Vous arrive-t-il souvent à la fin de la journée de réaliser que vous avez à peine accompli la moitié des tâches qui figuraient à votre horaire? Vous n’êtes pas seul : près de 60 % des Canadiens affirment ne pas réussir à accomplir toutes les tâches au cours d’une journée de travail typique1.
En tant que propriétaire d’une petite entreprise, votre liste de priorité est probablement interminable – et, bien sûr, les journées sont toujours trop courtes. Bien que la surcharge de travail soit souvent le problème, des facteurs externes peuvent également nuire à votre productivité.
Ces conseils peuvent vous aider à planifier vos journées de travail de façon plus efficace tant pour vous que pour vos employés.
1. Repensez votre liste de choses à faire
Il est tellement satisfaisant de rayer un élément de ce type de liste. Mais comme les autres propriétaires d’entreprise, vous découvrirez probablement que vos journées comportent plus de tâches que de temps pour les accomplir. Le problème est en partie causé par le fait de compter le nombre de tâches en pensant devoir y accorder la même période, alors que certaines peuvent nécessiter 20 minutes et d’autres deux heures.
Une meilleure stratégie pourrait consister à estimer la durée de chaque tâche et de l’ajouter à votre agenda. Par exemple, vous pourriez prévoir de commander des marchandises de 9 h 30 à 11 h et d’approuver vos rapports de dépenses de 11 h 30 à 12 h. Vous pouvez les combiner sur votre liste de choses à faire, mais en les ajoutant à votre horaire, vous leur consacrez une plage horaire distincte. Cette stratégie vous permet de prévoir votre journée de façon plus réaliste.
La planification des tâches peut également vous aider à tirer parti de la « loi de Parkinson » qui prévoit que le travail augmente de façon à occuper entièrement le temps qui lui est consacré. Si vous prévoyez des plages horaires serrées, vous pourriez découvrir que certaines tâches nécessitent en réalité moins de temps qu’à l’habitude.
2. Fiez-vous à la technologie
Les applications comportent de nombreuses fonctionnalités qui peuvent vous aider à stimuler votre productivité. Par exemple, pour avoir une vue plus réaliste du temps requis pour effectuer chaque tâche, vous pouvez le calculer à l’aide de ces applications (ce qui peut vous aider à établir un horaire plus raisonnable, comme suggéré ci-dessus).
Vous pouvez également essayer un programme qui « bloque » vos sites Web préférés sur lesquels vous passez trop de temps. Vous pourrez ainsi toujours utiliser les moteurs de recherche selon vos besoins, sans être incité à naviguer sur vos médias sociaux favoris.
La technologie peut également vous aider à rationaliser vos tâches. Par exemple, les propriétaires d’entreprise qui sont des titulaires de la Carte American ExpressMD peuvent facilement et efficacement surveiller et gérer leurs dépenses d’entreprise au moyen de leur compte des Services en ligne sur leur bureau ou dans l’application American ExpressMD lors de leurs déplacements.
3. Tirez pleinement parti de chaque seconde
Certaines journées, vous pouvez prévoir d’enchaîner les tâches rapidement. Puis finalement, votre déjeuner d’affaires est retardé ou un appel téléphonique est annulé, ce qui vous laisse une période libre imprévue. Mais il arrive souvent que nous gaspillions ces courts « imprévus » au lieu d’en profiter efficacement.
Pour accroître votre productivité, rédigez une liste de courtes tâches à accomplir durant ces moments libres, comme appeler le service Conciergerie d’Amex pour effectuer vos réservations pour le week-end.
4. Déconnectez ensemble
Êtes-vous toujours branché – en train de répondre à des messages Slack, à des textos et à des courriels? Les technologies actuelles peuvent nous aider à profiter de chaque seconde, mais elles peuvent également nous rendre plus stressés et épuisés. Actuellement, l’épuisement professionnel représente un enjeu important en milieu de travail. En effet, l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) a récemment ajouté l’épuisement professionnel à sa dernière édition de la Classification internationale des maladies. Selon l’OMS, il s’agit d’un « syndrome conceptualisé comme résultant d’un stress chronique au travail qui n’a pas été correctement géré »2.
Que vous promettiez de prendre plus de vacances, de vous déconnecter de vos appareils, de profiter de la nature, de méditer ou de combiner plusieurs de ces idées de relaxation, profiter du moment présent peut être la chose la plus productive à faire. Vous pourrez ainsi retourner au travail frais et dispo et plus créatif que jamais auparavant.
L’aspect le plus intéressant de ces stratégies de productivité est le fait qu’il en existe forcément une qui vous intéressera et conviendra à vos habitudes professionnelles. Enfin, essayez quelques-unes de ces suggestions pour voir si elles peuvent vous aider à mieux gérer votre liste de tâches à accomplir.
1 https://www.grandandtoy.com/fr/dcr/sites/core/Gtblog-productivity-survey
2 https://www.who.int/mental_health/evidence/burn-out/fr/
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.