En raison de la pandémie de COVID-19, les entreprises de tous les secteurs d’activité sont en train de mettre en place des politiques de travail à domicile. Lorsqu’ils se préparent à ce changement, les propriétaires et dirigeants d’entreprise doivent tenir compte de la communication, de la technologie et de la conformité, entre autres.
En temps normal, les entreprises consacreraient jusqu’à plusieurs mois à une telle planification, mais la situation actuelle les prive d’un tel luxe. Ce guide succinct présente un aperçu de l’établissement d’une politique de travail à domicile.
1. Préparez vos effectifs
Commencez par déterminer quelles fonctions peuvent être remplies entièrement ou partiellement à distance. Ces postes pourront grandement varier selon les activités de votre entreprise.
Ensuite, vous devez savoir si les employés qui occupent ces fonctions possèdent la technologie de base nécessaire pour travailler à la maison, c’est-à-dire une connexion Internet haute vitesse et leur propre ordinateur (si votre entreprise ne peut pas leur en fournir un). Sachez que vous pourriez devoir payer la mise à niveau du forfait Internet ou du forfait de téléphonie mobile de vos employés ou leur offrir une allocation à cette fin.
Le fait de troquer le travail au bureau contre le travail à la maison pourrait désorienter certains employés qui n’ont jamais connu cette réalité.
Vous pourriez fournir à ceux-ci une liste de choses à faire expliquant comment créer son bureau à domicile. Cette liste doit contenir des conseils sur la recherche du meilleur emplacement pour un espace de travail et sur la préparation des membres de la famille afin de réduire au minimum les interruptions.
2. Définissez les attentes
Il n’y a pas que l’environnement physique qui change, mais également les façons dont les employés travaillent et communiquent entre eux.
Pour bien réussir cette transition, il faut communiquer et bien définir les attentes.
Parmi ces attentes, notons les suivantes :
- Fréquence à laquelle ils doivent communiquer et méthodes à utiliser
- Contenu de leurs communications, qu’il s’agisse de comptes rendus quotidiens, de rapports sur les objectifs atteints ou les projets achevés ou des descriptions des défis rencontrés
- Changements que vous apportez aux activités normales ou courantes
- Travail à exécuter ou services à fournir aux clients, malgré les changements en cours
Préparez-vous à ajuster vos attentes et à accorder à vos employés une certaine latitude, car non seulement ils travaillent dans un contexte inconnu, mais ils pourraient avoir besoin de plus de temps pour accomplir certaines tâches. Par exemple, pour fournir des comptes rendus quotidiens, les membres de l’équipe et leurs supérieurs devront passer plus de temps à lire et à rédiger des courriels.
3. Créez des procédures de communication
Les plateformes de communication comptent parmi les principaux outils dont les employés auront besoin pour communiquer et collaborer à distance. Comparativement à l’outil de communication asynchrone qu’est le courrier électronique, ces plateformes offrent l’énorme avantage de permettre des échanges en temps réel, une solution de rechange aux réunions en personne. Il faut toutefois tenir compte du fait que certaines personnes n’ont pas la bande passante Internet nécessaire pour recevoir des appels vidéo ou n’ont pas de webcam sur leur ordinateur familial.
4. Fournissez les outils nécessaires
Parmi les autres outils intéressants, notons les plateformes de gestion de projets, qui peuvent vous aider à gérer votre travail.
5. Pensez à la confidentialité et à la sécurité des données
Le fait de travailler à l’extérieur de l’infrastructure informatique de l’entreprise comporte des risques sur le plan de la sécurité des données, surtout si l’entreprise ne peut pas fournir d’ordinateurs à ses employés.
Les solutions d’accès à distance ainsi que les serveurs connectés à Internet devraient faire l’objet de correctifs et être sécurisés au moyen d’un mécanisme d’authentification à deux facteurs ou à facteurs multiples, et les connexions devraient être établies par l’intermédiaire de réseaux privés virtuels (RPV).
Les entreprises qui ne peuvent pas fournir d’appareils à leurs télétravailleurs doivent s’assurer que l’ordinateur domestique que ces employés utilisent contient les versions les plus récentes du système d’exploitation et des logiciels, et que les correctifs les plus récents sont appliqués à tous ces programmes.
6. Assurez le respect de vos politiques
Peu importe les circonstances, les exigences en matière de conformité demeurent en vigueur. Si la politique de travail à domicile d’une entreprise doit prévoir une certaine souplesse, elle doit avant tout être uniforme. Les exigences en matière de conformité englobent notamment la rémunération adéquate des employés exemptés et non exemptés et l’administration des politiques pertinentes.
7. Faites preuve de souplesse
Un grand nombre d’employés ont de jeunes enfants actuellement à la maison, car les écoles sont fermées. Par conséquent, il est possible que vous entendiez des enfants en arrière-plan pendant les réunions, et que les distractions causées par la vie familiale fassent baisser la productivité de votre personnel.
8. Créez un climat de confiance et de responsabilité
Certains dirigeants d’entreprise qui n’ont jamais travaillé de la maison ne réalisent peut-être pas que la communication et la collaboration virtuelles ne sont pas les seuls éléments qui distinguent la culture dans un environnement de travail à distance. En effet, le télétravail est avant tout fondé sur la confiance et la responsabilité.
Les supérieurs doivent non seulement définir des attentes claires, mais aussi être convaincus que les membres de leur équipe sauront accomplir leur travail.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.