メールやSNSでのやり取りが多い現在、ビジネスでもプライベートでも、手書きのお礼状を頂く機会はぐっと減ってしまいました。だからこそ、自分のために心をこめて綴られたお礼状を送られると、印象的で好感を抱きます。お世話になった人やクライアントにお礼をする機会があれば、積極的にお礼状を送りましょう。

お世話になったり親切な対応をしてもらった際、感謝の気持ちを「お礼」として伝えるのは日常的です。お礼を伝える場合、直接会う、あるいは電話やメール、最近ではSNSなどを通じて伝えることも少なくありません。さまざまな手法がありますが、感謝の気持ちを伝える手紙が「お礼状」です。

「お礼状」がいつから使われているのか、歴史は定かではありません。一説には、日本古来から続く「茶の湯」では、室町時代末期から江戸時代の始め頃には茶会の案内や出席の可否、茶会が終わった後に感謝の気持ちを伝えるためにお礼状を送ることが、儀礼的／日常的に行われていたとも言われており、本来は相手を訪れて直接お礼を伝えるべきところ、何らかの都合でできないためにお礼状に代えていたとされています。

感謝の気持ちは直接会って伝えることが最上級ではありますが、一部省略し簡素化したのが「お礼状」です。これは、直接年賀のご挨拶に伺うのを簡素化し、年賀状に代える行為にみることができます。

本来は略式の礼儀であったお礼状ですが、メールや電話などが普及した現在、より丁寧で、相手に好印象を残せるコミュニケーションツールのひとつになりました。

お礼状を書くうえでの、基本的なルールを紹介します。

■どんな時に、誰に対して出す？

お礼状は下記のような場合に送ることが一般的です。

・お世話になった方が退職／異動／転勤する

・商談の時間をいただいた

・会食に招待いただいた

・お客様や顧客などへ日頃の感謝を示したい

・贈答品やお歳暮、お中元をいただいた

・冠婚葬祭

・就職活動で会社訪問の時間をいただいた

お礼状はクライアントや上司、先輩など目上の人に出すことが一般的ですが、同僚や友人、後輩に出しても問題ありません。

お礼状を出すタイミングは、お世話になった直後など、お礼を伝えたい出来事が起きてからできるだけ早く対応しましょう。お歳暮やお中元などのお礼なら、受け取った当日から３日以内に送るのがよいと言われます。やむを得ない事情でお礼状を送るタイミングが遅れてしまった場合は、その旨もひと言お詫びとして付け加えておきましょう。

■どんな形式で出す？

お礼状を書く際は、封筒に白無地の便箋を選びましょう。葉書は略式になるので基本的には避けます。縦書きの便箋を使うのが一般的ですが、親しい相手であれば横書きでも失礼には当たりません。

本来は毛筆、または黒か青の万年筆で書くのが最良とされていますが、ボールペンでも問題ありません。字に自信がなくても、心を込めて丁寧に書くことを心がけましょう。ビジネス関係であれば、パソコンで作成し印刷したお礼状でも問題ありません。その場合、署名のみ手書きにする方法もあります。

お礼状は「前文」「主文」「末文」「後付」の4つを順に記載するのが、基本です。

縦書きと横書き、どちらも基本的には同じ構成ですが、宛名を記載する位置だけ変わります。メールなど横書きの場合は前文の前、縦書きの場合は後付のあとに記載するのが一般的です。

（1）：前文

冒頭に記載する「頭語」と、主文への導入となる「時候のあいさつ」を記載します。

頭語は文末の「結語」とセットです。「拝啓／敬具」「前略／早々」のように、組み合わせが決まっており、お礼状では「拝啓／敬具」を使用するのが一般的です。より敬意を表したい場合は、「謹啓／敬白（または謹啓）」もよいでしょう。

あわせて季節を表す「時候の挨拶」を記載します。時候の挨拶には季節によりいくつかの定型文があり、冒頭は一文字あけて書きはじめます。

・新緑が美しい季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか（5月）

・寒さも厳しくなって参りましたが、お変わりなくいらっしゃるでしょうか（11月～12月）

（2）：主文

お礼状の本文です。文章の冒頭は一文字あけて書き出します。何についてのお礼の手紙か、具体的に記載しましょう。

（3）：末文

文末となる「結びのあいさつ」と、頭語と対になる「結語」を記載します。お礼状の場合、結びの挨拶は「略儀ながら書中をもって御礼申し上げます。」などを用いるのが一般的です。

結語は、縦書きの場合は下揃え、横書きの場合は右揃えで記載します。

（4）：後付

お礼状を書いた日付と差出人の名前を記載します。日付は、横書きの場合は西暦でも和暦でも問題ないですが、縦書きの場合は和暦の方がよいでしょう。縦書きの場合のみ、日付のあとに宛名を記載します。

封筒に入れるときは、便箋の書面を内側にして３つ折りにし、封筒の表から見て縦書きの場合は頭語が右上、横書きの場合は頭語が下にくるようにします。

お礼状の基本を踏まえたうえで、例文を紹介します。前述した通り、宛名は縦書きと横書きで記載する位置が違いますので、気を付けましょう。

例文（1）：顧客や取引先との商談後のお礼状（お礼状の基本文）

（横書きの場合のみ宛名を最初に記載）

△△△株式会社

▲▲部部長　●●●●様

謹啓

　新緑の候、貴社におかれましては益々ご清栄のことと存じます。

　平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

　さて、先日はご多忙のなか貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

　私どもが課題としている点につきまして丁寧なご指摘をいただき、大変勉強になりました。

　なかでも○○につきましては、弊社も気づかない問題点をお示しいただき、さっそく改善に取り組む所存です。

　今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

　略儀ながら書中にて御礼まで申し上げます。

敬白

令和〇年〇月〇日

株式会社○○〇

××部××課

■■■■

（縦書きの場合のみ宛名を最後に記載）

△△△株式会社

▲▲部部長　●●●●様

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

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例文（2）：お中元やお歳暮など、贈答品のお礼

（横書きの場合のみ宛名を最初に記載）

△△△株式会社

▲▲部部長　●●●●様

拝啓

　師走の候、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

　平素は格別のご愛顧を賜りありがたく感謝申し上げます。

　さて、この度は素晴らしいお品をご恵贈いただき、ありがたく拝受いたしました。

　弊社社員一同、皆様のご厚志にお応えすべく一層努力してまいりますので、今後ともご支援賜りますようお願い申し上げます。

　略儀ながら書中を持ちまして御礼申し上げます。

敬具

令和〇年〇月〇日

株式会社○○〇

××部××課

■■■■

（縦書きの場合のみ宛名を最後に記載）

△△△株式会社

▲▲部部長　●●●●様

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

・・・・・・・・・・・・・・・・

例文（3）：異動する上司へのお礼

（横書きの場合のみ宛名を最初に記載）

●●●●様

拝啓

　夏の暑さも盛りとなった今日この頃ですが、いかがお過ごしでしょうか？

　〇〇課長のもとで仕事をさせていただいたこの3年間は、本当にたくさんのことを学ばせていただき誠にありがとうございました。

　なかでも昨年取り組んだ××社の大型案件では○○課長のご助力で、大きな成果を上げることができ、私自身、大きな自信を得ることができました。

　◯◯課長におかれましては、ご異動先でも多忙な毎日が続くと思いますが、どうぞお身体ご自愛なさって、お過ごしください。

敬具

令和〇年〇月〇日

■■■■

（縦書きの場合のみ宛名を最後に記載）

●●●●様

お礼状を出すにあたり一番大切なのは、感謝の気持ちを素直に文章にして伝えること。真心がこもっていれば、多少マナーに外れていたり、美しい文字でなくても、相手を不快にさせることはありません。

効率や生産性に着目されがちな時代だからこそ、手元に残り特別感を感じられる手書きのお礼状を送ってみませんか？