Comme les équipes travaillent de plus en plus à distance, il devient crucial d’intégrer des outils de collaboration en ligne. Il existe une foule de plateformes de collaboration. En choisissant le logiciel adéquat pour votre entreprise, vous pourrez aider tout le monde à travailler plus efficacement. Mais surtout, les équipes seront en mesure de rester synchronisées, de maintenir la communication et de demeurer agiles lorsque des changements surviennent.
Les outils de collaboration destinés aux entreprises permettent aux personnes travaillant à différents endroits (ou tout simplement à différentes tâches) de faire équipe pour collaborer à des projets en temps réel. Ils offrent la possibilité d’informer de l’avancement du travail, de poser des questions, de faire part d’idées, et plus encore, le tout sans devoir planifier de réunions ou parcourir d’innombrables courriels.
Caractéristiques à chercher en évaluant un logiciel de collaboration
L’utilisation des outils de collaboration a explosé au cours des dernières années, et plus spécialement depuis le début de la pandémie de COVID-19, les équipes en dépendant pour garder le contact et collaborer à distance. Il existe tant de logiciels de collaboration parmi lesquels choisir qu’il peut être déroutant de déterminer ceux qui conviendront le mieux à votre équipe. Pour vous aider dans vos recherches, voici certaines des principales caractéristiques à prendre en considération lorsque vous examinez des outils de collaboration en ligne et en faites l’essai.
Essai gratuit et prix abordable
La possibilité de faire l’essai d’outils de collaboration avant de les implanter pour l’ensemble du personnel aide à choisir le logiciel adéquat pour votre entreprise. En plus de la période d’essai, assurez-vous de vérifier s’il existe une version gratuite du logiciel et quels sont les coûts mensuels pour les mises à niveau.
Interface conviviale
Idéalement, vous devriez choisir un logiciel de collaboration qui est convivial et présente une faible courbe d’apprentissage. Ainsi, il sera plus facile pour tous de l’adopter et de commencer à l’utiliser tout de suite. Lorsque vous évaluez différentes applications, demandez-vous si votre équipe pourrait les utiliser immédiatement après une brève formation.
Options de communication
Vous devez vous assurer que les outils qui vous intéressent sont dotés de multiples options permettant la collaboration. Recherchez à la fois des options de clavardage de groupe (offrant la possibilité de créer et de gérer différents groupes) et de messagerie privée. Ensuite, vérifiez si les utilisateurs peuvent partager des fichiers, effectuer des appels vidéo et même utiliser des éléments amusants comme des avatars et des émojis.
Facilité de la synchronisation entre les appareils
Il est principalement important de savoir s’il existe une application mobile. Elle sera essentielle si vos employés alternent entre leur ordinateur, leur tablette et leur téléphone intelligent. Dans le même ordre d’idées, obtenez la confirmation que le logiciel fonctionnera sur tous les appareils.
Fonctions de planification pour la gestion de projet
Certains outils de collaboration ne sont rien d’autre que des applications de messagerie, tandis que d’autres vous permettent d’assigner des tâches, d’ajouter des échéanciers aux projets et d’inscrire des réunions à un calendrier. Réfléchissez à vos besoins et tentez de découvrir des outils de collaboration en ligne qui leur répondent.
Collaboration en temps réel
La plupart des outils de collaboration fonctionnent en temps réel, mais vérifiez si les gens peuvent discuter tout en consultant les plus récentes versions des fichiers sur lesquels ils travaillent afin d’éviter toute confusion ou tout problème d’écrasement de données. C’est généralement le cas des outils de collaboration infonuagiques.
Sécurité des données
Comme des discussions privées auront lieu et que des données sensibles et des renseignements sur des projets seront partagés, il faut vous assurer que l’information est en sécurité et inaccessible aux pirates informatiques.
Extensibilité
Au fur et à mesure que votre équipe s’accroît et que vos besoins changent, existe-t-il un logiciel de collaboration qui offre des versions qui s’y adapteront? Par exemple, certaines offres comportent une limite du nombre d’utilisateurs vous obligeant à vous procurer une licence d’utilisation plus coûteuse.
Soutien à la clientèle
Si vous rencontrez des problèmes ou voulez savoir comment optimiser l’utilisation des outils de collaboration, vous devez pouvoir joindre rapidement un membre du soutien à la clientèle par clavardage, par courriel ou par téléphone, et compter sur son efficacité. Consultez les évaluations des clients pour connaître leur opinion.
Le pouvoir de la collaboration
Avant d’adopter la bonne solution, les entreprises doivent évaluer leurs besoins. Que votre équipe soit à la recherche d’un logiciel favorisant une meilleure communication au sein de l’équipe, la création de contenu collaboratif, le flux de travail des projets ou l’échange d’idées, voire toutes ces caractéristiques, il existe un outil de collaboration pour vous.
Tout d’abord, déterminez les lacunes dans votre flux de travail actuel en discutant avec votre personnel de ce qui lui pose problème. Cela vous aidera à déterminer les principales caractéristiques que devrait présenter votre solution de collaboration. Ensuite, essayez divers outils de collaboration numériques pour voir lequel est le mieux conçu pour contribuer à la réussite de votre équipe.
Après avoir écarté les options qui conviennent le moins, déterminez avec l’aide des fournisseurs des logiciels de collaboration le plan le mieux adapté à vos besoins actuels ainsi que les options qui s’offriraient à vous si vous deviez un jour en augmenter le nombre d’utilisateurs.
Puis, lorsque vous aurez choisi l’outil de collaboration parfait, prévoyez une séance de formation afin de montrer son fonctionnement à votre équipe et de présenter les réponses aux questions fréquentes.
En tirant parti des outils de collaboration adéquats, les entreprises peuvent accroître leur productivité ainsi que renforcer les liens et la communication entre les membres de l’équipe, en plus de réduire la confusion et les retards dans les projets.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.