Lorsque les employés dépensent trop, c’est souvent parce que l’entreprise n’a pas adopté une stratégie de gestion des dépenses. Cela peut entraîner un manque de procédures à suivre ou l’incapacité de prévoir les flux de trésorerie avec exactitude. Par exemple, un employé qui achète un produit d’un certain fournisseur alors que le même produit est vendu 25 % moins cher par un autre fournisseur n’est peut-être simplement pas au courant que cet autre fournisseur existe. Une entreprise qui épuise son budget de représentation quatre mois avant la fin de l’exercice pourrait probablement profiter d’un meilleur suivi des dépenses pour mieux comprendre ce qui se passe avant qu’il ne soit trop tard.
Quelques changements apportés aux procédures et aux politiques peuvent aider les entreprises à mieux contrôler les dépenses de leurs employés. Voici sept tactiques de gestion des dépenses pouvant engendrer des bénéfices considérables sans apporter de changements majeurs.
1. Créez un budget « catégorie par catégorie » pour les dépenses des employés
Il est essentiel d’avoir une cible globale pour les dépenses des employés, et la plupart des entreprises en ont une. Cependant, sous une perspective de contrôle des coûts, il est encore plus avantageux de fixer des objectifs pour chaque catégorie faisant partie du montant global. Par exemple, une entreprise peut prévoir 900 000 $ pour les voyages d’affaires, 400 000 $ pour les activités de représentation et 45 000 $ pour les fournitures de bureau. Comparer les dépenses à ces cibles chaque mois ou chaque trimestre permet de voir tôt quels ajustements doivent être apportés. Vous pouvez revoir les catégories de dépenses tout au long de l’année si vous découvrez que vous dépensez plus ou moins que prévu pour une certaine catégorie.
2. Rendez les dépenses des employés plus transparentes
Les entreprises peuvent seulement corriger les problèmes si elles en sont au courant, et peuvent uniquement freiner les dépenses excessives si elles sont rapidement avisées des dépenses excessives. Un des meilleurs moyens d’arriver à cette transparence est d’adopter des rapports de dépenses informatisés qui permettent de voir toutes les dépenses en temps réel à partir d’un système central. Avec un système de suivi central, une entreprise peut voir si un employé dépense trop sur les activités de représentation, par exemple, ou voir si une équipe a déjà atteint sa limite de dépenses discrétionnaires à la moitié d’une période de référence. Créez une politique concernant la production de rapports de dépenses des employés afin d’assurer que ces derniers signalent rapidement leurs dépenses s’ils doivent le faire manuellement.
3. Intégrez des règles et des limites de dépenses aux systèmes
Un système qui détecte les problèmes potentiels dès qu’une dépense est effectuée, ou encore mieux, qui avise les responsables des finances de toute dépense excessive, est un excellent point de départ pour améliorer le contrôle des dépenses des employés. Un système qui peut suspendre automatiquement les cartes est encore plus efficace. La suspension peut être déclenchée lorsqu’un employé essaie d’acheter un produit ou service interdit par l’employeur, comme une boisson alcoolisée ou des billets pour un parc d’attractions. Une fois une carte suspendue, il devient temporairement impossible de l’utiliser pour effectuer des achats.
4. Exigez des employés qu’ils utilisent leur carte de crédit d’entreprise pour toute dépense d’affaires
Les cartes affaires, comme pratiquement toutes les cartes de crédit, peuvent donner aux employés un grand niveau de contrôle. Ces cartes peuvent être programmées avec des limites en dollars, ou de façon à ce qu’elles ne puissent pas être utilisées pour des dépenses difficiles à suivre ou inutiles. Les cartes de crédit pour entreprises peuvent aussi aider les entreprises à atteindre leurs objectifs de surveillance centralisée et de transparence, lesquels sont essentiels pour prévenir les dépenses excessives par les employés et le gaspillage, et pour bien gérer les flux de trésorerie. Pour plus de renseignements à ce sujet, lisez l’article « Top 5 Benefits of Corporate Credit Cards for Employees » (anglais seulement).
5. Limitez les achats à une courte liste de fournisseurs
Un autre bon moyen de contrôler les dépenses des employés est de seulement permettre aux employés d’effectuer des achats auprès d’une liste de fournisseurs préapprouvés. Vous pouvez créer une courte liste de sociétés aériennes, de chaînes d’hôtels et de fournisseurs d’appareils électroniques, par exemple. De cette façon, les employés et les équipes risquent moins de choisir un fournisseur qui n’est pas autorisé et avec qui vous n’avez pas conclu d’entente. Dans le même ordre d’idée, en effectuant toujours tous vos achats auprès du même groupe de fournisseurs, ces derniers pourraient vous accorder des rabais pour grand volume d’achats.
6. Repensez vos procédures d’achat de fournitures de bureau
Pour les fournitures de bureau, quelques lignes directrices bien pensées et un peu d’organisation peuvent faire une grande différence. Vos politiques devraient empêcher les employés de simplement ouvrir une armoire et de se servir eux-mêmes. Songez à nommer un « contrôleur » pour les fournitures, et veillez à ce que toute personne qui demande des fournitures signe son nom pour tout ce qu’elle utilise. Vous pouvez offrir à ce contrôleur un incitatif financier pour l’encourager à minimiser les dépenses en fournitures de bureau, comme une prime de fin d’année basée sur les économies réalisées. Il va sans dire que maintenant que nous avons des documents et des systèmes informatisés, il existe probablement une occasion de réduire l’achat de papier. Maintenir un bon registre de l’utilisation des fournitures de bureau peut aussi aider votre entreprise à mieux prévoir son budget et ses dépenses pour l’année suivante.
7. Centralisez les abonnements
La centralisation des achats récurrents donne aux entreprises une autre occasion de négocier les prix. Les employés individuels ne devraient pas être autorisés à acheter des abonnements eux-mêmes, comme des logiciels basés sur le Web, des bases de données industrielles ou des services de nouvelles commerciales. Ces achats devraient plutôt exiger l’approbation d’un responsable des finances ou du service d’approvisionnement. Une structure d’achat plus centralisée augmente la capacité des entreprises à suivre ses abonnements ainsi que leur pouvoir de négociation.
Et même si elle ne permet pas de réduire les prix en tant que tels, la centralisation pourrait faire ressortir des occasions de partager des abonnements au lieu d’en acheter plusieurs pour un même produit.
À retenir
Les entreprises doivent absolument pouvoir contrôler les dépenses pour maintenir une bonne santé financière. L’absence de systèmes efficaces de gestion des dépenses et le manque de visibilité sont les principales causes des dépenses excessives par les employés. Des contrôles peuvent être mis en œuvre en modernisant les pratiques, en utilisant les nouvelles technologies et en adoptant une approche centralisée de surveillance.
Cet article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.