Les entrepreneurs canadiens sont connus pour leur ouverture à essayer des outils émergents et à adapter leurs pratiques pour offrir des biens et services exceptionnels.
Toutefois, le contexte actuel demande souplesse et innovation dans une mesure que de nombreux entrepreneurs n’avaient jamais vue auparavant, surtout pour ceux qui ont bâti leur entreprise de la maison, même avant la pandémie. Que ce soit pour assurer le bonheur de leurs clients ou pour mobiliser leurs équipes dans différents fuseaux horaires, les entrepreneurs canadiens ont recours aux outils numériques pour que leur entreprise continue de progresser.
Dans cet article, six entrepreneurs en télétravail nous font part des outils numériques et logiciels qu’ils utilisent pour garder le cap. Peut-être utilisez-vous déjà certains de ces outils dans votre entreprise; si ce n’est pas le cas, nous espérons que vous découvrirez un nouvel outil qui répondra parfaitement à vos besoins actuels.
Établir des liens entre les membres d’une équipe à distance
Quand des millions d’employés ont dû cesser de travailler au bureau en raison de la pandémie, la difficulté d’établir des liens au sein d’équipes à distance a rapidement été mise en lumière. David Temperli, propriétaire de Nolios, une entreprise albertaine de marketing numérique et de publicité, comprend très bien ces défis. Son équipe est répartie partout sur la planète. Nolios a recours à des outils bien connus pour les visioconférences, la gestion des relations avec la clientèle (GRC), la communication et la comptabilité infonuagique.
L’outil préféré de M. Temperli est Slack, qu’il utilise pour les communications de l’entreprise. « Grâce à un seul outil, nous n’avons plus besoin de locaux à bureau, d’appels téléphoniques coûteux et d’autres outils comme Skype. Slack me permet de communiquer avec mon équipe dans n’importe quel fuseau horaire, explique M. Temperli. Nous pouvons prévoir des appels et des vidéoconférences entre employés, avec des partenaires externes et avec des clients. C’est un gros avantage par rapport aux autres outils. » Nolios se sert aussi de Slack pour échanger des fichiers, trier les communications par projet et transférer des membres de l’équipe d’un projet et d’un sous-groupe à un autre.
Lucas Robinson, directeur du marketing chez Crediful, abonde dans le même sens. Il est un ardent partisan d’Hangouts, l’outil gratuit de Google, qui l’aide à faire des appels vocaux et vidéos avec ses collègues. « Hangouts offre une fonctionnalité de sous-titres automatiques. Ainsi, des sous-titres apparaissent en temps réel lorsqu’une personne parle. C’est génial quand on se trouve dans un endroit bruyant ou qu’on essaie de comprendre ce que dit notre interlocuteur. »
Favoriser la stratégie et la planification
Les outils numériques ne sont pas seulement utiles pour faciliter les communications. En effet, ils sont de plus en plus utilisés pour favoriser la réflexion. Makro Agency est une entreprise de Montréal qui travaille auprès de marques de commerce électronique. « Nous tenons beaucoup de séances de remue-méninges et de stratégie, explique Michael Chammas, fondateur de Makro Agency. Pour que ces séances soient efficaces, il faut que notre équipe et les clients soient engagés et participent activement. »
Par le passé, l’entreprise utilisait un tableau blanc pendant ces séances, mais cela est devenu problématique quand elle est passée au télétravail. « Nous avons constaté qu’il n’était pas efficace de mener ces séances sur Zoom. Une personne partageait son écran et ajoutait ses notes pendant que tous les autres se sentaient comme des spectateurs. Il était essentiel que toute l’équipe puisse collaborer », soutient M. Chammas.
L’entreprise s’est tournée vers Miro, un logiciel de collaboration qui permet aux membres de son équipe de faire des appels vidéos avec un tableau blanc auquel tous les membres de l’équipe peuvent contribuer activement. « Le tableau Miro offre une foule de fonctionnalités et permet d’enregistrer des modèles, ce qui a vraiment amélioré nos séances », affirme M. Chammas.
Les consultants aussi ont besoin de bonnes idées pour réussir. Certains entrepreneurs se contentent d’un bloc-notes sur leur table de chevet ou d’un petit cahier dans leur poche de manteau. Marie-Michèle Larivée, une consultante et prévisionniste de Montréal, utilise Pocket pour enregistrer des articles, des vidéos et du contenu qui peuvent lui être utiles. « Mon travail consiste à 80 pour cent à faire de la recherche. En tant que prévisionniste, je fais le suivi de l’évolution et des innovations », explique Mme Larivée. Il lui est utile d’avoir des inspirations et une « abondance de ressources » pour soutenir le travail de ses clients.
Garder les choses simples
Il semble exister un outil numérique pour chaque situation imaginable. De plus, de nouveaux outils sont constamment lancés pour surmonter les difficultés associées au travail et au commerce à distance. C’est pourquoi il est important d’établir ses priorités.
M. Temperli de chez Nolios croit qu’il peut être « lourd et coûteux » d’avoir trop d’outils, et cet avis est partagé par Alison Bernstein, fondatrice et présidente de Suburban Jungle, une plateforme de technologie et de conseils pour le milieu de l’immobilier.
« Il est essentiel d’avoir seulement quelques outils sur lesquels on peut compter, explique Mme Bernstein. Sinon, vous passerez vos journées à passer d’une application à l’autre et cela vous grugera beaucoup de temps. Nous avons créé notre propre technologie exclusive, et il était essentiel de continuer d’améliorer les flux de travail dans cette technologie et de “ vivre ” pour notre entreprise chaque jour. Nous y avons accordé beaucoup plus d’attention et nous avons lancé de nouvelles fonctions de productivité. »
N’oubliez pas que, dans bien des cas, les meilleurs outils sont ceux dont vous disposez déjà, comme un simple calendrier. « Ce n’est pas très sophistiqué ni glamour, mais c’est là que la magie opère, soutient Kelly Roach, stratège d’affaires et autrice. Tout ce qui doit être fait est inscrit sur mon calendrier. Je n’ai pas de liste de choses à faire, seulement des plages horaires sur mon calendrier Google et iCalendar. En tant que mère et propriétaire de deux entreprises, j’ai beaucoup à faire. Si j’utilisais seulement des listes, je n’accomplirais pas le tiers de ce que je dois faire chaque jour. »
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.