Herzlich Willkommen auf der Website für Programmadministratoren eines American Express® Firmenkartenprogramms.
Auf diesen Seiten stellen wir Ihnen alle wichtigen Informationen und Ansprechpartner zur Verfügung, die Sie zur Verwaltung Ihres Firmenkartenprogramms benötigen.
Sie als Programmadministrator
Als Programmadministrator sind Sie die Kontaktperson zwischen Ihrem Unternehmen, den Corporate Card Karteninhabern in Ihrem Hause sowie American Express. Um einen reibungslosen Ablauf Ihres Firmenkartenprogramms zu gewährleisten, sind alle Beteiligten zum Austausch von Informationen und Änderungen aufgerufen. Bitte beachten Sie: Es sind nur Personen berechtigt Auskunft zu erhalten, die als Programmadministrator von Ihrem Unternehmen benannt wurden.
Die wichtigsten Informationen zu "AX Programmverwaltung" haben wir Ihnen als PA-Leitfaden (12s. PDF) hier zusammengestellt (for an english Version of the PA-Guide, 10page PDF, pls click here: PA-Guide).
1. Mit wem dürfen wir sprechen?
Bitte teilen Sie uns mit, wenn der Ansprechpartner bzw. Programmadministrator auf Ihrer S.eite wechselt. Das Aktualisierungsformular zur Änderung des Ansprechpartners/Programmadministrators finden Sie hier.
Bitte senden Sie das vollständig ausgefüllte Formular per E-Mail an:
Firmen-Info@aexp.com
2. Änderungen von geschäftlichen Angaben
Bitte teilen Sie American Express geschäftliche Änderungen, wie z.B. Firmenanschrift, Bankverbindung und Kontaktdaten, zeitnah mit oder stellen Sie uns auf Anfrage offizielle Unterlagen, wie z. B. aktuelle Handelsregisterauszüge oder Jahresabschlüsse, zur Verfügung.
3. Kennen wir Ihr Reisebüro?
Sie informieren Leistungsträger (z. B. Reisebüros) über die Zusammenarbeit mit American Express und teilen gegebenenfalls Änderungen im Vertragsverhältnis mit.
4. Zugriff zu Reportings und Verwaltung
Sie sind in der Regel Nutzer bzw. Ansprechpartner für die Online-Plattform @ Work. American Express @ Work unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihres Firmenkartenprogramms und bietet Ihrem Unternehmen zusätzlich wertvolle Einblicke, z.B. mit einer Reihe von Reports, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können..
5. Kündigung von Karten/Reisestellenkonten
Bitte geben Sie Kündigungen von individuellen Karten ausgeschiedener Mitarbeiter oder von nicht mehr benötigten Reisestellenkonten unverzüglich an das Corporate Service Team von American Express weiter, sofern keine andere Abteilung oder der jeweilige Karteninhaber dies übernimmt.
Online PA-Ressourcencentrum
Weitere Informationen für American Express Programm-Administratoren finden Sie im Global Programme Administrator Resource Centre.Dort sind weitere Informationen nach Kategorie geordnet zu finden:
Online Programmmanagement (OPM):
Verwalten Sie Ihr Corporate Kartenprogramm auf effiziente Art, indem Sie die Funktionen von American Express @ Work für sich nutzbar machen.
Online-Kartenanträge:
Hier erfahren Sie, wie Sie die digitalen Kartenanträge den Mitarbeitern Ihres Unternehmens zur Verfügung stellen, freigeben etc.
@ Work Reporting:
Hier erfahren Sie alles über die aussagekräftigen Standard-Auswertungen und Möglichkeiten der Individualisierung.
Weitere Informationen:
Hier stellen wir Anleitungsvideos, Formulare und Vorlagen, welche Sie unterstützen die Vorteile und Kartenleistungen der American Express Corporate Cards im Unternehmen zu vermitteln. etc. zur Verfügung
Ihre Service-Teams/Ihr Business Develoment Manager
Ihr American Express Corporate Service
Für alle Fragen rund um Ihr American Express Firmenkartenprogramm im normalen Tagesgeschäft steht Ihnen das Service-Team zur Verfügung. Bitte denken Sie daran, dass Sie als Programmadministrator zur Identifizierung Ihre vollständige Firmenkundennummer oder produktspezifische Nummer benötigen. Damit wollen wir sicherstellen, dass nur berechtigte Personen, die bei American Express als Programmadministratoren hinterlegt sind, Auskunft erhalten.
American Express Corporate Service
Mo.-Fr., 8.00 – 18.00 Uhr:
Telefon: +49 69 9797-3550
Telefax: + 49 69 9797-2160
firmen-info@aexp.com
Wie können wir helfen?
Beispiele für allgemeine Anfragen an das Corporate Service Team:
- Sie vermissen Ihre Firmenabrechnung oder zentrale Abrechnung.
- Sie möchten eine Corporate Card eines ausgeschiedenen Mitarbeiters kündigen.
- Sie brauchen Hilfe zum Thema Corporate Membership Rewards®.
- Sie möchten eine Adresse ändern.
- Sie haben umfirmiert.
- Sie haben Fragen zu Ihrer @ Work Anmeldung.
- Sie möchten eine weitere Person für die BTA Online Abrechnung anmelden.
- Sie vermissen einen Report bzw. Datensatz.
- Sie haben Fragen zu BTAConnect.
Beispiele für Anfragen zum Reisestellenkonto (BTA/I-BTA):
- Sie haben Fragen zur Abrechnung Ihres Reisestellenkontos (BTA/I-BTA).
- Sie möchten Ihre Anschrift für Ihr Reisestellenkonto (BTA/I-BTA) ändern.
- Ihr Reisebüro, das über das Reisestellenkonto (BTA/I-BTA) bucht, ändert sich.
- Sie möchten Zusatzdatenfelder für Ihr Reisestellenkonto (BTA/I-BTA) ändern.
- Sie haben Fragen zu Ihrem Lastschrifteinzug bzw. zu Ihrer Zahlung für Ihr BTA/I-BTA.
Beispiele für Anfragen rund um Corporate Purchasing Card oder vPayment:
- Sie haben Fragen zu Ihrer vPayment Abrechnung oder zu Transaktionen mit vPayment.
- Sie haben Fragen zu Ihrer Corporate Purchasing Card Rechnung oder Transaktionen mit CPC.
- vPayment: Bitte kontaktieren Sie das Team per E-Mail an vpayment.servicing.europe@aexp.com
Technical Solution Support Team
Technische Lösungen wie CAR, Schulungen für @ Work und BIP, für Anfragen wie zum Beispiel:
- Sie haben Fragen zu Ihrer Anmeldung in BIP.
- Sie haben Fragen zum Upload von Dateien in BIP
E-Mail: technicalsolutionssupport@aexp.com
Kontakt für Corporate Card Inhaber
Für Karteninhaber steht ein eigener Kundenservice zur Verfügung. Die Telefonnummer finden die Karteninhaber auf der Rückseite Ihrer Corporate Card.
Ihr Business Development Manager
Wie unterstützt Sie Ihr Business Development Manager?
Für übergreifende Fragen außerhalb des Tagesgeschäfts steht Ihnen Ihr Business Development Manager gerne zur Verfügung. Hier ein paar Beispiele der Themen, die Sie mit Ihrem Business Development Managers besprechen können:
- Fragen bzw. Abstimmungen zum Vertrag mit American Express
- Beratung und Verkauf von weiteren American Express Zahlungslösungen für Ihr Unternehmen
- Beratung für einen optimierten Einsatz Ihrer eingesetzten American Express Zahlungslösungen in Ihrem Unternehmen
- Passende Zahlungslösung aus dem American Express Portfolio für Ihr Unternehmen ausarbeiten
- Beratung für die Integration der Zahlungslösung in Ihre Geschäftsprozesse
- Beratung von Reporting-Möglichkeiten für Ihre American Express Zahlungslösungen
- Sie über Neuerungen zum Firmenkartenprogramm oder Tools wie American Express @ Work® informieren
American Express @ Work
Die Programmverwaltung online
Als Programmadministrator übernehmen Sie bei der effektiven Verwaltung des American Express Firmenkartenprogramms in Ihrem Unternehmen eine wichtige Rolle. Mit American Express @ Work® haben Sie rund um die Uhr Zugriff auf Kartenaktivitäten, Kontostände und Abrechnungen – für ein effizientes Management und eine einfache Verwaltung.
Kartenaktivitäten im Blick behalten
Für Konten mit zentraler Rechnungsstellung können Sie unsere Standard-Reports nutzen, um die Kartenaktivitäten nachzuvollziehen.
Salden und neueste Belastungen nachverfolgen
Sie können den aktuellen Saldo und die neuesten Belastungen direkt auf der Homepage oder in jedem Kartenkonto einsehen. Die Ausgabenanalyse ist dabei als Infografik aufbereitet. Mit einem Klick auf die Grafik werden die Kartenaktivitäten angezeigt.
Aktuelle Kontostände überprüfen
Sie können offene Salden zuzüglich aller sich in Genehmigung befindenden und/oder anstehenden Transaktionen in Echtzeit kontrollieren.
Online auf Abrechnungen zugreifen
Überprüfen Sie Abrechnungen und Zahlungen online. Abrechnungen stehen als PDF oder Excel-Datei zum Download zur Verfügung. Ob alltägliche Managementaufgaben oder große organisatorische Veränderungen: @ Work bietet Ihnen die optimale Unterstützung:
- Kartenkonten managen
- Karten online beantragen
- Fälligkeit überwachen
- Zahlungserinnerungen senden
Das und vieles mehr bietet Ihnen American Express @ Work. Schauen Sie sich unsere kurze Demo Tour an. Sie haben noch keinen Zugriff? Hier finden Sie das @ Work Registrierungsformular. Senden Sie das ausgefüllte Formular bitte an die E-Mail Adresse: Firmen-Info@aexp.com
Im internationalen @ Work Ressourcencenter finden Sie weitere, detaillierte Informationen.
Ihr Reisestellenkonto (BTA/I-BTA)
Mit dem Reisestellenkonto richten wir, American Express, für große und multinationale Firmenkunden ein Verrechnungskonto / Sammelkonto ein. Über dieses Konto werden dann fast alle Geschäftsreisen (Flug- Bahn, Hotel und weitere Reisedienstleister) des Kunden auf einem Konto konsolidiert.Wir bieten den Kunden entweder eine Rechnungsfunktion oder Abrechnungsfunktion für dieses Konto an.
Der große Vorteil ist dann der Ausweis der einzelnen Transaktionen mit allen wichtigen Details auf einem Kontoauszug.Das sind Details, wie z.B. Reisende/r, Besteller:in der Reise, Transaktionsdatum, Reisedatum, Destination und Art der Reise mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, also vorsteuerabzugsfähig für Firmenkunden. Zusätzlich bieten wir diesen Kunden dann zusätzliche Serviceleistungen, wie z. B. ein verlängertes Zahlungsziel von 28 Tagen nach Abrechnung; ein Reiseversicherungspaket; Online-Dienstleistungen, wie Abruf der Rechnungen / Abrechnungen Online, Transaktionsdaten Online, etc.
Sie haben zwei wichtige Nummern für Ihr Reisestellenkonto (BTA/I-BTA)
Die BTA/I-BTA Nummer erscheint auf Ihren Abrechnungen und muss auf Überweisungen angegeben werden. Sie wird nur zwischen Ihrem Unternehmen und American Express verwendet. Die Zahlungsnummer «LVAN number 34…» mit Gültigkeit wird für das Bezahlen aller Reisebuchungen durch Ihren Reisedienstleister genutzt.
Wichtig: Bitte leiten Sie nur die Zahlungsnummer an Ihren Reisedienstleister weiter. Bitte beachten Sie: Die Zahlungsnummer wird nach Ablauf des Gültigkeitsdatum automatisch um 5 Jahre verlängert.
Der Ablauf ist denkbar einfach
Ihre Mitarbeiter buchen wie gewohnt über Ihren Reisedienstleister. Statt Einzelbelege bekommen Sie jetzt in regelmäßigen Abständen eine Sammelrechnung/ Sammelabrechnung und eine Übersicht mit detaillierten Transaktionsdaten Ihrer Buchungen. Der Ausgleich des Reisestellenkontos erfolgt per Banküberweisung oder per Lastschrifteinzug. Hinweise zum SEPA-Firmenlastschriftverfahren: Sofern Sie die American Express Abrechnungen per SEPA-Firmenlastschriftverfahren begleichen, möchten wir Sie jetzt schon darauf hinweisen, dass Sie Ihre Mandatsreferenznummer zusammen mit dem Original des SEPA-Firmenlastschriftmandats bei Ihrer Bank hinterlegen müssen. Die Mandatsreferenznummer zum SEPA-Firmenlastschriftmandat wird Ihnen von American Express gesondert mitgeteilt. Ohne Hinterlegung der Mandatsreferenz bei Ihrer Bank kann der Lastschriftprozess nicht durchgeführt werden und ein Lastschrifteinzug würde von Ihrer Bank retourniert werden. Die Sammelrechnung/Sammelabrechnung stellen wir Ihrem Unternehmen online zur Verfügung. Den Zugriff auf das Online-Portal American Express @ Work erhalten die vorher genannten Abrechnungsempfänger nach der erfolgreichen Registrierung. Die Abrechnungsempfänger erhalten in den nächsten Tagen eine Willkommens-E-Mail mit dem Betreff „Informationen zur Registrierung bei American Express @ Work“. Zusammen mit der Willkommens E-Mail und der angehängten Anleitung dauert die Registrierung nur wenige Minuten. Wichtig: Ohne Registrierung kann die Abrechnung Ihrem Unternehmen nicht zur Verfügung gestellt werden.
Hinterlegte Ansprechpartner
Unsere Hauptansprechpartner müssen als Programmadministrator:innen bei uns hinterlegt sein. Weitere Ansprechpartner:innen können gerne hinzugefügt
werden. Zugriff auf @ Work hinzufügen, entfernen oder anpassen – siehe aktuelles Formular unter www.amex.de/programmverwaltung unter "Anträge & Aktuelles"
Hauptansprechpartner können vom Unternehmen definiert werden, sodass auch Mitarbeiter:innen von Reisedienstleistern hinterlegt werden können.
Zusatzdaten gemäß Ihren Vorgaben
Sofern angegeben, wurden bei der Kontoeröffnung Zusatzdaten wunschgemäß hinterlegt und werden zukünftig von Ihrem Reisedienstleister erfasst.
Sollten Sie keine Angaben gemacht haben, wird per Standard das Zusatzdatenfeld „Besteller“ (1-9 Zeichen) definiert.
Training:
Bitte folgen Sie den unten genannten Link, um sich bei dem @Work Online Training anzumelden: https://business.americanexpress.com/de/resource-center
Service-Nummern für Ihr Reisestellenkonto (BTA/I-BTA):
Wir haben eine Fachabteilungen, die Ihnen bei allen Fragen rund um Ihr Reisestellenkonto (BTA/I-BTA) gerne weiterhilft. Bitte denken Sie bei jeder Kontaktaufnahme daran, Ihre Firmenkundennummern und Reisestellenkontonummer (BTA/I-BTA) bereitzuhalten.
Fragen zur Abrechnung, Zusatzdaten und allgemeine Fragen zum Reisestellenkonto - American Express - BTA Unit Tel. 069 9797-3500 bta.unit.frankfurt@aexp.com
Weiterführende Informationen
Broschüre für Programmadministratoren
Kontrollieren Sie die Transaktionen
Haben Sie schon von unserem Onlineportal BTA Connect gehört? Hier können Sie: Abrechnungen im PDF, CSV oder TXT Format herunterladen, Reports über Ihre Reisestellenkonten erstellen, ausführliche Details zu allen Transaktionen einsehen und vieles mehr...
Bankverbindung/Zahlung
Wie lautet die Bankverbindung für Zahlungen an American Express?
Die Bankverbindung für Zahlungen an American Express:
Deutsche Bank
IBAN: DE05 5007 0010 0095 5997 00
BIC: DEUTDEFFXXX
Bitte geben Sie bei Zahlungen an American Express IMMER die 15-stellige Kartennummer oder Reisestellenkontonummer als Referenz an. Ohne Angabe einer Referenz können wir eine Zahlung nicht zuordnen.
Einzelne Corporate Card Inhaber haben Rückfragen? Nennen Sie diesen einfach die 24-Stunden-Kundenservice. Die Telefonnummer finden Ihre Karteninhaber auf der Rückseite der Karte.
Leitfaden für Zahlungen (PDF/Anleitung bei Überweisungen)
Formulare für SEPA Lastschriftsmandate (bitte wählen Sie zwischen "Firma oder Karteninhaber" (ggfs f. Ausland) bzw. BIP FX-Lösung)
SEPA-Karteninhaber-Lastschriftmandat (Corporate Card Karteninhaber)
SEPA-Firmen-Lastschriftmandat (Corporate Lösungen für Unternehmen)
Allokation von Zahlungen
Für alle Anfragen zu getätigten Zahlungen an American Express wenden Sie sich per E-Mail an: AmericanExpressPaymentServicesGermany@aexp.com
Vollmachtsformular
Sie können als Hauptkarteninhaber einen Bevollmächtigten mit der Verwaltung Ihres Kartenkontos beauftragen. Damit erhält der BevollmächtigteInformationen zu Ihrem Kartenkonto und die Befugnis, Kartenkontendaten zu ändern oder zu aktualisieren. Hier können Sie das Vollmachtsformular herunterladen.
Anträge & Aktuelles
B4B Marketplace
Finden Sie ganz einfach Business-Akzeptanzpartner und knüpfen Sie neue Partnerschaften: www.amex.de/b4b
Vorlagen für Ihre interne Kommunikation
Informationen und Vorlagen, welche Sie dabei unterstützen, die Vorteile der Kartenleistungen der Corporate Card im Unternehmen zu vermitteln, finden Sie hier (Marketing Unterstützung).
Textbaustein-Sammlung für Interne Kommunikationen DEUTSCH
Textbaustein-Sammlung für Interne Kommunikationen ENGLISCH
Textbaustein "Einladung Mitarbeiter per E-Mail/Link zum Kartenantrag" (MS Word, deutsch)
Textvorlage Intranet PSD2 "Kontaktdetails aktualisieren" (MS Word, deutsch)
Intranet-Video "Beantragen Sie eine Corporate Card" für neue Mitarbeiter (MP4 Format; 1.36 Minuten, deutsch)
Intranet-Video "Apply for a Corporate Card" for new employees (MP4 Format; 1.36 minutes, english)
Intranet-Video "Wie erstelle ich die Reisekostenabrechnung mit SAP Concur?" (MP4 Format; 4.47 Minuten, deutsch)
Kartenanträge
Einen Link zum Tool zur Generierung des passenden online Corporate Card Antrags finden Sie hier. Nach Einrichtung haben Sie die Möglichkeit, für Ihr Unternehmen den passenden Link zum Corporate Card Antrag zu generieren. Damit kommt der Antragsteller für eine Corporate Card sofort zum richtigen Kartenantrag, kann diesen online ausfüllen und zur weiteren Bearbeitung (nach Freigabe durch Ihr Unternehmen) an American Express übermitteln. Bitte beachten Sie, dass Sie hierzu Ihre Firmenkundennummer (hinterlegte Haftungen, Produkte etc.) benötigen. Einen Benutzerleitfaden zur initialen Einrichtung eines Antragslinks speziell für Ihr Unternehmen finden Sie hier (PDF, 53 Seiten). Zum Erhalt einer englische Sprachversion hier klicken.
Bei Fragen zu eingesandten Kartenanträge oder zum Einreichen eines papierbasierten Kartenantrags nutzen Sie bitte folgende E-Mail Adresse:
GermanNAcorporateteam@aexp.com
Freischaltung Bargeldbezug (nicht automatisch freigeschaltet)
Wenn Sie den Karteninhaber:innen Ihres Unternehmens den Bezug von Bargeld mit der Corporate Card ermöglichen wollen, dann kann dies telefonisch erfolgen. Entweder über Sie als autorisierten American Express Programmadministrator:in oder nach erfolgter zentraler Freigabe durch Karteninhaber:innen selber. Die Freischaltung wird ca. fünf Arbeitstage nach Nennung der Kartennummer erfolgt sein.
Prozess zur Freischaltung für den Bargeldbezug:
• Einzelkarten-Freischaltung durch Programm-Administrator: Sie als Programmadministrator lassen über Firmen-Info (+49 69 9797-3550 oder per E-Mail an firmen-info@aexp.com) einzelne Corporate Cards freischalten.
• Einzelkarten-Freischaltung durch Karteninhaber: Sie als Programmadministrator schalten Ihr Unternehmen einmalig durch Anruf +49 69 9797-3550 oder per E-Mail an firmen-info@aexp.com für den Bargeldbezug frei. Daraufhin können Karteninhaber:innen die eigene Karte für den Bargeldbezug freischalten (entweder per Anruf beim Kundenservice, Telefonnummer auf der Kartenrückseite, i.d.R. +49 (0)69 9797-1000 oder schriftlich über das Kontakformular in Ihrem Online-Kartenkonto).
Aktuelle Corporate Programm AGB und MGB (Stand 02.2022)
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (PDF, 20 Seiten) sowie die Mitgliedschaftsbedingungen (PDF, 12 Seiten) finden Sie auf unserer Website www.amex.de/corporatemgb
Aktuelles/Links
- PDF-Broschüre (12s.) "AX Programmverwaltung" wichtigen Informationen finden Sie hier: PA-Leitfaden (for an english Version of the PA-Guide, 10page PDF, pls click here: PA-Guide).
- Informationen zur Europäischen Richtlinie über Zahlungsdienste (PSD2) in Bezug auf Firmenkreditkarten finden Sie hier: amex.de/sca
- Kurz&Knapp. Unsere Tipps beim zum Einsatz der Karten:
- Die Liste der Leistungserbringer für das I-BTA finden Sie hier.
- vPayment Lieferanteninformation Zahlungserhalt mit vPayment: Informationen zur Verarbeitung von vPayment-Transaktionen finden Sie hier.
- Mit Amex Maps alle Akzeptanzpartner immer und überall im Blick haben: www.amex.de/maps
- Formulare Global Data Transfer: This Global Data Transfer Form is used when a new or existing Client requests their Corporate program(s) account data be sent to a Third Party, Client Affiliate, and/or sending data to a Programme Administrator’s employer or correspondence address which is located outside the EEA. The new GDTF replaces the Global Authorization & Direction (A&D) forms and Attachments. For existing Global A&D Clients that ONLY require American Express to add a Country, Affiliate or Consolidator to their existing data transfer agreement, complete the Modification Form to amend the existing A&D.