Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, il devient de plus en plus complexe d’y gérer les coûts liés aux voyages d’affaires, et ces dépenses peuvent gruger une part grandissante de votre budget. Voici quelques faits éloquents à ce sujet. Selon un rapport publié en 2018 par la Global Business Travel Association (GBTA)*, les voyageurs d’affaires canadiens ont effectué 35,1 millions de voyages en 2016, ce qui représente une hausse de 5,7 % par rapport à l’année précédente, et ont dépensé 29,4 milliards de dollars en achats de biens et services à l’occasion de ces déplacements*.
Si le personnel de votre entreprise voyage davantage au fur et à mesure que vos activités prennent de l’expansion, vous devriez envisager l’adoption d’outils et de stratégies pour gérer efficacement tous ces déplacements. Découvrez comment American ExpressMD aide les moyennes entreprises à gérer les coûts liés à leurs voyages d’affaires et à en tirer le maximum d’avantages.
Surveillez et gérez les dépenses des voyageurs
Imaginez combien votre tâche serait plus facile si vous pouviez regrouper tous vos frais de déplacement en un seul compte, assorti d’une seule facture et d’un seul paiement, sans qu’il soit nécessaire d’émettre de cartes. C’est ce qu’American Express offre à sa clientèle commerciale au moyen de son compte voyages d’affaires (CVA).
Cette plateforme centralisée d’approbation et de paiement peut simplifier la gestion des frais de déplacement, faire en sorte que vos employés respectent leur budget à cet égard et aient recours à vos fournisseurs privilégiés, et assurer globalement le respect de votre politique en matière de voyages d’affaires. De plus, elle vous fournit des données détaillées sur les opérations pour une visibilité, une analyse et un contrôle accrus de vos dépenses.
Simplifiez votre comptabilité
Le CVA facilite la répartition des frais de voyage dans vos systèmes financiers si vous utilisez un ou plusieurs de nos outils de rapprochement des voyages en ligne, y compris les relevés en ligne, facilement exportables en formats PDF et Excel, et les fichiers conçus pour transmettre les données de relevé directement à votre système de gestion des données financières et des dépenses.
Protégez vos employés lorsqu’ils voyagent
Les employés qui voyagent pour affaires seront entre bonnes mains lorsqu’ils utilisent une Carte affaires American Express. Voici quelques-unes des protections offertes par cette Carte.
- Accès gratuit à Aide Globale d’American Express, un service d’assistance offert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 en cas d’imprévu.
- Assurance accidents de voyage1 pouvant atteindre 500 000 $ en cas de décès ou de mutilation par accident pour les déplacements à bord d’un transporteur public si le prix total des billets a été porté à votre Carte.
- Bénéficiez d’une protection allant jusqu’à 500 $ (maximum en combinaison avec l’Assurance retard d’avion) pour tout achat nécessaire et raisonnable de vêtements et de menus articles jugés essentiels que vous effectuerez dans un délai de quatre jours suivant votre arrivée à destination si vos bagages enregistrés lors de votre vol de départ ne vous sont pas restitués dans les 6 heures lorsque vous portez la totalité de votre billet d’avion à votre Carte2.
- Bénéficiez d’une protection allant jusqu’à 500 $ en cas de perte de la plupart de vos effets personnels (à l’exclusion de l’argent comptant) s’il y a un cambriolage à votre lieu d’hébergement lorsque vous portez la totalité du prix de votre hébergement à votre Carte2.
- Vous pouvez être protégé contre le vol, la perte ou les dommages subis par une voiture de location ayant un PDSF maximal de 85 000 $ lorsque la période de location n’excède pas 48 jours et que vous portez la totalité de la location à votre Carte. Pour profiter de cette protection, vous n’avez qu’à refuser la protection-collision, la protection contre la perte et les dommages, ou toute autre option similaire offerte par l’agence de location de voitures3.
Si vos employés utilisent le CVA, les renseignements financiers sensibles de votre entreprise seront protégés puisque, en l’absence de Cartes, votre personnel n’utilise plus celles-ci pour régler ses dépenses et vous n’avez plus à surveiller l’utilisation de ce mode de paiement.
Obtenez des récompenses pour vos frais de déplacement
Si vous décidez d’utiliser des Cartes de crédit pour réserver vos voyages d’affaires, votre entreprise pourra obtenir des points-privilèges affairesMD, et pourra regrouper en un seul compte les points accumulés sur plusieurs Cartes affaires inscrites. Vous pourrez ensuite économiser en utilisant ces points pour régler différentes dépenses d’entreprise, comme des voyages, pour obtenir des crédits au compte ou pour payer des cadeaux d’entreprise destinés à vos employés.
Les voyages constituent une activité importante pour toute entreprise en pleine croissance, car vous devez rencontrer de nouveaux clients et partenaires partout dans le monde et étendre vos activités à plusieurs endroits. Les outils American Express pour voyages d’affaires vous aident à tirer le maximum de vos déplacements en accélérant les tâches administratives et financières liées aux réservations et en vous offrant des protections et des récompenses avantageuses.
(1) Souscrite auprès de Chubb du Canada Compagnie d’Assurance-Vie (« Chubb-Vie »). Vous pouvez communiquer avec l’assureur en composant le 1 877 777-1544 au Canada ou en visitant le www.chubb.com/ca-fr.
(2) Souscrite auprès de la Royal & Sun Alliance du Canada, société d’assurances. Vous pouvez communiquer avec l’assureur en composant le 1 888 877-1710 au Canada ou aux États-Unis, ou en visitant le www.rsagroup.ca/fr.
(3) Souscrite auprès de la Royal & Sun Alliance du Canada, société d’assurances. Cette couverture peut seulement s’appliquer lorsque la loi vous autorise à conduire la voiture de location.
Toute protection est assujettie aux modalités des polices-cadres respectives. Certaines limites, exclusions et restrictions s’appliquent. Veuillez lire vos certificats d’assurance attentivement.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.