Une carte de crédit affaires simplifie-t-elle la gestion des dépenses? | Amex CA

Pour les aider à mieux gérer leurs dépenses d’affaires, de plus en plus d’entreprises offrent une carte de crédit affaires à leurs employés. 

Contrairement aux cartes pour particuliers et aux autres types de cartes pour entreprises, les cartes de crédit affaires sont spécialement conçues pour être émises aux employés des entreprises afin qu’ils les utilisent pour effectuer des achats autorisés pour les entreprises. Ces cartes s’adressent généralement aux moyennes et grandes entreprises avec un minimum indiqué de revenus et d’employés. Aussi, les cartes affaires sont généralement réservées aux sociétés par actions.

Alors que beaucoup de cartes de crédit affaires offrent une variété d’avantages comme des points pour grands voyageurs et l’accès aux salons d’aéroport, leur principal avantage est qu’elles permettent aux entreprises et aux employés de gérer leurs dépenses bien plus facilement.

Les cartes de crédit affaires sont avantageuses pour les employés...

Les cartes de crédit affaires permettent aux employés de payer leurs achats d’entreprise comme des billets d’avion et des chambres d’hôtel sans besoin de débourser de l’argent de leur poche ni d’utiliser leur propre carte de crédit. Dans bien des cas, l’entreprise est directement facturée par l’émetteur de cartes, donc les employés n’ont pas besoin d’attendre un remboursement et peuvent effectuer des achats sans affecter leurs propres liquidités. Elles aident aussi les employés à suivre et à documenter plus simplement leurs dépenses sans besoin de les entrer manuellement dans un système, ce qui leur donne plus de temps pour effectuer d’autres tâches plus importantes.

...et le sont encore plus pour les employeurs

Les entreprises qui offrent une carte de crédit affaires à leurs employés peuvent mieux faire respecter les limites de dépenses, que ce soit pour un type particulier d’achat, comme les repas d’affaires, ou que ce soit pour une période donnée, comme par mois, par trimestre ou par exercice. Les entreprises peuvent aussi limiter comment la carte peut être utilisée à certains commerces ou à certains types d’achats. Et puisque la plupart des cartes sont compatibles avec les rapports électroniques des dépenses, les employés peuvent utiliser leurs relevés mensuels pour autopropager leurs rapports de dépenses avec les renseignements requis sur les achats. De cette façon, leurs rapports sont plus susceptibles d’être exacts et soumis à temps, ce qui donne à l’entreprise un meilleur contrôle de ses propres flux de trésorerie.

Comment la gestion des dépenses en utilisant une carte affaires aide les entreprises

Les cartes de crédit affaires aident aussi les entreprises à gérer leurs dépenses plus facilement d’autres façons. En voici les trois principales :

• Suivi centralisé des dépenses. Avec un compte de cartes de crédit affaires, les entreprises reçoivent un seul relevé pour les cartes d’employés, qui comprend les détails de toutes leurs transactions. Grâce au logiciel de rapprochement automatisé offert par la carte, qui est de plus en plus susceptible d’exploiter l’apprentissage machine et d’autres technologies associées à l’intelligence artificielle, les reçus peuvent être automatiquement mis en correspondance avec les transactions, ce qui aide à réduire le temps que le service de comptabilité doit consacrer au rapprochement des rapports de dépenses. Moins d’abus. Les formes mineures d’abus, comme exagérer le kilométrage parcouru en voiture pour un voyage d’affaires ou soumettre un reçu pour un taxi en réalité utilisé pour un déplacement personnel, sont parfois inévitables, mais peuvent s’accumuler rapidement. Les outils de rapprochement automatisé des dépenses offerts par les cartes de crédit affaires permettent de surveiller les dépenses en temps réel et de rapidement détecter les tendances anormales. Ces tendances peuvent être un indice d’abus. 
• De plus grands rabais par les fournisseurs. Les fournisseurs offrent souvent des rabais aux entreprises qui paient dès la réception des marchandises au lieu de prendre 30 à 60 jours après leur réception. Les entreprises peuvent obtenir ces rabais en configurant des paiements récurrents automatiques de fournisseurs avec leur carte de crédit affaires lorsqu’il convient de le faire.

Comment tirer le maximum d’une carte de crédit affaires

Suivre quelques recommandations vous aidera à tirer pleinement profit d’une carte de crédit affaires. La plupart sont très simples et relèvent essentiellement du gros bon sens :

• Découragez vos employés d’utiliser leur carte affaires pour effectuer des achats personnels. Définissez clairement quels achats sont des dépenses d’affaires acceptables, et quels achats ne le sont pas. Puisqu’il est possible que des employés utilisent accidentellement leur carte affaires pour un achat personnel, les entreprises devraient choisir un programme de cartes affaires offrant un logiciel de rapprochement qui peut automatiquement distinguer les dépenses personnelles des dépenses d’affaires. Avoir une politique officielle concernant les dépenses, qui est communiquée à chaque employé disposant d’une carte affaires, est une bonne idée.
• Offrez seulement une carte aux employés qui en ont réellement besoin. Toute carte de crédit pose des risques, et en offrir une à un employé doit être considéré comme un signe qu’on lui fait confiance. Tous les employés n’ont pas besoin d’une carte affaires.
• Pour prévenir les dépenses excessives, établissez des limites. Votre politique doit indiquer combien les employés peuvent dépenser pour des billets d’avion, des chambres d’hôtel et d’autres types courants de dépenses. Ces limites doivent être clairement communiquées, et votre système de gestion des dépenses en voyages et en représentation devrait être configuré de façon à aviser les employés si une dépense donnée dépasse une limite établie.
• Pour réduire le gaspillage, surveiller les habitudes de dépense de vos employés. L’un des plus grands avantages d’un programme de cartes de crédit affaires est qu’il permet de voir les tendances de dépense des employés. Elles peuvent être analysées pour repérer des occasions de réduire les coûts. Les dépenses inutiles, les mauvaises habitudes, de même que la fraude, peuvent être rapidement détectées pour que des mesures correctives puissent être apportées.

Points à retenir

Les entreprises peuvent efficacement gérer leurs dépenses en offrant une carte de crédit affaires à leurs employés. Aimées par les employés, car elles leur permettent d’éviter d’utiliser leurs propres ressources pour effectuer des achats, les cartes de crédit affaires permettent aux entreprises de fixer des limites de dépenses, d’automatiser les rapports de dépenses et de repérer des occasions de réduire les coûts, pourvu qu’elles aient recours à quelques pratiques de saine gestion.

Cet article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.