Les flux de trésorerie sont importants pour toute entreprise, et la mise en œuvre d’un processus de paiements rapide et fiable. Voici pourquoi la transition vers un système comptes fournisseurs automatisé pourrait faire économiser temps et argent à votre entreprise.
Quand on dirige une entreprise, il y a peu de choses plus importantes que la trésorerie. De nombreux propriétaires et gestionnaires d’entreprises se concentrent sur les entrées de fonds par l’intermédiaire d’un processus de comptes clients bien géré, mais il est important de garder à l’œil les comptes fournisseurs.
En fait, la transition vers un système comptes fournisseurs automatisé pourrait faire économiser temps et argent à votre entreprise tout en réduisant la saisie de données manuelle. Les processus avec comptes fournisseurs automatisés pourraient aider des entreprises de toutes tailles à améliorer le paiement des factures.
Comment fonctionnent les systèmes comptes fournisseurs?
Les comptes fournisseurs automatisés n’impliquent pas d’abandonner le contrôle des paiements de factures à un ordinateur. Il s’agit plutôt d’une approche utilisant les ordinateurs et les règles que vous adoptez pour réduire le travail manuel requis par les processus de comptes fournisseurs.
Bien que les comptes fournisseurs ne semblent pas être un centre de coûts majeur pour votre entreprise, si vous planifiez la chronologie entière du bon de commande au paiement de la facture, il est probable qu’il y ait de nombreuses améliorations possibles pour votre entreprise. Les comptes fournisseurs automatisés peuvent éliminer des tâches comme l’ouverture d’enveloppes, la remise de formulaires aux gestionnaires pour obtenir leur signature d’approbation, et l’impression et l’envoi de chèques.
Voici un aperçu de la gestion d’une facture dans un processus de paiement automatisé :
1. Réception par courriel de la facture du fournisseur
Plutôt que par la poste, les factures peuvent être transmises par voie électronique, par courriel ou dans une application d’échange de données informatisées. À la réception d’une facture, automatiquement, le système importe une copie numérique de la facture et recherche le bon de commande correspondant.
2. Approbation du paiement
Si une facture correspond exactement à un bon de commande existant, le paiement peut être automatiquement approuvé. Selon les règles que vous avez adoptées, le système peut automatiquement générer un message envoyé aux responsables de l’approbation, les invitant à ouvrir une session et approuver le paiement. En fonction de votre chaîne d’approbation, plusieurs gestionnaires pourraient être invités à approuver la facture.
3. Traitement des paiements
Les chèques en papier et les envois postaux sont chose du passé pour de nombreuses entreprises. Après leur approbation, les factures sont en attente du paiement automatique par voie électronique ou par l’intermédiaire du système de paiement de factures du fournisseur. De nouveau, selon les règles que vous avez adoptées, les paiements peuvent être effectués rapidement, pour que vous profitiez des réductions sur les paiements anticipés, ou reportés à la date d’exigibilité, pour préserver votre encaisse.
L’utilisation de ce processus simplifié est beaucoup plus simple que le recours à des employés pour ouvrir le courrier, entrer les renseignements des factures, courir après les gestionnaires pour obtenir leur approbation, imprimer les chèques, peser et affranchir les enveloppes, et, enfin, les poster. Un processus automatisé peut éliminer le superflu et vous aider à traiter les paiements plus vite.
Gagner du temps grâce aux comptes fournisseurs automatisés
En affaires, le temps, c’est de l’argent. Chaque minute de gestion des paiements que vous ou votre équipe économisez peut être allouée à des activités bénéfiques qui haussent la rentabilité de votre entreprise. Voici quelques exemples d’économies de temps réalisées grâce aux comptes fournisseurs automatisés :
Réduction de la saisie de données manuelle
La saisie de données est une activité fastidieuse susceptible de causer des erreurs. Les systèmes de comptes fournisseurs traditionnels exigent souvent que des employés examinent les factures et en transcrivent les renseignements dans un système de tenue des livres ou de paiement. Chaque fois qu’une personne doit saisir des données, elle est susceptible de faire une faute de frappe ou de commettre une autre erreur involontairement pouvant perturber le flux de paiement ou causer l’envoi d’un paiement incorrect.
Processus d’approbation personnalisé
Si votre entreprise utilise une chaîne hiérarchique pour l’approbation des dépenses selon leur montant, vous pouvez automatiser entièrement le processus d’approbation pour retirer de l’équation le personnel du service de la comptabilité. Une fois que la facture a été entrée correctement et qu’elle est associée au bon compte ou au bon code de paiement, une série de courriels ou de messages d’un autre type peuvent être envoyés automatiquement aux gestionnaires à des fins d’approbation. Après qu’ils ont coché la case, le gestionnaire suivant est informé, et ainsi de suite, jusqu’à ce que le paiement soit entièrement approuvé conformément aux normes de votre entreprise.
Paiements automatiques
Les chèques en papier, les enveloppes et les timbres ne sont pas gratuits. Il faut aussi du temps pour les préparer. Avec les comptes fournisseurs automatisés, vos fournisseurs peuvent ouvrir une session et inscrire les renseignements sur leur compte bancaire pour recevoir des paiements ou des virements électroniques selon l’échéance de la facture, l’entente avec le fournisseur et d’autres règles que vous avez adoptées.
Réduction des erreurs de saisie manuelle
Comme nous l’avons déjà noté, la saisie manuelle des données est susceptible de causer des erreurs humaines, et la réduction de ces erreurs permet aussi de gagner du temps dans les services administratifs. En plus de vous éviter les paiements problématiques, les systèmes automatisés vous dispensent de rechercher et de corriger les erreurs commises préalablement dans le processus. C’est une double victoire pour l’efficacité de l’entreprise.
Amélioration de la trésorerie avec les comptes fournisseurs automatisés
Si vous réduisez le temps de traitement des factures et des paiements, vous pouvez réduire le coût de main-d’œuvre ou affecter votre personnel à des activités plus profitables. En plus d’aider votre entreprise à économiser, les systèmes de paiement automatique peuvent aussi vous aider à améliorer vos flux de trésorerie.
Voici deux exemples d’amélioration potentielle des flux de trésorerie par la mise en place d’un processus de comptes fournisseurs :
- Contrôle précis du moment du paiement : Les directeurs financiers et les contrôleurs aiment souvent avoir un contrôle précis des entrées et des sorties de trésorerie. En un clic, il est possible de reporter un paiement pour préserver de l’encaisse.
- Obtention de réductions sur les paiements anticipés : Il est beaucoup plus facile de planifier les paiements pour profiter de réductions ou servir d’autres intérêts de votre entreprise avec les comptes fournisseurs automatisés. De plus, vous pouvez fixer la date du paiement longtemps d’avance, et il s’effectuera sans que vous ayez à y penser.
Cette liste n’est absolument pas exhaustive. La possibilité de voir toute l’information de paiement au même endroit vous aider à gérer les méthodes de paiement. Par exemple, vous pourriez ajouter un paramètre pour payer un vendeur en particulier avec une carte de crédit d’entreprise privilégiée pour obtenir des récompenses ou reporter votre date d’exigibilité du paiement. Quand votre système est installé, vous pouvez mettre en place des solutions créatives pour optimiser votre trésorerie ou atteindre vos objectifs commerciaux.
Pour en savoir plus : Automatisation des comptes fournisseurs par American Express
Il n’y a aucune entreprise trop petite pour une gestion efficace des comptes fournisseurs
Il est facile d’imaginer que de grandes entreprises profitent de l’automatisation, mais ces bénéfices ne leur sont pas réservés. Même une petite entreprise composée de quelques employés, voire composée de vous seulement, peut en profiter.
Que vous receviez moins de cinq factures par mois ou des dizaines, les comptes fournisseurs automatisés peuvent vous faire économiser temps et argent en plus d’améliorer votre trésorerie. Comme il y a tant à gagner et si peu à perdre, presque toutes les entreprises peuvent bénéficier des comptes fournisseurs automatisés.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.