Cependant, ce ne sont pas toutes les entreprises qui y sont admissibles, et dans celles qui le sont, ce ne sont pas tous les décideurs qui savent comment demander l’adhésion à un programme de cartes de crédit affaires ou en configurer un. Par exemple, il est rare qu’une entreprise puisse demander une carte affaires en ligne comme on le ferait pour une carte de crédit pour entreprises ou particuliers. Pour demander une carte de crédit affaires, un signataire autorisé de l’entreprise doit habituellement discuter des détails d’un programme de cartes affaires avec un représentant spécial de l’émetteur de cartes. Pour vous préparer à cette discussion avec un spécialiste des cartes de crédit affaires, cet article traite des trois questions qu’il est le plus susceptible de poser :
- L’entreprise respecte-t-elle les critères d’admissibilité à une carte de crédit affaires?
- Quel est le meilleur moyen de gérer la responsabilité des paiements?
- Comment l’entreprise mettra-t-elle en place des politiques concernant le programme de cartes affaires pour ses employés?
Critères d’admissibilité aux programmes de cartes de crédit affaires
Tous les plus grands émetteurs de cartes de crédit ont leur propre ensemble de critères, mais plusieurs de ces critères sont universels. Les critères d’admissibilité à un programme de cartes de crédit affaires sont plus stricts que les critères d’admissibilité à une carte de crédit pour entreprises ou pour particuliers en raison des investissements progressifs que les émetteurs de cartes font pour chaque convention, comme des récompenses, des outils administratifs et des services aux clients. L’admissibilité est déterminée en fonction du type d’entreprise, de sa taille et du volume prévu d’activités.
De plus, les cartes de crédit affaires sont pour des sociétés, ce qui pose un plus grand risque de crédit. Si une entreprise ne répond pas aux critères suivants, une carte de crédit pour entreprises, à laquelle la plupart des entreprises sont admissibles, est probablement plus atteignable.
Type d’entreprise : les cartes de crédit de type « affaires » sont pour les sociétés uniquement. Si votre entreprise est une société par actions, une société privée ou une société à responsabilité limitée, elle est probablement du bon type pour être admissible à la plupart des cartes de crédit affaires. Le type d’entreprise est important parce qu’une société est considérée comme une entité juridique séparée de ses propriétaires, contrairement à une entreprise à propriétaire unique ou à propriétaires multiples pour laquelle la responsabilité est assumée par ses propriétaires. Certains organismes sans but lucratif et organismes gouvernementaux peuvent aussi être admissibles.
Taille de l’entreprise : puisque les cartes de crédit affaires offrent un niveau élevé de service à la clientèle et d’avantages, les émetteurs de cartes établissent des seuils que les demandeurs doivent respecter pour des aspects comme la taille de l’entreprise, le montant prévu des dépenses au cours d’une année et le nombre de cartes actives. Certains émetteurs de cartes mesurent la taille d’une entreprise en fonction de ses revenus annuels, alors que d’autres examinent l’argent en dépôt. Pour les cartes affaires non traditionnelles, comme les cartes de crédit pour entreprises en démarrage, les émetteurs ont tendance à examiner le solde en argent plutôt que les revenus annuels.
Volume prévu : le volume prévu de dépenses est un autre critère d’admissibilité à une carte de crédit affaires. Les émetteurs de cartes peuvent estimer le volume prévu de dépenses en fonction du nombre de cartes de crédit d’employé qui seront distribuées. Certains émetteurs exigent qu’au moins 15 cartes d’employé soient utilisées. D’autres émetteurs n’ont pas de nombre fixe établi, et d’autres encore peuvent inclure les cartes virtuelles ou à usage unique dans ce nombre. Les émetteurs de cartes peuvent aussi estimer le volume prévu en imposant une exigence de montant minimal de dépenses. Par exemple, pour une carte de crédit affaires ordinaire, le montant minimal annuel peut être de 250 000 $, et le montant pour les cartes de crédit plus haut de gamme serait supérieur.
Renseignements requis : dans la plupart des cas, on doit demander une carte de crédit affaires en personne ou au téléphone en s’adressant à un représentant d’un émetteur de cartes de crédit. La demande exige un examen plus approfondi, donc les demandes en ligne sont plus rares. Plusieurs documents de l’entreprise sont habituellement requis pour aider les émetteurs de cartes à déterminer l’état financier et la solvabilité de l’entreprise. Ces documents comprennent les suivants :
- États financiers. États financiers annuels vérifiés et préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR). D’autres documents, comme des relevés bancaires, des avis de cotisation et des contrats de prêt ou de location, pourraient aussi être demandés comme pièces justificatives.
- Numéro d’identification de l’employeur. Le numéro d’entreprise de neuf chiffres émis par l’ARC.
- Dossier et cote de crédit. Le dossier et la cote de crédit de l’entreprise, habituellement d’une des deux agences d’évaluation du crédit (TransUnion et Equifax).
Autres exigences : Certains émetteurs de cartes de crédit affaires peuvent avoir d’autres exigences, comme :
- L’entreprise doit avoir été fondée il y a au moins un an.
- Une adresse commerciale distincte.
- Un signataire autorisé de l’entreprise comme personne-ressource principale.
- Certains émetteurs peuvent même demander des références de la part de fournisseurs ou de revendeurs.
Considérations de responsabilité pour le choix d’un émetteur de cartes de crédit affaires
Lorsqu’on demande une carte de crédit affaires, il est important d’évaluer les différentes dispositions de responsabilité des modalités des conventions de programme de cartes. Dans tous les cas, c’est la ligne de crédit de la société. La responsabilité de rembourser le solde de toutes ses cartes de crédit affaires revient à la société en tant que telle, pas à ses actionnaires ou cadres dirigeants. Cette responsabilité est différente de celle des cartes de crédit pour entreprises, pour lesquelles le ou les propriétaires de l’entreprise assument la responsabilité du remboursement. Cependant, dans certains cas, une convention de programme de carte de crédit affaires peut comprendre une responsabilité secondaire assumée par les employés titulaires individuels. Qui assume la responsabilité, c’est-à-dire la société, les individus ou un mélange des deux, peut être un facteur important dans le choix d’un programme de cartes de crédit affaires.
Une « responsabilité limitée à la société » signifie que l’entreprise est exclusivement responsable de toute opération portée aux cartes de crédit affaires.
Pour certaines cartes de crédit affaires, ce sont les titulaires finaux individuels qui sont principalement responsables du remboursement du solde. Pour ces cartes, les sociétés de cartes de crédit peuvent examiner la cote de crédit des employés titulaires et leur envoyer des relevés directement pour qu’ils remboursent le solde conformément aux modalités de leur carte. Les employés doivent dans bien des cas rembourser le solde de leur poche; c’est pourquoi leur dossier de crédit personnel peut devenir un problème. Habituellement, les employés sont remboursés par leur employeur après avoir soumis des reçus et un rapport de dépenses conformément aux politiques de leur employeur. Les problèmes de synchronisation peuvent causer des problèmes pour les employés si trop de temps s’écoule avant qu’ils reçoivent leur remboursement. Si les employés omettent des paiements et leur compte devient en souffrance, leur cote de crédit personnelle peut en être affectée.
Dans une situation de responsabilité partagée, comme le nom l’indique, l’employeur et l’employé partagent la responsabilité du remboursement du solde de carte de crédit. Dans un tel cas, si l’employé a respecté les politiques de son entreprise concernant l’utilisation de la carte de crédit et le remboursement des dépenses, il n’est pas tenu personnellement responsable d’un paiement omis. Cependant, si le solde dû n’est pas remboursé après un certain temps, l’émetteur de cartes de crédit peut signaler que le compte est en souffrance aux différentes agences d’évaluation du crédit, ce qui fait baisser la cote de crédit personnelle de l’employé. De plus, l’employé est exclusivement responsable de toute dépense personnelle ou non autorisée portée à sa carte de crédit affaires.
Établissement de lignes directrices de l’entreprise pour une carte de crédit affaires
Une fois une demande approuvée, la prochaine étape à suivre est d’établir les politiques de l’entreprise concernant l’utilisation de la carte. Ces politiques expliquent quelles activités sont acceptables et les pénalités pour le non-respect des règles. Il est recommandé de demander à chaque titulaire de signer une attestation d’acceptation des politiques. Sujets importants à inclure :
- Responsabilités du titulaire. Par exemple, seul le titulaire de carte nommé peut utiliser la carte, et uniquement pour des dépenses d’affaires appropriées. Elles peuvent aussi comprendre des attentes concernant la protection de la carte, l’accès au NIP et ce qui doit être fait en cas de perte ou d’accès non autorisé.
- Limites de dépenses. Établissez les limites générales pour l’employé et les montants acceptables pour différentes catégories de transactions. Il est particulièrement important de fixer des limites si la carte affaires sera utilisée pour des voyages d’affaires et des frais de représentation.
- Approbations. Définissez la hiérarchie des approbateurs de dépenses, les situations qui requièrent une approbation spéciale et comment traiter les dérogations.
- Processus de remboursement. Décrivez les étapes qu’un employé doit suivre pour obtenir un remboursement pour les opérations portées à la carte de crédit affaires, ainsi que les documents à fournir pour obtenir un remboursement, lesquels devraient respecter les règles de l’ARC.
Points à retenir
Une carte de crédit affaires pourrait convenir à votre entreprise, surtout si vous avez de nombreux employés qui effectuent des achats ou qui font des voyages d’affaires. Ce type de carte peut faciliter les activités d’administration financière et de comptabilité grâce à des outils qui vous aident à gérer les dépenses et les flux de trésorerie de l’entreprise. Cependant, les programmes de cartes de crédit affaires sont plus complexes qu’un simple octroi de crédit, et imposent des critères supplémentaires pour les demandes ainsi que des dispositions contractuelles différentes. Comprendre le processus de demande et les critères que votre entreprise doit respecter, comme sa structure, un seuil de revenu annuel, une certaine cote de crédit de société et un volume minimal de dépenses, peut vous aider à déterminer si votre entreprise est prête à demander l’adhésion à un programme de cartes affaires.
Cet article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.