De nombreux propriétaires d’entreprise ont été touchés de plein fouet par la pandémie de coronavirus. La plupart d’entre eux n’étaient pas prêts lorsque les directives concernant la COVID-19 ont été émises (fermeture obligatoire des commerces physiques, mise en confinement des consommateurs), ce qui a nécessité de rapides changements opérationnels pour permettre la distanciation sociale et offrir le paiement sans contact.
Cependant, tous les propriétaires d’entreprise n’ont pas été touchés de la même manière. Les entreprises qui avaient mis en place un plan de poursuite des activités étaient en meilleure posture pour survivre aux effets négatifs de la COVID-19. Non seulement celles ayant pris des mesures en vue d’adopter un plan de gestion de crise se sont mieux adaptées à la crise mondiale, mais elles ont également fait davantage preuve de résilience alors que grandissait l’incertitude économique.
En apprenant comment établir un plan de gestion de crise pour assurer la poursuite de vos activités, vous pourriez protéger votre entreprise contre une future catastrophe ou d’autres défis majeurs.
L’importance d’être bien préparé
De nombreux types d’urgences différents peuvent avoir une incidence sur la poursuite des activités – et beaucoup ne sont pas de la même ampleur qu’une pandémie. En plus des crises sanitaires mondiales, les catastrophes naturelles, les vols, les cyberattaques et les incendies, entre autres, peuvent perturber sans avertissement les activités normales des petites entreprises.
Les résultats de ces urgences peuvent être catastrophiques pour les propriétaires d’entreprise qui ne se sont pas préparés et qui n’ont pas de procédure de gestion de crise : il est possible que les employés ne puissent pas se présenter au travail, que les clients ne puissent pas soutenir les entreprises, que vous ne soyez pas en mesure de vendre certains produits, que les chaînes d’approvisionnement soient interrompues et que la santé et la sécurité de toutes les parties prenantes soient compromises.
Pour certaines entreprises, la planification de la poursuite des activités peut être décisive pour survivre à un événement majeur plutôt que de devoir fermer leurs portes. Un plan solide peut vous aider à réduire les interruptions, à assurer la sécurité de vos employés, à préserver votre réputation et, de manière générale, à reprendre vos activités.
Étapes de la création d’un plan de poursuite des activités
La première étape pour aider votre entreprise à être aussi préparée que possible à faire face aux événements imprévus est de reconnaître l’importance d’avoir un plan d’action pour gérer les crises. La suivante est d’apprendre comment établir un plan de gestion de crise. Le jeu en vaut la chandelle : le plan de gestion de la poursuite des activités que vous établirez est ce qui vous permettra de traverser les périodes les plus difficiles.
1. Évaluez les risques
Une grande partie de la gestion des catastrophes consiste à connaître les vulnérabilités de votre entreprise en temps de crise. Pour établir votre plan de poursuite des activités, vous devriez d’abord déterminer comment vos activités pourraient être interrompues dans divers scénarios de crise et quels processus, activités ou fonctions seraient interrompus dans ces cas.
À cette étape, il est important de tirer profit des connaissances de chacun des dirigeants de votre équipe : la seule façon de vérifier si votre plan est complet et qu’il tient compte de toutes les éventualités est d’avoir une vue d’ensemble de vos activités. Ils peuvent aussi prévoir des catastrophes auxquelles vous ne penseriez pas et vous aider à créer des procédures de gestion de crise pour y faire face.
2. Passez en revue tous les scénarios pour en déterminer les répercussions
Votre plan de poursuite des activités doit vous permettre de vous préparer à différents types de crises. Par exemple, vous pourriez vouloir planifier la fermeture de tous vos magasins physiques tout en planifiant aussi le rappel de l’un de vos produits. Ces situations auraient toutes deux des incidences majeures sur votre entreprise, mais elles ne seraient pas les mêmes dans les deux cas.
Pour cette raison, il est important de comprendre les effets de chaque crise selon les scénarios établis pour chacune d’entre elles. En analysant séparément chaque catastrophe potentielle, vous pourrez découvrir les différentes façons dont votre entreprise pourrait être touchée, ce qui vous permettra de mieux vous préparer à gérer la situation.
3. Établissez un scénario d’urgence
Après avoir examiné tous les risques pour votre entreprise et déterminé lesquels sont les plus probables et lesquels sont les plus sérieux, il est temps de mettre en place vos plans d’urgence. Par exemple, si vos employés ne peuvent se présenter au travail, vous devez connaître la solution de rechange que vous appliquerez ainsi que la procédure pour le faire. Ou, si vous êtes victime d’une cyberattaque, vous aurez besoin d’une procédure indiquant qui vous aidera, quand et comment.
Bien qu’il soit impossible d’imaginer tous les scénarios et d’avoir un plan d’urgence pour chaque variante, plus vous aurez travaillé à vous préparer, plus votre plan de poursuite des activités sera utile et efficace dans un grand nombre de situations.
4. Mettez en place une équipe de gestion de crise
De nombreuses entreprises qui traversent avec succès les crises ont mis en place un groupe prêt à passer à l’action lorsqu’elles surviennent. Chaque membre de l’équipe pourrait superviser une partie différente de votre plan d’action et être responsable de communiquer les procédures et les directives au reste du personnel.
La manière dont vous formerez votre équipe de gestion de crise et désignerez ses membres sera unique à votre entreprise. En l’établissant en fonction de vos activités, vous contribuerez à hausser l’efficacité de votre planification de la gestion des catastrophes.
5. Avertissez les parties prenantes
Une fois que votre plan de poursuite des activités est en place, il est important d’en aviser l’ensemble de votre organisation. Il n’est peut-être pas nécessaire de passer en revue chaque plan avec chaque membre de l’équipe, mais les parties prenantes concernées devraient avoir une idée du plan et savoir où trouver les instructions dans le cas où il devrait être mis à exécution.
6. Continuez de le mettre à jour
Il existe une dernière étape à la planification de la poursuite des activités tout aussi importante que l’élaboration et la mise en place de la procédure de gestion de crise. Il s’agit de constamment revoir votre plan de poursuite des activités et votre préparation de gestion de crise pour veiller à ce qu’ils soient à jour et qu’ils tiennent compte de tout changement majeur de votre façon de faire des affaires.
À cette étape, la communication est très importante. Une partie de votre plan de poursuite des activités consiste à prévenir vos parties prenantes que vous avez des procédures en place pour la gestion de crise. Cependant, vous devrez aussi tenir compte de la manière dont vous les informerez des développements pendant une urgence au cours de laquelle vous mettrez votre plan en application.
Conclusion
Bien qu’il soit impossible de prévoir toutes crises et le moment où elles vous affecteront, la préparation est la clé afin d’assurer l’avenir de votre entreprise. On ne soulignera jamais assez l’importance d’un plan de poursuite des activités : en sachant comment votre entreprise réagira lors d’une crise, vous serez en meilleure position pour traverser une période difficile – et pour permettre à votre entreprise d’en sortir même plus forte.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.