Les bureaux à aire ouverte et les bureaux partagés, deux concepts nés dans les années 1990, renaissent. Il ne s’agit pas du modèle universel d’environnement ouvert avec lequel on a tenté – sans succès – d’accroître la collaboration pendant trois décennies. Dans cette nouvelle mouture, le chef de la direction abandonne son bureau de coin et travaille aux côtés de ses équipes, et les employés ont toujours à leur disposition un espace tranquille où il leur est possible de faire un appel.
Certaines des compagnies canadiennes d’avant-garde ont adopté les environnements de travail axés sur l’activité. L’objectif : éliminer bon nombre des inconvénients des bureaux à aire ouverte et créer des espaces qui décloisonnent les services et permettent aux employés de briller.
Une approche nouvelle et améliorée
Suscité par la tendance au télétravail, le concept des bureaux partagés a évolué à peu près parallèlement à celui des bureaux ouverts. Plutôt que d’avoir leur propre poste de travail, les employés occupent n’importe quel poste disponible. C’est semblable aux bureaux partagés par deux ou plusieurs employés qui font du télétravail, à la différence que le poste est disponible pour tout employé qui en aurait besoin.
Et si, au concept des bureaux partagés, on ajoutait des options supplémentaires pour les employés? Réserver un espace de réunion pour collaborer avec des coéquipiers. Fermer la porte d’un bureau fermé pour un long appel. S’asseoir confortablement dans un canapé avec un ordinateur portable ou un appareil mobile pour faire des recherches.
Les environnements de travail axé sur l’activité constituent la nouvelle génération de bureaux partagés et à aire ouverte donnant aux employés les outils requis pour collaborer, se concentrer et rester productifs.
À la fine pointe de la technologie
De plus en plus de compagnies adoptent le concept : elles remplacent les bureaux privés – y compris celui de la direction, en coin – par des espaces partagés qui offrent une grande souplesse. Le résultat est une combinaison de salles de réunion traditionnelles, d’espaces ouverts et, bien entendu, de postes de travail habituels.
Contrairement aux bureaux à aire ouverte traditionnels, l’aménagement suscite la collaboration entre les services. Les employés ne sont pas installés près des membres de leur équipe dans un espace ouvert qui suscite des « problèmes proxémiques », l’envie de se retirer quand on se trouve avec des collègues dans un espace exigu.
En lieu et place, les employés choisissent où et avec qui ils passent leur temps, en fonction des tâches qu’ils ont à accomplir. Cette souplesse contribue à éliminer le travail en silo dans chaque service, car les employés sont libres de se déplacer et de collaborer avec des collègues d’autres équipes.
Gérer un environnement axé sur l’activité
Les bureaux partagés permettent de gagner de l’espace et de réduire les coûts en infrastructure. Un sondage mené par Senion, entreprise spécialisée dans l’aménagement de bureaux intelligents, a permis de découvrir que les entreprises dans lesquelles il y a des postes de travail inoccupés perdent jusqu’à 14,72 millions de dollars par année relativement à cet espace1.
Si un pourcentage de votre personnel est prêt à travailler depuis la maison, vous n’avez pas besoin d’un poste de travail par employé. Cependant, pour maintenir la satisfaction et le confort des employés, il est important de veiller à ce que suffisamment de postes de travail soient disponibles. Si un employé préfère travailler au bureau et au même poste de travail chaque jour, ce devrait être possible et autorisé.
Quand il y a des employés de cinq générations différentes et une multitude de personnalités sous un même toit, certains seront naturellement attirés par les espaces partagés, et d’autres par les espaces individuels. Permettre aux employés de choisir où, et avec qui, ils travaillent, peut hausser leur moral et leur productivité.
Faire le premier pas
La transition vers un environnement axé sur l’activité peut être coûteuse, mais il n’est pas, pour l’immédiat, ce n’est pas tout ou rien. Si vous disposez déjà de bureaux à aire ouverte, vous pouvez rendre des bureaux accessibles à tous et encourager les employés à échanger avec des collègues d’autres services dans les espaces partagés.
Si vous aménagez un environnement ouvert, assurez-vous qu’il y ait à la fois des espaces individuels et des espaces collaboratifs. Des entreprises vont jusqu’à se doter de lignes directrices pour le travail dans les bureaux à aire ouverte.
Lorsque vous rédigerez vos lignes directrices sur le travail dans des bureaux à aire ouverte, voici quelques aspects auxquels vous pourriez réfléchir : Est-ce que vous demandez aux employés de choisir leur espace de travail pour une période déterminée à l’aide d’une application ou vous adoptez une approche donnant plus de liberté? Dans vos lignes directrices, vous devrez aussi fixer les règles relatives aux questions d’hygiène. Donner aux employés des téléphones intelligents et des ordinateurs portables qu’ils peuvent apporter partout où ils vont peut susciter des questions au sujet de la propagation des germes.
Si, vos bureaux traditionnels ou à aire ouverte n’ayant pas fonctionné aussi bien que vous le souhaitiez, vous cherchez un moyen de les revitaliser pour accroître la collaboration, pensez aux occasions que vous donne un environnement axé sur l’activité d’aménager plus d’espaces partagés et d’espaces individuels dont ont besoin vos employés.
1 https://senion.com/insights/wheres-desk-companies-moving-hot-desking/
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.