Lorsque la pandémie a contraint de nombreuses petites entreprises à adopter le télétravail, la plupart d’entre elles s’attendaient à ce que cet arrangement soit de courte durée. Cependant, tant leurs employés qu’elles-mêmes ont vite fait d’en apprécier les avantages et tous ont réalisé que le travail virtuel devenait une nouvelle réalité qui allait peut-être se poursuivre après la crise. Par conséquent, en tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez veiller à ce que vos équipes disposent des meilleurs outils pour continuer à travailler efficacement à la maison. Voici cinq technologies importantes pour vos télétravailleurs ainsi que divers moyens de les aider à en tirer le maximum.
Les incontournables pour le travail à domicile
Connexion Wi-Fi haute vitesse
Pour travailler à distance de façon productive, il faut absolument disposer d’une connexion Internet fiable. Si vos employés se plaignent de la lenteur de leur connexion Wi-Fi, donnez-leur quelques solutions faciles à appliquer, par exemple :
- déplacer leur ordinateur dans une pièce où le signal est plus fort ou placer leur routeur plus près de l’endroit où ils travaillent;
- se déconnecter des jeux, des plateformes de diffusion en continu ou des autres appareils qu’ils n’utilisent pas;
- mettre à niveau leur routeur afin d’améliorer sa portée et sa vitesse;
- communiquer avec leur fournisseur pour savoir s’ils peuvent obtenir une connexion plus rapide tout en réalisant que celle-ci pourrait leur coûter plus cher.
Services d’appels vidéo
Pendant la période de confinement que nous venons de traverser, nous nous sommes tous familiarisés avec les activités virtuelles, tant sociales que professionnelles. Bien qu’il existe plusieurs services pour mener ces rencontres virtuelles, vous obtiendrez une plus grande cohésion en privilégiant une seule plateforme. Si les employés sont fatigués des appels vidéo, suggérez-leur des options moins accaparantes. Par exemple, invitez-les à désactiver leur caméra pour certains appels ou à investir dans une webcam ou des écouteurs de meilleure qualité pour obtenir une expérience plus agréable.
Outils de communication instantanée
Puisque vous ne pouvez plus vous rendre au bureau de vos collègues pour leur poser des questions, les outils de messagerie et de clavardage sont devenus indispensables pour communiquer en temps réel et pour désengorger les boîtes de réception. Cependant, puisque les journées de travail n’ont plus d’heures de début et de fin « normales » dans un contexte de travail à domicile, les employés seront plus exposés à l’épuisement professionnel s’ils se sentent obligés d’être toujours prêts à travailler. Pour diminuer cette pression, établissez des lignes directrices qui définiront clairement les périodes pendant lesquelles vos employés peuvent être joignables par les canaux de communication instantanée. Par exemple, vous pourriez fixer une heure de début et une heure de fin pour ces échanges et, pendant cette période, une personne qui doit se déconnecter temporairement pour se consacrer à une tâche minutieuse n’aura qu’à envoyer un message à ses collègues pour les avertir qu’ils ne recevront pas de réponse immédiate de sa part.
Logiciels de sécurité
Un des principaux défis technologiques que doivent relever les entreprises dont les employés sont en télétravail est la protection des données. Expliquez à votre équipe pourquoi la cybersécurité est une priorité et assurez-vous que tous les membres de votre personnel utilisent des mesures et des protocoles de sécurité adéquats, dont les suivants :
- Mots de passe difficiles à deviner: Insistez sur l’importance d’utiliser des mots de passe complexes que les pirates auront du mal à deviner. Envisagez aussi l’authentification à deux facteurs, car cette méthode ajoute une couche de sécurité à votre réseau en obligeant les utilisateurs à entrer le code que le système leur envoie par texto ou par courriel.
- Réseau privé virtuel (RPV): Au moment de choisir les meilleures technologies pour votre entreprise, placez en tête de vos priorités l’installation d’un tel réseau. Un RPV vous assure une sécurité accrue, car il établit une liaison privée entre les appareils de vos télétravailleurs et le réseau de votre entreprise et empêche toute autre personne d’accéder à leur connexion Internet.
- Logiciel antivirus: Il est très facile pour un logiciel malveillant de s’immiscer dans un ordinateur au fil des nombreux clics des employés, ou pire encore, si ceux-ci laissent leurs enfants utiliser leurs appareils pour jouer ou clavarder. Expliquez à vos collègues les pratiques sécuritaires essentielles, par exemple : ne jamais cliquer sur des liens suspects et ne jamais télécharger des programmes non approuvés. Et assurez-vous que leurs appareils sont dotés de la plus récente version de tous les logiciels qui y sont installés pour qu’ils soient protégés contre les plus récentes menaces.
- Sauvegarde des données: Rappelez à tous vos employés l’importance de sauvegarder leurs fichiers dans un service en nuage pour qu’ils puissent continuer d’y avoir accès si leur appareil est compromis.
Logiciel de gestion de projets
Pas toujours facile de tenir des réunions de projet sur une base régulière quand les membres de l’équipe sont éparpillés un peu partout. Pourtant, lorsque les participants travaillent à distance, ce qui entraîne parfois des délais de réponse et d’exécution plus longs, il est plus important que jamais de surveiller l’avancement des travaux. Les plateformes de gestion de projets peuvent jouer un rôle important dans la promotion de la collaboration. Elles peuvent aider les employés à respecter leurs responsabilités et leurs échéances et vous aider à faire en sorte que les projets respectent leur budget et leur calendrier. Collaborez avec vos collègues pour établir une procédure de lancement et de suivi de l’avancement des projets et exigez qu’ils s’engagent à vérifier et à mettre à jour leur progression fréquemment.
Pour travailler efficacement à la maison
Nous sommes tous en train d’adopter de nouvelles routines et de nouvelles habitudes dans tous les aspects de notre vie, l’une d’entre elles étant le travail à domicile. Les propriétaires de petites entreprises peuvent faciliter cette transition et contribuer à la productivité et à l’efficacité de leurs équipes en leur fournissant des technologies adaptées au télétravail et en nourrissant un esprit de camaraderie et de compréhension qui encouragera chaque personne à donner le meilleur d’elle-même, peu importe où elle se trouve.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.