En raison de la COVID-19, de nombreuses entreprises gèrent leurs activités à distance. Cette mesure, initialement censée être temporaire, a donné de si bons résultats que de nombreuses organisations envisagent maintenant de proposer le télétravail à une partie ou à la totalité de leurs employés.
Pour effectuer cette transition efficacement, il faut surmonter certains obstacles liés au travail à distance. Les conseils qui suivent couvrent certains aspects dont il faut tenir compte lorsque l’on adopte cette façon de travailler.
Les avantages du travail à distance
Après la période d’apprentissage nécessaire, vous constaterez que le télétravail présente d’importants avantages. Par exemple :
Conciliation travail-vie personnelle pour les employés ayant des responsabilités familiales
Pour les employés dont les enfants suivent des cours à la maison ou qui doivent s’occuper de personnes âgées, le travail à distance permet de concilier de nombreuses responsabilités. Puisque le télétravail assure une plus grande souplesse, il est possible d’attribuer à ces employés des horaires de travail mieux adaptés à leur style de vie pour qu’ils soient plus productifs.
Réduction des frais de gestion immobilière et des frais d’exploitation
Il va sans dire que si la plupart ou la totalité de vos employés peuvent travailler à la maison, vous n’aurez pas besoin de bureaux aussi grands; il est même possible que vous n’en ayez plus besoin du tout. Vous pourriez alors économiser sur le loyer, les services publics, le mobilier de bureau et réduire aussi d’autres dépenses liées au travail sur place.
Augmentation de la productivité
Pendant la pandémie, de nombreuses entreprises ont constaté que leurs employés sont plus productifs lorsqu’ils travaillent à domicile. Cela pourrait être lié à la plus grande autonomie dont ils jouissent, à la diminution des interruptions pendant le travail et au fait qu’ils n’ont plus de longs déplacements à faire entre la maison et le bureau.
Accès à un plus grand bassin d’employés potentiels
Si vous exploitez votre entreprise à distance, vous n’aurez plus à recruter vos employés uniquement dans votre zone géographique immédiate. Vous pourrez embaucher les meilleurs candidats pour chaque poste, peu importe où ces personnes habitent.
Les défis du travail à distance
Pour savoir vraiment comment exploiter une entreprise à distance, il faut être capable de prévoir et de surmonter certains obstacles éventuels. Voici quelques-uns des défis que vous devrez peut-être relever lors de votre transition :
Manque de communication
Si l’on avait l’habitude d’échanger en personne chaque jour avec ses collègues, il peut être difficile de garder le contact lorsque tout le monde est chez soi. Que ce soit pour embaucher de nouvelles recrues ou veiller à ce que les employés actuels comprennent de nouveaux projets ou protocoles, il vous faut des canaux de communication adéquats pour éviter la perte d’information en cours de route, assurer le respect des échéances et garder vos employés motivés.
Risques pour la sécurité
Chaque fois que des données sont échangées, il y a un risque. Mais pour les entreprises dont les employés travaillent à distance, ce risque est encore plus grand lorsque ces télétravailleurs utilisent leurs propres appareils et leur propre connexion réseau. Une seule erreur peut s’avérer très coûteuse.
Suivi du rendement des employés
Pour surveiller le déroulement des projets et vérifier si tout le monde apporte sa contribution, vous aurez besoin d’outils conçus à cette fin.
Conseils pour exploiter une entreprise à distance
Les entrepreneurs qui se demandent comment s’y prendre pour exploiter une entreprise à distance seront heureux d’apprendre qu’il suffit de modifier et de renforcer certaines stratégies déjà utilisées par des entreprises prospères. En voici quelques-unes :
Avoir un site Web professionnel
Si votre entreprise a dû transférer ses services vers une plateforme en ligne ou si elle doit être très visible sur Internet pour attirer de nouvelles recrues et fournir des renseignements à votre personnel actuel, il vous faut absolument un site Web robuste. Ce site sera le prolongement de votre marque et permettra aux clients et aux employés d’entrer en contact avec vous.
Être présents sur les médias sociaux
Comme votre site Web, les plateformes des médias sociaux sont particulièrement utiles pour atteindre de nouveaux publics et renseigner les internautes sur vos activités. Vous pouvez notamment vous en servir pour présenter vos initiatives, donner des nouvelles de votre entreprise et tisser des liens avec les communautés en ligne.
Créer un canal de communication robuste
Lorsque vous menez vos activités à distance, il est important que vos employés disposent de moyens pour garder le contact entre eux, à la fois pour parler de ce qui se passe, partager leurs points de vue ou poser des questions. Les applications de communication sont efficaces pour les échanges brefs avec une seule personne (message privé) ou pour clarifier certains points avec un groupe. Une bonne pratique consiste à inviter tout le monde à partager ses coordonnées et à indiquer sa disponibilité en prévision des conversations plus longues.
Faire le point chaque jour avec les employés à distance
Grâce à la technologie, vous pouvez demeurer en contact avec vos employés à distance en utilisant des logiciels de vidéoconférence et des applications de messagerie en ligne et en organisant des réunions standard. Les propriétaires de petites entreprises devraient utiliser ces outils pour maintenir et promouvoir des conversations régulières afin que personne ne se sente exclu. Que ce soit pour les rencontres matinales quotidiennes ou les réunions de service hebdomadaires, vous responsabiliserez vos employés et encouragerez l’assiduité en leur fixant une heure de connexion précise pour les petits et grands rassemblements. Profitez-en également pour inviter les personnes à participer à des activités de renforcement d’équipe (cinq-à-sept, cours de yoga, pauses-café, etc.) afin d’améliorer le moral des troupes et de maintenir la vitalité de votre culture d’entreprise.
Exiger le respect des mesures de sécurité informatique
Même si les plateformes en nuage comportent des mécanismes qui protègent les données de votre entreprise, vos employés à distance doivent absolument saisir l’importance de bien gérer les mots de passe et d’utiliser des réseaux sécurisés. Si tout le monde contribue à protéger vos données en utilisant des mots de passe difficiles à deviner et en évitant les connexions Wi-Fi dans les lieux publics (plus vulnérables), votre entreprise sera moins exposée aux violations de données.
De plus en plus d’entreprises adoptent le travail à domicile et il ne tient qu’à vous de prendre les moyens pour réussir vous aussi cette transition. Suivez ces conseils et votre petite entreprise aura en main tous les atouts pour relever avec brio les défis liés au télétravail.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.