Les cartes de crédit pour employés sont aussi avantageuses pour les entreprises, car elles permettent à la direction de surveiller les dépenses d’affaires, d’établir des limites claires de dépenses et d’accumuler des récompenses. Les cartes de crédit pour employés éliminent aussi le besoin de rembourser les employés qui utilisent leur carte personnelle pour des dépenses d’affaires, entre autres avantages.
Voici comment une entreprise peut demander des cartes de crédit d’entreprise, y compris les renseignements requis, ainsi que des conseils pour veiller à ce que les employés respectent les lignes directrices de l’entreprise concernant l’utilisation des cartes.
Comment demander une carte de crédit d’employé
Commençons par le début : Les employés ne peuvent pas demander eux-mêmes une carte de crédit ou de paiement d’entreprise. Les émetteurs de cartes exigent que ce soit le propriétaire, les partenaires ou les cadres dirigeants qui demandent des cartes d’employé, que l’on appelle souvent des « cartes supplémentaires ». L’entreprise peut ensuite ajouter des utilisateurs autorisés en communiquant avec l’émetteur de cartes ou en accédant au compte de programme de cartes de l’entreprise et en fournissant les renseignements requis, comme le nom et les coordonnées des employés.
Les entreprises de toutes les tailles peuvent tirer profit des cartes d’employé, mais certaines cartes sont spécialement conçues pour les petites entreprises alors que d’autres sont réservées aux grandes entreprises. Il y a trois grands types de cartes de crédit d’employé, et elles ont toutes leurs propres critères :
Cartes de crédit affaires : habituellement réservées aux sociétés avec un revenu de plusieurs millions de dollars, les cartes de crédit affaires offrent un plus grand contrôle sur les dépenses et des outils d’analyse détaillée des dépenses vous permettant de surveiller l’utilisation des cartes par les employés et les dépenses par catégorie, entre autres. Aucune garantie personnelle n’est requise, donc toute la responsabilité, y compris celle pour les paiements en retard, est assumée par la société et non par la personne qui utilise la carte. Les émetteurs de cartes exigent habituellement qu’au moins 15 cartes d’employé soient émises.
- Comment soumettre une demande : le processus de demande de cartes de crédit pour employés varie d’un émetteur de cartes à l’autre, tout comme les frais connexes. Dans la plupart des cas, la première étape consiste à soumettre une demande de renseignements par téléphone, en ligne ou en personne avant d’entamer le processus de demande. Un représentant de services bancaires vous demandera l’identifiant fiscal de votre société et examinera les renseignements financiers de votre société, y compris son revenu annuel, sa date de constitution, sa cote de crédit et sa taille. Si votre société respecte tous les critères, l’émetteur de cartes rédige un contrat, un compte est ouvert, et vous pouvez autoriser les cartes d’employé dont vous avez besoin, habituellement dans votre compte de services bancaires en ligne ou appelant un représentant de votre émetteur de cartes.
Cartes de crédit pour petites entreprises : les entreprises comptant au moins un employé peuvent demander une carte de crédit pour petites entreprises. Dans bien des cas, l’entreprise peut payer des frais annuels fixes pour la carte principale, lesquels comprennent les frais pour chaque carte d’employé supplémentaire, mais certains émetteurs de cartes exigent des frais pour chaque carte d’employé supplémentaire. Le nombre de cartes d’employé permis varie d’un émetteur à l’autre.
- Comment soumettre une demande : vous pouvez habituellement soumettre une demande directement sur le site Web de l’émetteur de cartes ou dans son application pour appareils mobiles. Il est habituellement possible de demander des cartes d’employé en même temps qu’on demande la carte principale, donc soyez prêt à fournir tous les renseignements requis, comme le prénom et le nom de famille de chaque employé qui recevra une carte. Vous pouvez aussi demander des cartes d’employé après l’approbation de la demande en passant par le site Web de l’émetteur ou en l’appelant directement. Toutefois, il pourrait être préférable de demander les cartes de crédit pour employés en même temps que la carte de crédit pour entreprises pour que vos employés puissent accéder aux avantages et aux récompenses plus rapidement.
Cartes d’entreprise prépayées : comme leur nom l’indique, pour ce type de carte, l’employeur verse les fonds d’avance, puis les employés peuvent utiliser ces fonds. Puisqu’il n’y a pas de crédit d’accordé, une vérification du dossier de crédit n’est habituellement pas requise, et les cartes prépayées ne sont souvent pas associées à un compte de chèques. Autrement dit, elles fonctionnent plus comme une carte de débit prépayée qu’une carte de crédit. Prenez note que certains programmes de cartes prépayées exigent des frais mensuels, et que d’autres exigent un nombre minimal de cartes.
- Comment soumettre une demande : les propriétaires d’entreprise peuvent soumettre une demande en ligne et demander des cartes d’employé à ce moment-là. Une fois qu’un compte est activé, l’entreprise peut habituellement obtenir des cartes supplémentaires. La direction peut ensuite établir un budget mensuel et ajouter un montant fixe à chaque carte.
Établissement de lignes directrices pour les cartes de crédit pour employés
Les cartes de crédit pour employés offrent de nombreux avantages, mais elles peuvent également poser certains risques. Par exemple, des employés peuvent abuser des cartes pour entreprises en effectuant des achats personnels ou en dépassant les limites permises. Il est donc important d’établir une politique claire concernant l’utilisation des cartes d’employé pour assurer leur gestion efficace. Cette politique devrait être révisée au moins une ou deux fois par année, et chaque fois que la structure de votre entreprise change.
Pour être efficaces, les lignes directrices devraient suivre les meilleures pratiques suivantes :
- Soyez transparent concernant les règles. Expliquez pour quels achats en particulier les cartes peuvent être utilisées, ainsi que le fonctionnement du processus de production de rapports.
- Gardez les dépenses sous contrôle. Les comptes de programme de cartes de crédit pour entreprises et de cartes affaires vous permettent de surveiller l’utilisation des cartes par les employés, de fixer des limites de dépenses pour différentes catégories ainsi que des limites globales, et d’établir une liste de fournisseurs approuvés. Dans certains cas, c’est une bonne idée d’établir des limites pour les achats dans les hôtels et les restaurants applicables à toute l’entreprise, ou d’indiquer clairement pour quels types d’achats l’approbation de la direction est requise.
- Utilisez les alertes. Si possible, configurez l’envoi d’alertes par message texte ou courriel par l’émetteur de cartes afin d’être avisé lorsque les employés dépassent leur limite de dépenses ou lorsqu’une carte a été volée.
- Limitez le nombre d’utilisateurs autorisés. Les employés qui voyagent souvent pour affaires ont probablement besoin d’une carte de crédit pour employés, alors que ceux qui ne font qu’acheter du papier pour photocopieur tous les six mois n’en ont probablement pas besoin. Moins il y a de cartes, plus il est facile de contrôler les dépenses.
- Exigez des reçus. Beaucoup de programmes de cartes d’employé offrent des outils simplifiant le rapprochement des dépenses. Malgré tout, le besoin de présenter un reçu pour chaque achat peut aider les clients à être plus conscients de leurs dépenses.
- Augmentez la visibilité des dépenses. Pour éviter les surprises, sachez toujours où vous en êtes en suivant les opérations individuelles en ligne avant de recevoir votre relevé mensuel.
À retenir
La simplification des activités de comptabilité et les limites de crédit plus élevées ne sont que deux raisons pour lesquelles il peut être avantageux de demander et d’offrir des cartes de crédit pour employés. Le processus de demande peut varier d’un émetteur de cartes à l’autre, et en fonction du type de carte. Si votre entreprise décide d’offrir une carte de crédit à ses employés, il est essentiel d’établir des lignes directrices concernant l’utilisation des cartes afin d’assurer que tous les employés comprennent quels achats ils ont le droit d’effectuer, le fonctionnement du processus de production de rapports et les limites de dépenses pour chaque catégorie.
Cet article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.