Cet article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ou financiers ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.
Avoir une feuille de route pour l’augmentation des revenus et l’expansion est un impératif pour la croissance des petites entreprises, mais ce n’est qu’une de nombreuses variables dans l’équation de planification. Les propriétaires d’entreprise devraient aussi songer à créer un plan de continuité.
Un plan de continuité officialise les étapes à suivre pour que les opérations se poursuivent en cas de crise importante. Il peut faire en sorte que votre entreprise et vos employés peuvent continuer de fonctionner si quelque chose devait vous arriver, et ils pourront avoir l’esprit tranquille en sachant qu’ils pourront continuer à travailler et à être payés.
Créer un plan pour la pire éventualité
Premièrement, déterminez et évaluez toutes les menaces pour votre entreprise. La principale menace est que le ou la propriétaire de l’entreprise ne soit plus en mesure de superviser et d’organiser les activités de l’entreprise, ou d’accomplir ses tâches habituelles. Après avoir défini ces menaces, créez un plan détaillant une procédure à suivre en réaction à ces menaces afin de protéger les opérations pendant et après la situation.
Composantes d’un plan de continuité
Un plan de continuité décrit ce qui doit être fait en cas d’urgence pour assurer que votre entreprise continue de fonctionner. Il comprend habituellement une marche à suivre en cas de catastrophe comme un feu, un tremblement de terre ou un ouragan. Ces catastrophes naturelles peuvent être dévastatrices, mais le rétablissement peut être plus rapide si vous avez un plan. Après la pandémie de COVID-19, les plans d’urgence doivent aussi tenir compte d’une situation similaire.
Les plans de continuité doivent être basés sur les risques posés. Par exemple, un plan de réaction à une catastrophe naturelle sera probablement différent d’un plan de réaction à une maladie imprévue.
Rôles et responsabilités des membres de votre équipe
Votre plan devrait décrire qui composera votre équipe de réaction. Vous pouvez aussi songer à qui fera partie de l’équipe de relève, y compris un représentant juridique, un comptable et des gestionnaires importants. Si vous êtes dans un partenariat, songez à ce qui arriverait si un des partenaires perdait ses capacités.
Ensuite, réfléchissez aux responsabilités professionnelles et aux communications. Il est essentiel d’avoir un document décrivant qui fera quoi. Votre plan devrait préciser les responsabilités professionnelles, et décrire des mesures de sécurité pour protéger les employés.
Il est aussi important que tous les documents soient à jour, accessibles et clairs. Ceci comprend les composantes importantes d’un plan de continuité, comme les objectifs de temps de reprise. Les objectifs de temps de reprise définissent le nombre de jours requis pour que l’entreprise redevienne fonctionnelle, et pour éviter une interruption considérable après un événement perturbateur.
Solutions de rechange et sécurité
Vous aurez besoin d’un employé digne de confiance ou deux en cas d’événement perturbateur ou si vous perdez vos capacités. Ces employés doivent être formés pour remplir diverses fonctions dans votre entreprise.
Ils doivent pouvoir accéder facilement aux aspects importants comme les comptes de banque et les outils de paie. L’utilisation d’une voûte à mots de passe et un ensemble de fichiers chiffrés peut donner à ces employés l’accès aux renseignements dont ils ont besoin tout en protégeant ces renseignements jusqu’à ce que l’accès soit nécessaire.
Aussi, des renseignements élémentaires, mais qui sont souvent négligés, doivent être définis, comme :
● Les polices d’assurance
● Les coordonnées des employés
● Où les données sont stockées
Les avantages d’un plan de continuité
Un des principaux avantages d’avoir un plan est qu’il vous permet de former votre équipe avant un imprévu. Vous pouvez utiliser des mises en situation pour montrer à vos employés ce qu’ils doivent faire en cas de crise.
Aussi, un bon plan de continuité aide votre entreprise à exécuter les opérations rapidement et efficacement. Vous pouvez aussi faire appel à l’automatisation pour rapidement mettre en œuvre votre plan de continuité lorsque c’est nécessaire. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les aspects humains en situation de crise, comme motiver les membres de votre équipe ou rassurer vos clients en communiquant régulièrement avec eux.