Première étape : Encouragez les commentaires
Avant même qu’une première plainte soit portée à votre attention, vous devriez faire en sorte qu’il soit facile pour les membres de votre équipe de vous faire part de leurs commentaires, positifs ou non. Vous devez favoriser un environnement où les membres de votre équipe se sentent à l’aise de partager leurs opinions au sujet des initiatives prises par votre entreprise en matière de DEI. Personne n’aime recevoir de commentaires négatifs, mais ces commentaires sont importants si vous voulez que vos démarches soient sincères dans ce domaine. C’est sans oublier que le fait de donner suite rapidement aux commentaires à l’interne permet d’éviter beaucoup plus facilement que de faux pas soient rendus publics.
La promotion d’un environnement où les commentaires sont encouragés est un premier grand pas vers le renforcement de vos initiatives en matière de DEI. Les membres de votre équipe ne devraient pas avoir à deviner quelle est la bonne façon de formuler ces commentaires. Mettez sur pied une procédure formelle pour indiquer la façon dont vous préférez recevoir les commentaires au sujet des initiatives en matière de DEI, puis faites connaître cette nouvelle procédure à tous les membres du personnel. Vous devriez établir une méthode qui permet à ceux-ci de signaler leurs préoccupations ou de formuler une plainte de façon anonyme ou en y indiquant leur nom.
Par exemple, vous pourriez commencer par créer un sondage sur les initiatives actuelles de votre entreprise en matière de DEI qui donnerait l’occasion aux membres du personnel d’y répondre ou de formuler une plainte, sous couvert d’anonymat ou en y indiquant leur nom. Vous devriez également donner aux membres du personnel la possibilité de rencontrer leur chef de service, les Ressources humaines ou toute personne chargée de vos initiatives en matière de DEI. Quelle que soit la méthode que vous choisirez, assurez-vous que les membres de votre équipe comprennent clairement comment ils peuvent formuler une plainte et qu’ils savent que la formulation d’une plainte n’aura aucune conséquence négative pour eux.
Deuxième étape : Faites un suivi
Si une plainte est portée à votre attention, ne la balayez pas sous le tapis. Si possible, faites un suivi auprès de la personne qui a formulé la plainte pour en savoir plus sur la ou les raisons pour lesquelles elle a formulé cette plainte. Il n’est pas nécessaire que le suivi ait lieu lors d’une seule discussion. De plus, si une personne semble particulièrement passionnée par la DEI, vous pourriez la faire participer à l’élaboration des initiatives futures.
Plusieurs membres du personnel se sentiront plus à l’aise de faire des commentaires francs si vous leur permettez de le faire de façon anonyme. Mais vous pouvez aussi leur offrir la possibilité de donner ouvertement leurs commentaires pour que vous puissiez avoir avec eux des discussions approfondies au sujet de leurs préoccupations. Quoi qu’il en soit, faites-leur savoir clairement qu’ils ont la possibilité d’avoir d’autres discussions à ce sujet, et ce, même si au départ, ils ont formulé une plainte de façon anonyme.
Troisième étape : Ne pénalisez pas les membres du personnel qui ont formulé une plainte
Si un membre du personnel vous soumet une plainte en matière de DEI, vous ne devez le pénaliser en aucune façon. Si cette personne n’a soudainement plus accès à son espace de stationnement bien situé, si elle n’est pas autorisée à travailler à domicile ou si elle est ignorée pour une promotion qui, de toute évidence, devait lui être accordée, les membres de votre équipe s’en apercevront et auront le sentiment qu’il n’est pas possible d’avoir une discussion franche avec vous au sujet de la DEI.
Vous n’avez pas nécessairement besoin d’apporter des changements à vos initiatives après que des commentaires vous sont adressés. Cela dit, ce n’est pas parce que vous êtes en désaccord avec une personne qui a formulé une plainte qu’elle mérite d’être punie. La plainte déposée par une personne ne doit pas influencer votre jugement sur la productivité au travail, sur la façon d’agir au quotidien et sur les compétences de cette personne.
Quatrième étape : Passez à l’action
Vous n’avez pas besoin d’être d’accord avec toutes les plaintes formulées au sujet de vos initiatives en matière de DEI, mais vous devez quand même prendre des mesures lorsqu’une personne en a formulé une, même s’il s’agit simplement d’avoir une discussion avec la personne concernée.
Même si une plainte ne justifie pas de changement de votre côté, vous devriez au moins accuser réception de cette plainte, dans la mesure du possible, et discuter avec la personne concernée de ses préoccupations. Vos initiatives en matière de DEI devraient évoluer au fil du temps, et les commentaires des membres du personnel sont un excellent moyen d’ajuster vos efforts. Après tout, puisque la DEI est censée favoriser un environnement de travail meilleur et plus égalitaire pour les membres de votre équipe, ceux-ci devraient avoir le sentiment que leurs préoccupations sont entendues et prises au sérieux.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.