Les stocks sont des actifs précieux. Les biens que vous vendez génèrent des revenus pour votre entreprise et c’est pourquoi la gestion des stocks est essentielle à la survie de celle-ci. Cependant, le suivi manuel de ces produits peut exiger beaucoup de temps et d’efforts.
L’intégration d’un système de gestion des stocks peut simplifier cette tâche fastidieuse tout en vous donnant accès à des données précieuses pour aider votre entreprise à grandir.
Un système de gestion des stocks consiste en un logiciel qui vous permet de suivre les biens à chaque étape du processus, de la commande auprès du fabricant à la livraison au client. Le système surveille vos stocks de marchandises ainsi que vos commandes, ventes, envois, livraisons et remboursements.
Les logiciels de gestion des stocks offrent de nombreux avantages aux entreprises : ils leur permettent de surveiller plus étroitement leurs marchandises, de mieux connaître leurs produits et leur clientèle et d’éviter d’avoir trop ou pas assez de produits.
Principales caractéristiques d’un logiciel de gestion des stocks
Un système qui se contente de maintenir des niveaux de stocks adéquats et de générer des rapports pourrait répondre aux besoins de votre entreprise. Mais il est possible aussi que votre entreprise ait besoin d’un système plus complexe qui permet d’analyser les tendances des ventes et qui offre des fonctions de commande anticipée. Par exemple, les logiciels de gestion des stocks destinés au secteur manufacturier doivent être capables d’effectuer le suivi des stocks de matières premières et de produits finis.
Les différents types de logiciels de gestion des stocks offrent des fonctions variées, il est donc utile de savoir lesquels seront les plus efficaces au sein de votre organisation.
Nous vous présentons ci-dessous quelques-unes des fonctions offertes par les meilleurs logiciels de gestion des stocks.
- Suivi et contrôle des stocks : il s’agit de la fonction de base de ces logiciels, qui automatise la surveillance des stocks ainsi que l’établissement et l’expédition des commandes. Puisque les capacités de chaque système varient, vous aurez avantage à en choisir un qui est compatible avec les fonctions de suivi que vous utilisez. Les codes à barres, les puces électroniques, les numéros de série et les numéros de lot ne sont que quelques-uns des éléments utilisés par ces logiciels pour faire le suivi des marchandises. Il est donc important que votre système prenne en charge vos méthodes de prédilection.
- Production de rapports sur les stocks et analyse des tendances : la production de rapports est une fonction importante des systèmes de gestion des stocks. Les rapports peuvent aider à simplifier les opérations et à analyser les tendances en matière de ventes. Un système peut générer, entre autres, les rapports sur l’historique des commandes, les totaux d’inventaire et les transactions. Certains de ces rapports peuvent comprendre des fonctions d’analyse des stocks, que vous pouvez adapter à vos propres méthodes de gestion.
- Extensibilité et capacité de configuration : il est important que votre système de gestion des stocks puisse évoluer au fil de la croissance de votre entreprise. Vous trouverez donc utile d’avoir un logiciel capable de s’adapter à vos besoins croissants et de gérer plus de données liées aux produits, aux clients et aux ventes. Vous voudrez peut-être aussi un logiciel que vous pouvez configurer pour que les stocks de plusieurs entreprises soient gérés dans le même système.
- Intégrations : les logiciels qui s’intègrent facilement à d’autres systèmes vous seront utiles si votre entreprise a besoin un jour de plusieurs systèmes pour mener ses activités. Il vous faudra peut-être aussi un système de gestion des stocks capable de communiquer avec vos logiciels de commerce électronique, de comptabilité et de gestion de la clientèle, par exemple.
- Fonctions en nuage : selon les besoins de votre entreprise, les logiciels de gestion des stocks en nuage pourraient constituer une solution de rechange plus abordable et plus facile à mettre en œuvre que les systèmes sur place.
- Sécurité : les logiciels dotés de mécanismes de sécurité renforcés peuvent contribuer à protéger vos stocks en assurant la protection de vos données contre les pirates informatiques et en sauvegardant vos informations en cas de panne système.
Importance du logiciel de gestion des stocks
La gestion des stocks peut être un défi, mais elle est essentielle à la croissance de votre entreprise. Voici certains des avantages des logiciels de gestion des stocks.
- Processus simplifié : la gestion manuelle des stocks est un processus long et stressant qui augmente les risques d’erreurs. L’automatisation de la gestion des stocks peut faciliter le suivi des stocks et la gestion des commandes des clients, tout en vous faisant économiser.
- Suivi exact des stocks : des ruptures de stock fréquentes peuvent nuire à vos revenus et entacher votre réputation. Inversement, des stocks excessifs occuperont tout votre espace d’entreposage et feront grimper les coûts correspondants. Un système de gestion des stocks peut vous aider à trouver le juste milieu.
- Meilleure visibilité : en regroupant vos données d’inventaire dans un système unique, le logiciel de gestion des stocks peut vous offrir un tableau de bord qui réunit tous vos paramètres au même endroit et vous les présente en temps réel. Cette visibilité peut vous donner une vue d’ensemble de l’évolution de vos stocks.
- Décisions d’affaires plus éclairées : en connaissant mieux les tendances qui caractérisent vos stocks, vous pouvez prendre des décisions plus profitables et négocier plus efficacement avec les fournisseurs.
- Satisfaction accrue de la clientèle : quand vos stocks sont gérés efficacement, vous pouvez traiter vos commandes et gérer les remboursements plus rapidement, ce qui augmente la satisfaction de vos clients.
- Économies : moins les produits sont entreposés longtemps, plus vous économisez. Votre entreprise réalise plus de revenus, ainsi que des économies dont vous pouvez faire bénéficier vos clients.
Lorsque vous utilisez un système de gestion des stocks avec une Carte affaires, comme la Carte American ExpressMD, vous pouvez maximiser vos économies et augmenter encore plus votre efficacité. L’un des défis associés à la gestion des stocks est l’écart de financement potentiel qui survient lorsque vous payez vos marchandises tout en percevant les paiements auprès de vos clients.
En utilisant votre Carte American ExpressMD, vous pouvez profiter de la période sans intérêts allant jusqu’à 55 jours offerte par American Express*, ce qui peut vous aider à obtenir vos marchandises en temps opportun tout en ayant plus de temps pour payer le solde de votre Carte. Ensuite, après avoir utilisé les rapports de catégorie et de fournisseurs d’Amex pour négocier des ristournes, vous pouvez réduire vos coûts davantage en utilisant vos points-privilègesMD pour régler vos achats.
Points à prendre en considération lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des stocks
Les entreprises qui ont besoin d’un logiciel de gestion des stocks auront avantage à rechercher un système bien adapté à leur organisation. Voici quelques éléments dont vous devez tenir compte :
- Caractéristiques souhaitées : déterminez les caractéristiques que vous désirez trouver dans votre système de gestion des stocks. Par exemple, avez-vous besoin d’un système qui fait principalement le suivi des stocks, ou d’un logiciel qui offre des fonctions plus avancées comme la gestion des commandes en souffrance?
- Coût : les fonctions offertes par un système de gestion des stocks influenceront son coût, alors tenez compte de la complexité de chacun par rapport à votre budget. Vous devez également prendre en compte la valeur du logiciel selon le marché au moment de déterminer si l’investissement en vaut la peine.
- Adaptation de votre logiciel à votre entreprise : aurez-vous besoin de configurer votre logiciel pour qu’il réponde aux besoins de votre entreprise? Demandez-vous également si le logiciel s’intégrera à vos systèmes actuels.
- Convivialité : un système de gestion des stocks adéquat devrait vous faciliter la vie, et non l’inverse. Lorsque vous examinez les différents types de logiciels, recherchez un système que votre personnel et vous-même pourrez maîtriser et utiliser facilement. Et assurez-vous que le fournisseur offre un soutien technique adéquat en cas de pépins.
Si vous prenez le temps de trouver un système qui répond à vos besoins, vous profiterez des avantages de votre logiciel de gestion des stocks. Vous augmenterez l’efficacité et les profits de votre entreprise et vous offrirez à vos clients une meilleure expérience d’achat.
MD: utilisée par la Banque Amex du Canada en vertu d’une licence accordée par American Express.
* Comme il s’agit d’une Carte de paiement, le solde doit toujours être réglé en totalité chaque mois, auquel cas aucuns frais d’intérêts ne seront imputés. Un délai de grâce de 28, 29, 30 ou 31 jours sans intérêt est accordé à compter de la date de clôture du relevé courant jusqu’à la date de clôture du prochain relevé, selon le nombre de jours du mois civil où survient la date de clôture du relevé. Le nombre de jours sans intérêt varie selon divers facteurs, dont la date à laquelle les opérations sont inscrites à votre compte, la date de clôture de votre relevé et si votre compte est en règle.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.