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当社では、グローバル基準として経費の支払いにコーポレート・カードを使用するよう推進しています。日本国内にグループ会社および拠点が複数あり、取引先は国内外の各地に及びます。そのため、日本国内で使い勝手が良く、また海外出張の際にも活用できるカードとして、以前からアメックスのコーポレート・カードを導入しています。
 
コーポレート・カードは経費管理システム「SAP Concur」と連携しており、従業員が経費の支払いでコーポレート・カードを利用すると、数日内に「SAP C oncur」に反映されます。利用者本人が内容を確認の上、手元の領収書を添付して経費申請することで経費精算が行われます。金額はもちろん、利用日、支払い先などの詳細がすでに入力されているので、手入力によるミスを極力減らせますし、経費申請の手間もかかりません。
 
経費精算を管理している立場としても、コーポレート・カードと「SAP Concur」が連携していることで一元管理できるので業務負荷が少ないと思います。従業員から問い合わせを受けた際には、管理者向けの無料オンライン・ツールAmerican Express @ Work®で利用状況を確認して回答できるのでスムーズに問題を解決できます。

＠ Workはよく利用しています。締日の数日後に延滞レポートを抽出して、支払延滞者がいないかチェックし、該当者がいた場合は、支払いの遅延は個人的な信用リスクにつながる旨、注意喚起を行っています。もちろん、会社にとって経費精算を遅らせることはデメリットですが、同時に個人にとってもリスクがあることを明確に伝えることで、各人に責任意識を持ってもらいたいと考えています。
 
このほかにも＠ Workではかなり前のカード利用履歴を抽出できるので、過去に遡って確認しなければならないときにとても重宝します。
 
以前ある従業員から退職の連絡とともに未精算がないか問い合わせを受けたので確認したところ、アメックスへの支払いが重複していたことが判明しました。
 
本人は心当たりがないようでしたので、＠ Workで過去の利用履歴を遡って見たところ、私的出費が原因であることがわかり、重複した精算を解消することが できました。過去のデータでも詳細まで確認できるのでとても助かりました。

@ Workレポーティング 画面イメージ

@ Work 画面イメージ

出張経費についてはビジネス・トラベル・アカウント（BTA）も活用しています。指定している旅行代理店を通した出張手配に関わる支払いを一元管理できるのですが、グループ各社それぞれにBTA番号を取得しているので、会社ごとの請求額がわかりやすく、スムーズに精算できます。また、各社の出張費のボリューム感も分かりますし、グループ全体の費用の把握もしやすいです。
 
その他にも毎月初めに行っているのが、最新の社内情報と＠ Workの照合です。当社ではグループ会社間の人事異動が頻繁に行われているため、異動に気づかないと各社のさまざまなところで多くのミスマッチが発生してしまいます。そうしたことが起きないように、月初に社内情報と、＠ Workでカード会員一覧リストを出して照合しています。

※BTAは@ Workレポーティングの対象外です。

私が経費精算管理を任されてから1年ほどになりますが、当初は1,000人以上ものデータを管理ができるか不安もありました。しかし、アメックスの法人会員課の方のサポートが素晴らしく、問い合わせをするといつも明確に回答してくださるのでとても助けられています。そのうえ、どなたであっても必ず「その他にもご不明点があればこの機会にお伺いします」と丁寧に応対してくださって、頭の下がる思いです。
 
お金の精算は後になればなるほどわからなくなるものなので、その場ですぐに解決し、できるだけ未来に残していかないのが非常に大切だと考えています。 経費精算システムと連携したコーポレート・カードを使うことで、従業員も経費管理者側も正確に少ない手間で、迅速に処理できるので、これからもアメックスを活用していきたいと考えています。

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