を納める必要があります。

ちなみに、「利益」は事業状態など、営業成績を把握する会計的な観点からの表現です。確定申告など、税務的な観点では「所得」と表現されることもあることを覚えておきましょう。

・経費に上限金額はあるのか？

計上できる経費の金額に、法律上の上限は設けられていません。

ただし、売上に対してあまりにも大きな金額の経費を計上している場合（たとえば100万円の売上に対して計上された経費が99万円など）は、経費の不正計上の可能性を疑われ、税務署の確認（税務調査）が入る可能性があります。

そのため、経費を計上する際は、事業との関連性を明確にすることが重要です。領収書の保管が大切と言われているのは、このような理由からです。

・「経費」と「固定資産」の違い

事業には、日々の業務で利用する消耗品などのほかに、長期間使用する目的で購入した高額な資産も必要です。たとえば、大型の機械や社用車などです。これらの資産も経費として計上できますが、消耗品などのように、支払った金額を一括で計上するのではなく、「固定資産」として扱う必要があります。

固定資産は、具体的には以下のようなものが該当します。

• 土地
• 建物
• 機械設備
• 車両
• 高額なパソコンやソフトウェア など

固定資産に該当するかどうかの判断基準は、以下の2つです。

1）使用期間が1年以上である

2）取得価額が10万円以上である

上記ともに該当する場合は、原則として固定資産として扱い、経費として計上する場合は、購入金額を決められた期間（耐用年数）で分割して計上します。これを「減価償却」と言います。また、上記のどちらかにしか該当しない場合も、減価償却資産とみなされる場合もあります。たとえば、放映期間が1年未満のテレビCMの費用や、事務所で利用する10万円未満のカーテンなどです。

参考：国税庁「No.2100 減価償却のあらまし」

参考：国税庁「No.5403 少額の減価償却資産になるかどうかの判定の例示」

個人事業主が経費として計上できる費用は多岐にわたります。前述したように、事業に必要な支出であれば、経費として計上することが可能です。経費は、会計上の分類（勘定科目）に振り分けて計上します。

加えて、経費計上する際は、以下の2つのルールを守ることが重要です。

1）事業との関連性が明確であること

2）証拠書類（領収書など）を適切に保管すること

・経費として計上できるもの

計上できる主な経費は、以下です。

「確定申告」とは、1月1日から12月31日までの1年間の所得に対する税金を計算し、所得の合計が一定額を超える場合に納めるべき税額を算出、納税する手続きです。給与所得者は、原則として毎月の給与から所得税を徴収し年末調整で完了しますが、個人事業主は確定申告を通じて納税額の算出・納税を行う必要があります。

確定申告の期間は、原則として毎年2月16日から3月15日まで。ただし、開始日や締切日が土日祝日にあたる場合は、翌営業日となります。

なお、確定申告では事業に関する経費だけでなく、自身の医療費控除やふるさと納税の控除申請など、事業と直接関係のない控除も申告します。

・青色申告と白色申告の違い

個人事業主には、「青色申告」と「白色申告」の2種類の申告方法があります。青色申告は開業届の届出や複式簿記による帳簿が必要ですが、最大65万円の控除などを受けられます。白色申告の場合、開業届などは不要のため手間が減りますが、控除は受けられません。ほかにも、青色申告と白色申告では赤字の繰り越しの可否なども異なります。

計上する経費について、保管期間も異なります。たとえば、領収書であれば青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間の保管が必要。デジタル保存も認められていますが、原本の内容が判読できる状態で保存する必要があります。

・不適切な経費計上、延滞にはペナルティがある

確定申告で不適切な計上をした、期日までに申告をしなかった場合、以下のようなペナルティが課される可能性があります。

1）過少申告加算税：意図せず所得や税額を過少に申告した場合

増差税額の5～25％

2）重加算税：意図的に隠蔽するなど、行為が悪質な場合

増差税額の35～50％

3）延滞税：納付期限を過ぎて申告した場合

延滞日数に応じて利率が変動

4）無申告加算税：納付をしなかった場合

納付税額の5～40％（税務署調査前に自主的に申告した場合が5%）

増差税額とは、本来納税すべき税額との差額、つまり「追加で支払う必要がある税額」という意味です。

本業に加え、日々の経費管理や年に一度の確定申告を行うのは多大な手間がかかります。経費チェックや計上の負担を軽くするためにおすすめなのが、法人カードを活用することです。

アメリカン・エキスプレスでは法人カードを「ビジネス・カード」と呼んでおり、以降はアメリカン・エキスプレスのビジネス・カードを例に、経費管理などを効率化できる活用法を解説します。

・事業とプライベートの支出を明確に分離できる

事業に関する支出をビジネス・カードに集約することで、事業とプライベートの出費を明確に分離できます。

たとえば、まとめて経費チェックをする場合でも、「この支払いは事業？プライベート？」と迷う時間が無くなり、大幅な経費チェックや計上の時間短縮につながります。

・大手会計ソフトとビジネス・カードを連携させれば経費管理を効率化できる

個人事業主の経費管理や確定申告の作業を効率化できる、会計ソフト。ソフトによっては、確定申告まで完結できるものもあり、以下のようなメリットを享受できます。

• 経費の記帳作業を効率化できる
• 請求書を自動的に作成できる
• 確定申告用の書類を自動で作成できる
• 経費の仕分けミスを減らせる

加えて、会計ソフトとビジネス・カードを連携させれば、さらに経理業務の効率化を実現できます。たとえば、ビジネス・カードの利用履歴が自動的に会計ソフトに取り込まれ、金額だけでなく勘定科目の振り分けも自動で実行されるなどです。

アメリカン・エキスプレスでは、すべてのビジネス・カードに大手会計ソフトの利用が付帯しており、付帯する特典を活用すれば、通常プランよりも長期間、無料で利用できるなどのサポートを受けられます。経費の節約につながるだけでなく、経費管理にかかっていた手間と時間を、本業に充てられるメリットもあります。

▼アメックスのビジネス・カードについては、こちらの記事でも解説しています

個人事業主がビジネス・カードを作るメリットやクレカを選ぶポイントを解説

参考：アメリカン・エキスプレス「ビジネス・カード」

会計ソフトとの連携以外にも、事業の成長をサポートする多彩な特典が用意されているのが、アメリカン・エキスプレスのビジネス・カードです。

・経費削減に貢献する請求業務効率化サービス

請求業務の効率化を支援する「ROBOT PAYMENT『請求管理ロボ』」を優待価格で利用可能です。活用することで、請求書の作成や送付を自動化できます。

参考：アメリカン・エキスプレス「ROBOT PAYMENT『請求管理ロボ』」

・ビジネスチャンスを広げるサポート

取引先やパートナー探しに活用できる会員限定イベント「ビジネス・マッチング」への無料参加のほか、ビジネス・カードを利用できる仕入れ先の紹介など、ビジネスの可能性を広げるサポートが提供されています。

参考：アメリカン・エキスプレス「ビジネス・マッチング」

・分割払いやリボ払いを選択できる

一括払いのほか、キャッシュフローの調整がしやすくなる「分割払い」や「リボ払い（リボルビング払い）」にも対応しています。仕入れや設備投資などの大きな支出を、事業の収支に合わせて計画的に支払うことができます。

参考：アメリカン・エキスプレス「リボ払い／分割払い（ペイフレックス）」

・ビジネス・ゴールド・カード以上ならさらに充実したサポートも

ビジネス・ゴールド・カードやビジネス・プラチナ・カードなら、さらに手厚いビジネスサポートが提供されています。たとえばビジネス・ゴールド・カードなら、以下のような優待サービスを利用可能です。

• お得にパソコンなどを購入できる「デル・テクノロジーズのキャッシュバック」
• 新規顧客の集客に活用できる「Yahoo!広告」の優待価格利用
• 店舗決済のキャッシュレス化を支援する「Square（スクエア）」の優待価格利用
• クラウドソーシング仕事依頼サイト「Lancers」の有料オプション初回無料
• アルバイト・パート求人サイト「バイトル」の対象プラン特別優待価格利用

ビジネス・カードを導入することで、経費チェックや確定申告の手間を削減でるほか、さまざまなビジネスサポートが受けられるのは、事業拡大の大きな支援になるでしょう。

▼ビジネス・カードについてはこちらの記事でも解説しています

法人カード（ビジネス・カード）の6つのメリットや選ぶポイントを解説

アメリカン・エキスプレスのビジネス・カード申し込みは、公式ウェブサイト上からオンラインで行うことができます。

参考：アメリカン・エキスプレス「ビジネス・カード」

個人事業主がアメリカン・エキスプレスのビジネス・カードを申し込む際には、以下の書類が必要です。

• 代表者の本人確認書類

本人確認書類として認められるのは、以下の書類です。コピーを提出します。

【本人確認書類一覧】

• 運転免許証
• 運転経歴証明書
• 各種健康保険証
• 住民票の写し
• マイナンバーカード（個人番号カード）（表面のみ）
• 在留カード
• 特別永住者証明書

申し込み後、アメリカン・エキスプレスによる入会審査が行われます。

申し込みからカード受け取りまで、個人事業主の場合、通常1週間程度の時間がかかるため、余裕を持って申し込みを行うようにしましょう。

個人事業主にとって、経費計上は事業の利益を正確に把握し、適切な納税を行うために欠かせない重要な業務です。本業に加え、細心の注意を払いながら経理業務もこなすのは大きな労力が必要になるでしょう。

法人カード（ビジネス・カード）の力を借りれば、経費管理などの事務作業を効率的に行うことができます。限りある時間をより本業に充てられるよう、法人カード（ビジネス・カード）を上手に活用しましょう。

個人事業主は、個人の支出とビジネスの支出を明確に分けることで、確定申告の負担を軽減することができます。そこで、ビジネスでの決済にはビジネス・カードの使用をおすすめします。

ビジネス・カードも、個人カードと同様、カードにより付帯する優待や特典が異なります。そのため、事業課題に合うビジネス・カードを選ぶことが大切。個人事業主におすすめのビジネス・カードとして、アメリカン・エキスプレスが発行する3種類のカードを紹介します。