Informacje dla Administratora Programu | Karty Korporacyjne i Rachunek Rozliczeń Podróży Służbowych BTA

Informacje dla Administratora Programu

Uzyskaj dostęp do informacji i narzędzi ułatwiających zarządzanie Programami Korporacyjnymi American Express®

Jako Administrator Programu (PA) nadzorujesz realizację Programów Korporacyjnych American Express i stanowisz łącznik między swoją firmą, a American Express. Jest to ważna rola, której pełnienie chcemy ci maksymalnie uprościć. Niniejsze wytyczne dla PA przedstawiają informacje i dane kontaktowe niezbędne do zarządzania Programem Karty Korporacyjnej i/lub Rachunkiem Rozliczeń Podróży Służbowych (BTA).

W razie dodatkowych pytań, skontaktuj się z nami.

Program Karty Korporacyjnej

Program Karty Korporacyjnej zapewnia większą kontrolę nad kosztami (podróży) Twoich pracowników. Stanowi on skuteczne narzędzie do zarządzania wydatkami służbowymi pracowników firmy.

Rachunek Rozliczeń Podróży Służbowych (BTA)

BTA to centralny rachunek firmy służący do płatności za bilety lotnicze i inne usługi zakupione w biurze podróży. BTA zapewnia przejrzystość i kontrolę nad kosztami podróży służbowych Twoich pracowników.

Korzyści dla firmy:

Prosta implementacja

Niezależność od banku i prosta implementacja

Karty do wydatków służbowych

Dostęp do danych i skuteczna kontrola wydatków

Przejrzystość wydatków

Dostęp do raportów o wydatkach i możliwość analizy kosztów

Wygodne sposoby rozliczania

Wydłużony okres kredytowania – do 59 dni
Sposoby rozliczania dopasowane do indywidualnych potrzeb Firmy

Korzyści dla Posiadaczy Karty Korporacyjnej

Pakiet ubezpieczeń w podróży oraz korzyści premium dla Posiadaczy Złotej Karty Korporacyjnej

Wyjątkowa obsługa klienta

Wsparcie ze strony Centrum Obsługi Klienta
Doradztwo Opiekuna Klienta American Express w zarządzaniu rachunkiem Firmy

Korzyści dla firmy:

Rachunek BTA nie jest powiązany z kontem bankowym Firmy

Wydłużony okres kredytowania – do 59 dni

Pełna kontrola wydatków dzięki szczegółowym raportom od American Express

Stałe wsparcie, doradztwo i pomoc Działu BTA

Bezpieczeństwo transakcji i gwarancja systemowych cen biletów lotniczych

Bezpieczeństwo w przypadku bankructwa biura podróży lub linii lotniczej (tzw. charge-back).

Zmniejszenie liczby przelewów – jeden zbiorczy przelew za wszystkie usługi zakupione w ciężar Rachunku BTA w Biurze Podróży

Brak opłat za wystawienie i używanie Rachunku BTA

Brak prowizji od obrotów na Rachunku BTA

Program Karty Korporacyjnej

Ubezpieczenie w podróży

Jeśli za bilet lotniczy lub inny środek transportu zapłacono Kartą Korporacyjną, to Posiadaczowi przysługuje pakiet ubezpieczeń.

Ubezpieczenie NNW (wypadek w podróży służbowej)

Polisa z tytułu śmierci lub kalectwa wskutek nieszczęśliwego wypadku podczas odbywania podróży środkiem transportu publicznego.;

Zielona Karta Korporacyjna – do kwoty 400 000 PLN
Złota Karta Korporacyjna – do kwoty 800 000 PLN

Pomoc medyczna oraz pomoc stomatologiczna

Polisą objęte są niezbędne koszty pomocy medycznej, zabiegów chirurgicznych i pobytu w szpitalu, a także koszty leczenia stomatologicznego w nagłych wypadkach.

do 120 000 EUR w przypadku hospitalizacji
do 200 EUR na pokrycie kosztów leczenia stomatologicznego

Niedogodności w podróży

Ubezpieczenie pozwala na zakup posiłków i napojów lub zakwaterowanie w hotelu w przypadku opóźnienia lub odwołania lotu, a także z powodu sprzedania przez linie lotnicze większej liczby biletów, niż jest faktycznie miejsc (tzw. overbooking). Polisa umożliwia także zakup niezbędnych przyborów toaletowych i ubrań w przypadku znacznego opóźnienia w dostarczeniu bagażu lub jego utraty

Global Assistance – pomoc telefoniczna na całym świecie (24 h/7)

Pracownicy infolinii udzielą informacji na temat formalności paszportowych i/lub wizowych, wymaganych szczepień, przepisów celnych, kursów wymiany walut, klimatu, rozkładów jazdy, miejscowych lekarzy oraz tłumaczy. Za pośrednictwem infolinii możliwe będzie przekazanie pilnej wiadomości lub informacji medycznej przyjaciołom, krewnym lub partnerom handlowym Posiadacza Karty.

Mienie – dotyczy Posiadaczy Złotej Karty Korporacyjnej

Ubezpieczenie rzeczy osobistych do kwoty 5000 EUR

Rachunek Rozliczeń Podróży Służbowych (BTA)

Ubezpieczenie w podróży

Przy zakupie biletu lotniczego w ramach Rachunku BTA osobie podróżującej przysługuje ubezpieczenie NNW (wypadek w podróży służbowej). Polisa obejmuje ubezpieczenie do kwoty 400 000 PLN na wypadek śmierci lub kalectwa wskutek nieszczęśliwego wypadku, który miał miejsce podczas podróży służbowej, jeśli szkoda nastąpiła podczas korzystania z publicznego środka transportu.

INFORMACJE DOTYCZĄCE UBEZPIECZENIA

Od 1 stycznia 2025 roku zmieniamy naszego partnera w zakresie ubezpieczeń w podróży z AXA na Europ Assistance.

Ochrona ubezpieczeniowa i gwarancje Assistance będą zarządzane przez dotychczasowego Ubezpieczyciela AXA do 31 grudnia 2024 roku włącznie, a od 1 stycznia 2025 roku przez Europ Assistance.

Do 31 grudnia 2024 roku włącznie, proces zgłaszania szkód pozostaje bez zmian.

Ważne: W momencie powstania zdarzenia należy skontaktować się z Ubezpieczycielem w celu ustalenia dalszego postępowania Tel. +48 22 529 84 87 (infolinia czynna całą dobę).

Prosimy o zapoznanie się z obecnymi warunkami ubezpieczenia:

Zielona Karta Korporacyjna – Warunki Ubezpieczenia

Złota Karta Korporacyjna – Warunki Ubezpieczenia

Pełne warunki ubezpieczenia, które wejdą w życie 1 stycznia 2025 roku, znajdą Państwo tutaj:

Zielona Karta Korporacyjna – Warunki Ubezpieczenia

Złota Karta Korporacyjna – Warunki Ubezpieczenia

W przypadku podróży mających miejsce od 1 stycznia 2025 roku, Posiadacze Kart Korporacyjnych będą mogli zgłaszać szkody on-line, poprzez serwis ubezpieczeniowy Europ Assistance Travel Protection. Aby zgłosić szkodę, Posiadacze Kart będą musieli najpierw zarejestrować się i założyć konto w serwisie Europ Assistance.

Serwis ubezpieczeniowy będzie dostępny od 1 stycznia 2025 roku na stronie www.americanexpress.com/poland/platformaubezpieczeniowa.

Złota Karta Korporacyjna American Express®

Korzyść premium dla Posiadacza Złotej Karty Korporacyjnej – dostęp do salonów VIP na lotniskach

Oferta specjalna obejmuje bezpłatne członkostwo w Priority Pass™ uprawniające do korzystania z salonów lotniskowych oraz dwie darmowe wizyty w każdym roku członkostwa. Po wykorzystaniu dwóch darmowych wizyt, Posiadacz Złotej Karty Korporacyjnej będzie obciążany opłatą za każdą kolejną wizytę w salonie. Członkostwo w Priority Pass daje Posiadaczowi możliwość zaproszenia do salonu osób towarzyszących. Opłata za wizytę każdej z osób towarzyszących obciąży Posiadacza Złotej Karty Korporacyjnej.

Aktualna opłata podana jest w formularzu Priority Pass.

Program Karty Korporacyjnej

My Card Account – wyciągi on-line

Aby mieć dostęp do wyciągów elektronicznych oraz danych o obciążeniach bieżących, Posiadacze Kart powinni zarejestrować się w My Card Account na stronie: www.americanexpress.pl/mycardaccount.

Ważne:

Wyciągi będą dostępne co miesiąc (z wyjątkiem okresów, kiedy nie dokonano żadnych transakcji)
American Express, na wniosek Firmy, może nadać Administratorowi Programu dostęp do My Card Account, a w konsekwencji do danych o wydatkach dokonanych przez Posiadaczy Kart
Zalecamy zapoznanie się z My Card Account – instrukcja dla Administratora Programu

Spłata salda Karty Korporacyjnej

Wszelkie obciążenia wykazane w wyciągu powinny zostać spłacone w pełnej wysokości na indywidualny numer konta bankowego Karty wskazany na pierwszej stronie wyciągu. Płatność wymagana jest na indywidualnym rachunku Karty nie później niż w dniu wskazanym w wyciągu z Karty. Prosimy o terminowe regulowanie płatności.

Informujemy, że każda płatność na rzecz American Express musi pochodzić z rachunku bankowego Państwa firmy. Natomiast wpłaty od poszczególnych Posiadaczy Kart Korporacyjnych muszą pochodzić z ich osobistych rachunków bankowych. Jest to konieczne, ponieważ American Express, na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (ang. Anti-Money Laundering, AML), ma obowiązek kontrolowania i monitorowania źródła pochodzenia wartości majątkowych.

Wpłaty z rachunku nienależącego do Państwa firmy lub do Posiadacza Karty mogą spowodować niedogodności w korzystaniu z kart.

Często zadawane pytania

Metoda zabezpieczenia środków

Zgodnie z art. 21 hiszpańskiej ustawy o usługach płatniczych informujemy, że do dnia 1 stycznia 2025 r. włącznie metodą zabezpieczenia środków przyjętą przez American Express jest depozyt na oddzielnym rachunku bankowym. Jednak od 2 stycznia 2025 r. American Express będzie zabezpieczać środki za pomocą ochrony ubezpieczeniowej. W razie potrzeby American Express może uzupełnić ochronę środków poprzez zdeponowanie środków na oddzielnym rachunku bankowym. Więcej informacji na temat obecnej metody zabezpieczania środków można znaleźć tutaj.

Usługa Polecenie Zapłaty

Aby uruchomić usługę Polecenie Zapłaty, należy wypełnić odpowiedni formularz:

Skargi – procedura

W celu zgłoszenia skargi i/lub reklamacji prosimy o kontakt z Centrum Obsługi Klienta.

Zgłoszenie skargi – procedura.

Aktualne raporty o wydatkach

American Express @ Work

Możliwość tworzenia szablonów, filtrowania danych, tworzenia wykresów, możliwość eksportu danych do formatów XLS lub PDF
Dostęp do codziennie aktualizowanych danych, dotyczących wszystkich transakcji dokonanych przez Posiadaczy Kart
Informacje o bieżących transakcjach Posiadaczy, oczekujących na zaksięgowanie na rachunku Karty, oraz dostęp do danych archiwalnych
Możliwość tworzenia cyklicznych raportów (np. tygodniowych lub miesięcznych)

Jeśli chcesz korzystać z American Express @ Work, skontaktuj się z naszym Centrum Obsługi Klienta.

Rachunek Rozliczeń Podróży Służbowych (BTA)

Zależnie od wybranego sposobu rozliczania proponujemy:

Rachunek BTA rozliczany na podstawie wyciągów
Rachunek BTA jest rozliczany na podstawie wyciągów dostępnych w serwisie My Card Account na stronie: www.americanexpress.pl/mycardaccount. Administrator Programu otrzyma od American Express e-mail powitalny wraz z hasłem tymczasowym oraz loginem – danymi wymaganymi do rozpoczęcia korzystania z serwisu My Card Account. Firma spłaca wszystkie transakcje wyszczególnione w wyciągu raz w miesiącu, zbiorczym przelewem na rachunek American Express. Dodatkowo, na podstawie comiesięcznych raportów (w formacie excel) otrzymywanych od American Express, firma może uzgadniać wszystkie transakcje z fakturami (otrzymanymi z biura podróży).

Zapoznaj się z My Card Account – instrukcja dla Administratora Programu

Rachunek BTA rozliczany na podstawie faktur
Ta opcja umożliwia firmie rozliczanie zbiorczym przelewem na rachunek American Express za wszystkie otrzymane w danym miesiącu z Biura Podróży faktury obciążające Rachunek BTA. Podstawą do dokonania płatności za obciążenia na Rachunku BTA są otrzymane drogą elektroniczną od American Express comiesięczne raporty. Raport faktur oraz raport alokacji płatności zawierają wszystkie faktury wystawione przez Biuro Podróży w rozbiciu na poszczególne transakcje.

Często zadawane pytania

Informujemy, że każda płatność na rzecz American Express musi pochodzić z rachunku bankowego Państwa firmy. Jest to konieczne, ponieważ American Express, na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (ang. Anti-Money Laundering, AML), ma obowiązek kontrolowania i monitorowania źródła pochodzenia wartości majątkowych.

Wpłaty z rachunku nienależącego do Państwa firmy mogą spowodować niedogodności w korzystaniu z Rachunku Rozliczeń Podróży Służbowych (BTA).

Często zadawane pytania

Metoda zabezpieczenia środków

Zgodnie z art. 21 hiszpańskiej ustawy o usługach płatniczych informujemy, że do dnia 1 stycznia 2025 r. włącznie metodą zabezpieczenia środków przyjętą przez American Express jest depozyt na oddzielnym rachunku bankowym. Jednak od 2 stycznia 2025 r. American Express będzie zabezpieczać środki za pomocą ochrony ubezpieczeniowej. W razie potrzeby American Express może uzupełnić ochronę środków poprzez zdeponowanie środków na oddzielnym rachunku bankowym. Więcej informacji na temat obecnej metody zabezpieczania środków można znaleźć tutaj.

Usługa Polecenie Zapłaty

Aby uruchomić usługę Polecenie Zapłaty, należy wypełnić formularz Polecenia Zapłaty dla BTA:

Skargi – procedura

W celu zgłoszenia skargi i/lub reklamacji prosimy o kontakt z Centrum Obsługi Klienta.

Zgłoszenie skargi – procedura.

Program Karty Korporacyjnej

Chip & PIN

Karta jest wyposażona w technologię Chip& PIN, która skutecznie chroni przed nieautoryzowanym jej użyciem.
Kod PIN jest potrzebny do płatności Kartą podczas zakupów on-line oraz w sklepach stacjonarnych, a także do pobierania gotówki z bankomatów (jeżeli za zgodą firmy aktywowana została usługa wypłaty gotówki; tzw. usługa Express Cash).
Posiadacz Karty może zmienić kod PIN w bankomatach Euronet oraz Pekao S.A.

Sprawdź, gdzie znajduje się najbliższy bankomat

Płatności zbliżeniowe

Karta Korporacyjna American Express jest kartą zbliżeniową.

Bezpieczne płatności on-line

Naszym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa przy transakcjach internetowych. Z tego względu wprowadzamy dodatkowe zabezpieczenia. Oznacza to, że podczas płatności on-line lub przy logowaniu się do serwisu My Card Account, weryfikacja tożsamości Posiadacza Karty może być częstsza.

Bezpieczne zakupy z SafeKey

Podczas płatności internetowych SafeKey będzie używane częściej. SafeKey to narzędzie, które pomaga zapobiegać oszustwom dzięki mechanizmowi weryfikacji, że daną Kartą rzeczywiście posługuje się jej prawowity Posiadacz.

Szybsze płatności dzięki Express List

Przy transakcjach internetowych Posiadacze Kart mogą dodawać sklepy on‑line, u których często robią zakupy do tzw. Express List – listy zaufanych sprzedawców.

Program Karty Korporacyjnej

Wydanie Karty Korporacyjnej

Karta Korporacyjna wydawana jest na podstawie otrzymanego wniosku o wydanie Karty, wypełnionego i podpisanego przez pracownika oraz przez upoważnionego Administratora Programu Kart w Firmie.

W celu spełnienia wymogów Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, prosimy o załączenie/przesłanie kopii ważnego dokumentu tożsamości Wnioskodawcy (dowód osobisty lub paszport).

Wniosek o wydanie Karty, jak również kopię dokumentu tożsamości, należy przesłać

na adres dedykowanej skrzynki mailowej: wnioskiamex@aexp.com
lub na adres pocztowy: American Express Europe S.A. Oddział w Polsce, ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa

Standardowy czas wydania i dostarczenia Karty Korporacyjnej wynosi 14 dni roboczych od daty otrzymania poprawnie wypełnionego wniosku oraz kopii dokumentu tożsamości. Jeśli Karta nie zostanie dostarczona w tym czasie, prosimy o kontakt z Centrum Obsługi Klienta.

Karta Korporacyjna jest kartą Chip& PIN. Kod PIN jest generowany losowo i przesyłany w osobnej kopercie do Posiadacza Karty na adres korespondencyjny firmy lub Posiadacza Karty.

Standardowy czas dostarczenie kodu PIN wynosi 14 dni roboczych. Jeśli kod PIN nie zostanie dostarczony w tym czasie, prosimy o kontakt z Centrum Obsługi Klienta.

Kod PIN jest potrzebny do płatności Kartą podczas zakupów on-line oraz w sklepach stacjonarnych, a także do pobierania gotówki z bankomatów (jeżeli za zgodą firmy aktywowana została usługa wypłaty gotówki; tzw. usługa Express Cash).
Posiadacz Karty może zmienić kod PIN w bankomatach Euronet oraz Pekao S.A.

Sprawdź, gdzie znajduje się najbliższy bankomat

Aktywacja Karty Korporacyjnej

Po otrzymaniu Karty Korporacyjnej należy ją aktywować i podpisać. W celu aktywacji Karty, Posiadacz powinien skontaktować się z Centrum Obsługi Klienta American Express pod numerem: +48 22 581 5222 – podanym na odwrocie Karty.

Okres ważności Karty

Standardowy okres ważności Kart Korporacyjnych American Express wynosi 4 lata i upływa z ostatnim dniem miesiąca roku widniejącego po słowach „Valid Thru” („Ważna do”). System automatycznie generuje wznowienie Karty, która powinna dotrzeć nie później niż na 2 tygodnie przed upływem terminu ważności. Gdyby nowa Karta nie dotarła do Posiadacza na dwa tygodnie przed końcem ważności aktualnie używanej Karty, prosimy o niezwłoczny kontakt z Centrum Obsługi Klienta.

Zastrzeżenie Karty

W przypadku utraty Karty należy ją jak najszybciej zastrzec dzwoniąc do Centrum Obsługi Klienta American Express pod numer: +48 22 581 5222 czynny 24h/7dni. Karta zostanie natychmiast zablokowana.

W przypadku zagubienia, kradzieży lub zeskanowania Karty odpowiedzialność Posiadacza do chwili zastrzeżenia ograniczona jest tylko do 50 EUR.

Usługa Express Cash – wypłata gotówki z bankomatów

Za zgodą Firmy, istnieje możliwość uruchomienia usługi Express Cash – wypłaty gotówki z bankomatów. Usługę można uruchomić zaznaczając opcję „Usługa Express Cash” na wniosku o wydanie karty.

Jeśli na wniosku o wydanie karty nie została wybrana opcja „Usługa Express Cash”, można ją uruchomić w terminie późniejszym wypełniając odpowiedni formularz i przesyłając go do American Express (oryginał wniosku pocztą lub skan wniosku w formacie PDF na adres email: kartapln@aexp.com). Usługa Express Cash jest aktywowana w dniu wpłynięcia poprawnie wypełnionego wniosku.

Sprawdź, gdzie znajduje się najbliższy bankomat

Limit wydatków na Karcie Korporacyjnej

Karta Korporacyjna posiada określony limit wydatków bezgotówkowych, który odnawia się po spłacie salda, oraz tygodniowy limit wypłat gotówki, jeśli usługa wypłat gotówki została uruchomiona.
Limit transakcji bezgotówkowych oraz tygodniowy limit wypłat gotówki wpisywany jest na Wniosku o wydanie Karty Korporacyjnej. Limit transakcji bezgotówkowych można sprawdzić w aplikacji My Card Account.
Limit wydatków na Karcie Korporacyjnej oraz limit wypłat gotówki z bankomatów można zmienić na podstawie pisemnej dyspozycji Administratora Programu Kart przesłanej do Centrum Obsługi Klienta.

Program Karty Korporacyjnej

Warunki umów

Jeśli potrzebne są Państwu poprzednie warunki umów z Firmą lub Posiadaczem Karty, prosimy o kontakt z Centrum Obsługi Klienta.

Streszczenie najważniejszych zmian w Warunkach Programu Korporacyjnego American Express

Ważne: Posiadacz Karty może odstąpić od „Umowy Ramowej z Posiadaczem Karty Korporacyjnej” w ciągu 14 dni od jej zawarcia. W tym celu należy wystosować do American Express pisemne oświadczenie o odstąpieniu od Umowy, w którym podane będą imię i nazwisko Posiadacza Karty, jego adres i numer rachunku. Prosimy o skorzystanie z poniższego wzoru (zawiera on również adres American Express, na który należy wysłać oświadczenie).

Oświadczenie Posiadacza Karty o odstąpieniu od Umowy

Wnioski

Wniosek Posiadacza o wydanie Karty Korporacyjnej:

Odpowiedzialność Wspólna: Wniosek Posiadacza o wydanie Karty Korporacyjnej American Express

Załączony dokument to Wniosek Posiadacza o wydanie Karty Korporacyjnej American Express z typem odpowiedzialności za obciążenia: Odpowiedzialność Wspólna.Jeśli potrzebują Państwo Wniosku o wydanie Karty Korporacyjnej z Pełną Odpowiedzialnością Korporacyjną, prosimy o kontakt z Centrum Obsługi Klienta.

Dla Państwa wygody załączamy również przykładowo wypełniony wniosek: