配合業務策略制訂商旅政策

不少企業均有商務差旅需要，對希望打入國際市場的企業尤其重要。大部分香港企業的商旅涉足中國內地，或遠及亞洲甚至世界各地。無論目的地何在，商旅的每一里程對公司的業績損益都非常重要。作為公司主要開支之一，企業需要更有策略地管理商旅開支，而非隨意處理。

內容撮要 ：

• 在公司營運上，商務旅遊未必是恆常項目，但卻是不否忽視的重要部份。
• 商旅政策不僅可為企業節省開支，也為員工除去差旅帶來的壓力及複雜程序。
• 當執行全新商旅政策時，須跟從清晰的計劃及策略。

善用每一里程

根據最新頒佈的美國運通 /GBTA 商旅者情緒指數報告指出，51% 香港受訪者需要遵從商旅政策，指數較全球平均的44%為高，顯示制定商旅政策已成為香港企業的營運常規。 然而，報告亦指出少於半數的香港受訪者對僱主之商旅政策感到滿意，只有38%的受訪者滿意商旅計劃的靈活性，顯示香港的商旅政策仍有很大的改善空間。

企業委派員工出差，也需要顧及他們的情緖。員工因業務需要不時要離鄉別井，遠洋拓展商機，自然希望得到公司的關顧，期望旅途舒適自在；而公司協助員工輕鬆出差亦有助整體業務發展。

目前，一般中小企只會制訂商旅規條，例如不可乘搭頭等機位及不能花費於乾洗服務等，較少數會制訂具策略性的政策方案。

制訂商旅政策實非易事，因為除了要監控開支及轉移業務至優選之供應商外，也要讓員工於安排商旅時有足夠的靈活性。此外，在溝通、執行及實施有關政策時，可能會面對更多挑戰。

以下是有關企業制訂商旅政策的一些建議：

設計政策時

• 於政策制訂初期先諮詢商旅管理公司，理解業界資訊及配合您公司的需要丶預算及習慣方面的專業意見
• 根據公司的商旅需要度身制訂政策，例如常訪商旅目的地的區域丶停留時間以及商務酬酢的需要等
• 政策條款應該精簡扼要，避免過多附帶條件，讓員工容易明白及查閱。審批流程應該嚴謹丶清晰及易於監控
• 政策條款需全面涵蓋所有形式之商旅及輔助功能，如預訂、審批、津貼支出、付款方式及所需文件
• 與商旅管理公司合作，確保員工及代理遵守政策條款。以獎賞代替懲罰，如特快及簡化報銷程序、信用卡獎賞、升級禮遇及減低個人風險等
• 為政策制訂明確目標，並定期審查其效益。如未能達至成效，可作出相應更改

推行政策時

• 由高級管理層向員工推廣及重申政策的重要性，並要求員工謹遵政策
• 於政策制訂初期諮詢員工，讓他們感到被受重視
• 向員工闡述新商旅政策並強調政策對他們所帶來的好處，例如公司卡帶來的獎賞或商旅津貼、安全性、提高效率及特快報銷程序等
• 確保您的商旅管理公司、商旅政策、付款方案及網上商務酬酢滙報工具能同時整合及有效運作

一個完善且清晰的商旅政策有助企業持續地節省商旅開支。由於員工於商旅途中的安全非常重要，因此，企業投入額外的時間及精力制訂一個完善商旅政策將為公司及員工帶來更安全、更高效率之商旅體驗。