Nous pouvons tous convenir que la collaboration joue un rôle déterminant en milieu de travail. La mise en commun des idées, ainsi que les compétences et talents diversifiés des employés sont essentiels aux organisations qui souhaitent créer des solutions et propulser leurs initiatives. Mais bien que la coopération fasse partie intégrante de la réussite d’une entreprise, les employés peuvent se retrouver surchargés de travaux d’équipe.
Selon des données recueillies au cours des deux dernières décennies par le magazine Harvard Business Review (HBR)1, le temps que les gestionnaires et les employés consacrent aux activités de groupe a grimpé à au moins 50 %. Ils ont donc moins de temps pour exécuter leurs tâches individuelles, pourtant tout aussi cruciales.
Toutefois, en recourant à la technologie, les employés peuvent non seulement réduire le temps consacré aux tâches en équipe superflues ou en double, mais aussi optimiser leurs activités de groupe.
Voici quatre façons de libérer les forces individuelles de chacun de vos employés de façon à ce qu’ils puissent également collaborer de la façon la plus fructueuse possible.
1. Utilisez des logiciels pour simplifier les tâches administratives
Selon un rapport du McKinsey Global Institute2, les employés passent 61 % de leur semaine de travail à lire des courriels et à y répondre, à chercher et à compiler des renseignements et à collaborer avec leurs collègues. Il s’agit d’heures précieuses qui pourraient être consacrées à des tâches individuelles hautement productives.
Vous pouvez utiliser des logiciels de collaboration pour créer une plateforme centrale qui facilitera le partage d’idées et permettra d’éviter les problèmes de communication. Consacrez du temps et des ressources à repérer les problèmes de dynamique de groupe qui pourraient entraîner des étapes inutiles, accroître le temps passé à exécuter des tâches superflues, freiner le flux de travail et nuire à l’efficacité.
2. Tirez le maximum des outils de communication
Les outils de communication peuvent réduire le temps perdu à répondre aux courriels, à assister à des réunions successives et à traiter par téléphone des questions de logistique élémentaire. Concevez une stratégie de création de canaux de communication destinés à un ou plusieurs services, ou à divers projets. Cette mesure pourrait accroître l’efficacité de vos communications et assurer une meilleure utilisation du temps de vos employés.
3. Organisez vos idées pour développer une vision numérique
Tout comme pour les communications, il existe de nombreux outils conviviaux et intuitifs qui permettent d’organiser visuellement les concepts et de créer des plans d’action. Par exemple, certains logiciels créent un système de coordonnées (X,Y) de base pour indiquer la corrélation entre deux facteurs ou éléments. Vous pouvez également utiliser une méthode de visualisation à quatre quadrants pour analyser les idées abstraites et résoudre des problèmes. Dans chacun des quadrants, indiquez un des enjeux liés à un projet, puis trouvez une solution pour chacun d’eux.
L’utilisation de cette technique de visualisation lors de vos vidéoconférences ou rencontres en personne avec votre équipe pourrait vous aider à expliquer plus clairement les étapes ultérieures d’un projet. Cette méthode peut également réduire le nombre de questions et d’échanges qui ralentissent vos rencontres.
4. Profitez des avantages qu’offre une plateforme de gestion de projets
Selon une étude du Project Management Institute (PMI)3, les organisations hautement performantes investissent dans les plateformes de gestion de projets, de programmes et de portefeuilles. Leurs projets affichent un taux de réussite plus élevé (92 % contre 33 %) que celui des organisations qui négligent de tels investissements, et elles gaspillent moins d’argent que ces dernières.
Mettre en place une plateforme de gestion de projets peut vous aider à simplifier vos activités et à surveiller l’état d’avancement de vos nombreux projets ainsi que l’atteinte de vos multiples objectifs et échéances. Cette stratégie peut également accroître l’efficacité du suivi des éléments clés de vos projets. Enfin, ces outils peuvent vous aider à déléguer plus efficacement les tâches, à mieux tenir à jour vos échéanciers et à effectuer un suivi plus précis des budgets et des dépenses liés aux projets.
Certes, il n’existe aucune approche standard permettant à toutes les entreprises d’exploiter la technologie de façon à assurer un flux de travail efficace. Vos besoins particuliers dépendent d’une myriade de facteurs, comme la taille de votre équipe, la nature de vos activités, votre secteur d’activité et votre culture organisationnelle. En essayant différentes technologies et solutions jusqu’à ce que vous trouviez celle qui vous convient, vous serez en mesure de donner aux membres de votre équipe le temps dont ils ont besoin pour mettre pleinement à profit leurs capacités, sur le plan tant individuel que collaboratif.
1 https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload
2 https://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.