Vous vous êtes lancé en affaires dans le but d’accomplir une mission, et il ne s’agissait certainement pas de passer des heures à vous y retrouver dans vos comptes fournisseurs.
C’est pourquoi il est essentiel que vous trouviez la bonne solution de paiement. Elle vous aidera à gagner du temps en améliorant l’efficacité de vos flux de travaux tout en vous permettant de gérer vos flux de trésorerie et de contrôler vos dépenses à l’échelle de l’entreprise. La bonne solution de paiement vous aidera également à bâtir de bonnes relations dans votre secteur, puisque les fournisseurs sauront que vous disposez de systèmes pour les payer à temps.
Plus important encore, si vous choisissez la bonne solution, la gestion des paiements sera tellement plus facile. Vous aurez moins de problèmes à régler, et plus de temps (et d’énergie) à consacrer à la croissance de votre entreprise.
Puisque la bonne solution de paiement peut avoir de nombreux avantages pour votre entreprise, il vaut la peine de prendre le temps de trouver un fournisseur qui répond à vos besoins. Posez-vous les sept questions qui suivent lorsque vous magasinerez des solutions de paiement afin d’éliminer les fournisseurs qui ne vous conviennent pas et de trouver celui qui aidera votre entreprise à prospérer.
1. Le fournisseur offre-t-il des solutions qui répondent à vos besoins?
Avant de vous lancer dans le magasinage de solutions de paiement, évaluez quels sont vos besoins aujourd’hui et la mesure dans laquelle ils pourraient croître à l’avenir.
La plupart des entreprises ont besoin de soutien pour les transactions de tous les jours. Vous devez donc chercher des solutions offrant des outils qui vous aideront à contrôler les dépenses des employés et à gérer vos flux de trésorerie. Vous pourriez aussi avoir besoin d’outils d’analyse intégrés ainsi que d’une option facilitant la consolidation des relevés et la production de rapports afin de vous aider à prendre des décisions basées sur les données. Vous devez aussi penser à la sécurité et évaluer si vous avez besoin de mesures antifraude supplémentaires lors du traitement des paiements numériques, par exemple.
Ne limitez pas votre réflexion à vos activités quotidiennes afin de relever tout autre besoin éventuel. Par exemple, vous pourriez avoir avantage à obtenir un soutien supplémentaire pour gérer les paiements associés aux réunions et aux événements particuliers ou avoir besoin d’options supplémentaires pour les déplacements à mesure que votre entreprise s’ajustera ou prendra de l’expansion.
Classez les caractéristiques souhaitées selon qu’elles sont « essentielles » ou « intéressantes » et consultez votre liste lorsque vous évaluez les fournisseurs.
2. Le fournisseur a-t-il fait ses preuves dans votre secteur?
L’expérience est importante, et le bon partenaire doit avoir de longs antécédents de réussites en matière de solutions de paiement des fournisseurs, y compris dans votre secteur.
Une expérience confirmée indique que le partenaire potentiel est digne de confiance, tandis qu’une expérience dans votre secteur indique qu’il est plus susceptible d’être en mesure de s’adapter aux besoins uniques de votre entreprise, voire de les anticiper.
Voici des questions à vous poser lorsque vous examinez les antécédents de chaque fournisseur :
- Depuis combien de temps l’entreprise est-elle en activité?
- Depuis combien de temps offre-t-elle des solutions de paiement aux entreprises de votre secteur?
- Quelle est sa réputation? Qu’en pensent vos contacts du secteur et les personnes qui ont laissé des avis en ligne?
- Le fournisseur semble-t-il comprendre votre entreprise? Son matériel de vente et de publicité aborde-t-il vos principales préoccupations?
- Publie-t-il des ressources qui abordent vos préoccupations et qui vous aideront à gérer votre entreprise de façon plus efficace?
- Les réponses à ces questions vous aideront à évaluer à quel point chaque fournisseur est digne de confiance. Vous saurez ainsi s’il vaut la peine de poursuivre vos recherches sur leurs solutions.
3. L’entreprise peut-elle offrir des solutions personnalisées pour répondre à vos besoins?
L’un des avantages de faire affaire avec un fournisseur d’expérience est qu’il aura des connaissances sur votre secteur et qu’il pourra s’adapter à vos besoins. Évitez les fournisseurs qui proposent des solutions « universelles » ou des solutions agressives qui offrent plus de caractéristiques que ce dont vous avez besoin.
Cherchez plutôt des fournisseurs qui vous permettent d’adopter une approche personnalisée. Les représentants doivent prendre le temps de comprendre vos préoccupations et vous offrir des services en conséquence afin que vous ayez une solution adaptée à vos besoins uniques. En bref, pour obtenir une solution personnalisée en fonction de vos objectifs, vous devez sentir qu’on vous écoute plutôt que d’avoir l’impression qu’on essaie de vous vendre quelque chose.
4. Comment la solution peut-elle vous aider à gagner du temps?
En fin de compte, la solution de paiement doit vous aider à vous concentrer sur la gestion de votre entreprise plutôt que sur les tâches administratives. Cherchez des solutions qui simplifient les flux de travaux et qui vous aident à travailler plus efficacement.
Une solution efficace vous aidera par exemple à rapprocher et à valider automatiquement les factures et enverra un paiement après la validation. La bonne solution doit aussi faciliter la collecte de données, l’analyse des tendances et la prise de décisions basées sur les données pour votre entreprise.
Elle doit également être pratique et souple. Les membres du personnel doivent être en mesure d’effectuer et de gérer les paiements en ligne, où qu’ils se trouvent. Enfin, le bon fournisseur doit disposer de systèmes pour gérer facilement toute une gamme de situations, par exemple faciliter les remboursements pour les employés qui n’ont pas de carte entreprise.
5. Comment la solution vous aide-t-elle à gérer vos flux de trésorerie?
Votre solution de paiement des fournisseurs jouera un rôle clé dans la gestion des flux de trésorerie. Cherchez des solutions qui offrent de nombreuses façons d’effectuer et de planifier les paiements, et qui vous permettent notamment de gérer les paiements en ligne ou de créer des plateformes de paiements.
Vous pourrez planifier les paiements de la façon la plus avantageuse pour vous et vous établirez de bonnes relations avec vos fournisseurs parce que vous les paierez toujours à temps.
6. Est-il facile de mettre en œuvre la solution et d’intégrer des fournisseurs?
Même la solution de paiement « parfaite » ne sera pas avantageuse pour votre entreprise si elle est trop difficile à utiliser. Vous devez donc toujours penser à la facilité d’intégration lors de votre magasinage.
Posez des questions sur le processus d’intégration et sur le soutien qui sera offert à votre équipe. Du soutien est-il offert à vos fournisseurs au besoin, et quelles sont vos options si vous avez des questions?
Évaluez le niveau de service à la clientèle que le fournisseur semble offrir à ses clients, et servez-vous de cette information pour orienter vos décisions.
7. Quels autres services le fournisseur offre-t-il en soutien à votre entreprise?
Évidemment, le fournisseur doit absolument vous offrir une bonne solution de paiement. Mais évaluez également les autres services que vous offre votre partenaire potentiel, même si vous n’en avez pas besoin pour l’instant.
Vos besoins pourraient changer à mesure que votre entreprise prendra de l’expansion. Le fait de savoir que vous pouvez accéder à davantage de services de la part d’un partenaire qui connaît et comprend déjà votre entreprise vous procurera la tranquillité d’esprit. Examinez les autres services du fournisseur, comme l’assurance voyage d’affaires et les cartes affaires ou entreprise, et évaluez s’ils pourraient un jour être utiles à votre entreprise.
Examinez également les solutions personnelles, comme les cartes individuelles ou les assurances voyage. Si vous gérez vos propres affaires ainsi que celles de votre équipe et de votre entreprise au même endroit, vous gagnerez du temps et obtiendrez des avantages qui vont bien au-delà d’une solution de gestion des paiements.
En fin de compte, la bonne solution de paiement vous permettra de gagner du temps, de gérer efficacement vos flux de trésorerie, d’étendre vos activités et de vous sentir soutenu par votre fournisseur.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.