Chaque entreprise a besoin de ses propres lignes directrices, mais en voici certaines qui s’appliquent à la plupart des entreprises :
- Règles d’admissibilité à une carte
- Limites de dépenses et types d’achats autorisés
- Exigences concernant les rapports de dépenses
- Répercussions pour le non-respect des règles d’utilisation de la carte
- Qui reçoit les récompenses et les avantages
Déterminez quels employés sont admissibles à une carte
Il est possible que tous les employés n’aient pas besoin d’une carte de crédit d’employé. La pratique courante pour les entreprises est de seulement en offrir une aux employés qui en ont vraiment besoin. Par exemple, les employés dignes de confiance qui voyagent souvent pour affaires, qui assistent à des repas d’affaires avec des clients potentiels, ou qui achètent souvent des équipements ou des fournitures pour l’entreprise. Inversement, les employés qui n’effectuent jamais d’achats pour l’entreprise n’ont probablement pas besoin d’une carte de crédit d’employé.
En plus d’assurer que ceux qui ont besoin d’une carte en reçoivent une, l’établissement d’exigences claires d’admissibilité peut éliminer le facteur personnel de l’équation. Le moral des employés qui ne reçoivent pas de carte risque moins d’être affecté si ce n’est qu’une question de règles d’admissibilité.
Établissez quels types d’achats sont autorisés et fixez des limites de dépenses
Les cartes de crédit d’employé ne devraient être utilisées que pour certaines catégories définies de dépenses. En établissant comment les cartes de crédit d’employé seront gérées, incluez des renseignements sur les types d’achats qui peuvent être portés au compte de l’entreprise, et sur les types qui ne doivent pas l’être. De façon générale, on devrait exclusivement utiliser une carte de crédit d’employé pour des dépenses d’affaires, comme l’achat de fournitures, d’équipements, de billets d’avion et de chambres d’hôtel, et pour les frais de représentation auprès de clients potentiels.
Même si la plupart des cartes de crédit affaires et pour entreprises ont une limite de crédit globale, il est important de fixer des limites pour les employés. Par exemple, les employés devraient savoir exactement combien ils peuvent dépenser sur une chambre d’hôtel ou sur un type donné de fournitures avant d’effectuer un achat. Les entreprises doivent avoir une politique publiée sur les dépenses pour les employés qui utilisent une carte de crédit d’entreprise. Cette politique pourrait aussi exiger qu’une approbation soit obtenue pour les achats plus importants. Si c’est le cas, assurez-vous d’inclure une procédure normalisée pour que les employés puissent demander l’approbation d’achats qui dépassent le budget prévu.
Définissez clairement les exigences pour les rapports de dépenses des employés
Il est pratique courante de demander aux employés de soumettre des rapports de dépenses avec des reçus et tout autre document important associé aux achats. Si votre entreprise demande aux employés de soumettre des rapports de dépenses, fournissez des directives claires concernant les renseignements que ces rapports doivent comprendre, et la fréquence à laquelle ils doivent être soumis. Pour optimiser la gestion des finances de l’entreprise, il est important de faire strictement respecter les délais établis de soumission de rapports de dépenses. De cette façon, votre service de comptabilité aura tous les renseignements requis pour chaque mois d’exercice. Certains émetteurs de cartes de crédit offrent des outils simplifiés de gestion des dépenses pour aider vos employés à mieux déclarer leurs dépenses.
Prévoyez comment traiter le non-respect des règles concernant les dépenses
Les employés dignes de confiance qui disposent d’une carte de crédit d’entreprise à leur nom abusent rarement de ce privilège. Toutefois, personne n’est à l’abri des erreurs, et les employés doivent savoir comment l’entreprise réagira si une règle concernant les cartes de crédit d’employé n’est pas respectée. Par exemple, soumettre son rapport de dépenses en retard plusieurs fois pourrait être considéré comme un manquement à la politique de l’entreprise concernant les cartes de crédit d’employé.
Chaque entreprise doit décider comment les infractions seront traitées et quelles en seront les conséquences, lesquelles peuvent varier en fonction de la nature de l’entreprise. Pour une petite erreur, il est pratique courante de simplement demander à l’employé de rembourser l’achat ou d’ajouter une note à son dossier. Pour les erreurs plus graves ou répétées, une mesure plus sérieuse peut être requise, comme demander une intervention de la part de l’avocat de l’entreprise ou de la police, ou encore le congédier l’employé.
Il est toujours sage de demander à votre avocat d’évaluer votre politique afin d’assurer que les conséquences prévues pour le non-respect des règles ne posent pas de problème sur le plan juridique, et pour repérer les failles qui pourraient être utilisées contre l’entreprise.
Décidez qui reçoit les récompenses de la carte de crédit
Qu’il s’agisse de points, de milles, de remises en argent ou d’autres avantages, les récompenses offertes par les cartes de crédit sont très attirantes pour la plupart des utilisateurs de cartes de crédit affaires ou pour entreprises. Mais qui reçoit ces récompenses? Il y a trois possibilités :
- Chaque titulaire reçoit les récompenses pour les transactions qu’il effectue.
- Les récompenses sont partagées entre chaque titulaire et l’entreprise. L’employé garde la moitié ou un autre pourcentage des récompenses, et l’entreprise reçoit le reste.
- L’entreprise reçoit les récompenses, ce qui lui permet de les utiliser pour d’autres achats. Par exemple, l’entreprise peut utiliser les milles de récompense pour couvrir les voyages d’affaires d’autres employés. Ou encore, l’entreprise peut échanger des points de récompense contre des cartes-cadeaux qu’elle donne à tous les employés.
Ultimement, c’est le propriétaire de l’entreprise qui décide comment distribuer les récompenses, et cette décision doit être prise en tenant compte des implications fiscales. Chaque option a ses propres avantages. Par exemple, partager les récompenses avec les employés augmente leur satisfaction, alors que les conserver peut aider à réduire les coûts.
Autres conseils importants de gestion de cartes d’employés
En plus de ces lignes directrices sur les politiques d’utilisation, voici d’autres conseils pour la gestion des cartes d’employés :
- Si vous magasinez toujours pour une carte de crédit affaires ou pour entreprises, songez à une carte qui comporte des outils intégrés, comme la capacité de produire des rapports pour chaque carte d’employé, de bloquer et débloquer les cartes, et de classer les achats par catégorie.
- Si vous demandez à vos employés de produire des rapports de dépenses, comparez régulièrement ces rapports à ceux qui sont produits automatiquement. En fonction de la taille de votre entreprise, vous voudrez peut-être faire appel à un gestionnaire de comptes pour surveiller et examiner les activités, et signaler tout problème potentiel.
- N’hésitez pas à mettre vos lignes directrices à jour chaque année, deux fois par année ou même tous les trimestres, au besoin. Par exemple, vous pourriez ajuster les limites de dépenses en fonction des rapports financiers trimestriels. Il est important de clairement mettre à jour les lignes directrices et demander aux employés de confirmer qu’ils ont pris connaissance des mises à jour.
À retenir
Les cartes de crédit d’employé peuvent être un excellent outil pour simplifier la gestion financière d’une entreprise tout en obtenant des récompenses, mais elles doivent être soigneusement gérées. Il est recommandé d’établir et de faire respecter des règles concernant l’admissibilité aux cartes, les limites de dépenses, les exigences de production de rapports de dépenses et les récompenses, et d’établir les mesures qui seront prises en cas de non-respect des règles.
Cet article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.