Les employés de nombreuses entreprises travaillent à domicile depuis plus d’un mois et ont été transformés du jour au lendemain en télétravailleurs.
Cette transition soudaine, dans les circonstances que l’on connaît, a parfois affecté leur productivité. Le travail à domicile devenant peu à peu la nouvelle norme, il est temps que les employeurs améliorent leurs meilleures pratiques afin de ramener la productivité de leur personnel aux niveaux obtenus auparavant au bureau.
1. Uniformisez les communications
Quand tous vos employés travaillent à la maison, communiquer avec votre personnel devient un énorme défi. Profitez-en donc pour uniformiser vos processus afin de pallier ces nouvelles difficultés. Plus vos processus de communication avec vos télétravailleurs seront précis, mieux vos employés s’en porteront. L’établissement de directives claires peut réduire le stress chez vos employés et les aider à s’y retrouver dans cette nouvelle normalité.
À cette fin, pensez à fixer des règles officielles pour la tenue des réunions à distance et l’utilisation des outils de communication. Par exemple, vous pouvez éviter la multiplication des courriels en désignant le courrier électronique comme un canal réservé à l’envoi de livrables, les communications non essentielles étant effectuées par messagerie instantanée ou clavardage.
Gérez rigoureusement les réunions
Dans un environnement de télétravail, les réunions peuvent gruger beaucoup de temps. Essayez de réduire le stress chez vos employés en appliquant quelques principes de base qui favoriseront des réunions en ligne productives. Tout d’abord, demandez que les réunions programmées commencent à l’heure. Ensuite, efforcez-vous de respecter les horaires de vos employés en terminant les rencontres à l’heure prévue. Veillez à ce que les séances se terminent à une heure qui convient à tout le monde en tenant compte des différents fuseaux horaires. Lorsque vous programmez une réunion, choisissez une heure optimale pour tous les participants en utilisant au besoin les nombreux outils disponibles sur le marché.
Mais surtout, commencez chaque réunion en rappelant aux participants l’objectif de la rencontre et ce qui doit avoir été accompli à la fin de celle-ci. Ainsi, les employés sauront de quoi il retourne et pourront se concentrer sur ce qui compte. Pour ce faire, vous devez vous préparer en établissant un ordre du jour précis pour chaque réunion.
Si vos employés n’ont pas l’habitude de participer à des assemblées générales en ligne, vous pourriez désigner un modérateur au sein de chaque équipe. Cette personne pourra gérer en douceur les échanges et empêcher les participants de parler tous en même temps. Cette étape à la fois simple et empreinte d’empathie pourrait réduire considérablement le stress chez les participants, particulièrement s’ils sont plus introvertis et qu’ils risquent d’avoir du mal à placer un mot dans une salle virtuelle où les extrovertis sont nombreux. Une façon d’y parvenir consiste à inviter les personnes à s’exprimer à tour de rôle. Vous pouvez également inviter les participants à désactiver leur micro et à l’activer uniquement lorsqu’ils veulent émettre un commentaire ou poser une question.
Parlez des communications
Mais comment annonce-t-on de tels changements sans créer de la confusion? Préparez votre équipe en annonçant que des changements vont être apportés à vos méthodes de communication et expliquez comment cela facilitera la vie de tout le monde.
Vous pouvez commencer en demandant à un membre de l’équipe de transmettre votre nouvelle politique de communication. Maintenant, à qui faut-il confier cette tâche? À un cadre? À une chef de service? Aux ressources humaines? La réponse dépendra de la taille de votre entreprise, de sa culture et de vos façons de faire habituelles. Cela dit, pour être bien comprises, les annonces de ce type sont généralement effectuées par la personne responsable du service, car elle entretient déjà des relations solides avec son équipe. Rappelez-vous également que l’une des façons les plus efficaces d’obtenir l’adhésion des employés et de faire en sorte qu’ils retiennent l’information consiste à ajouter une histoire qui illustre la nature et la signification du changement. Un tel récit ajoute une touche humaine à votre message sur la nécessité de modifier rapidement les modes de communication pendant la crise.
Définissez vos attentes
Pour que vos employés respectent vos nouvelles politiques, vous devez d’abord leur expliquer clairement vos directives et vos attentes. Vous devez leur rappeler les raisons pour lesquelles la nouvelle politique est en place. Pensez également à programmer chaque semaine ou toutes les deux semaines des bilans au cours desquels vous pourrez vérifier si la stratégie de communication fonctionne et apporter les modifications nécessaires.
Si vous dirigez une équipe, c’est le moment idéal pour renforcer les liens avec ses membres. Intéressez-vous à leur bien-être, restez en contact et communiquez souvent et ouvertement avec eux. Essayez régulièrement de trouver le temps pour leur parler au téléphone. Toutes ces attentions contribueront à maintenir leur loyauté ainsi que leur détermination à respecter les nouvelles politiques de communication.
2. Désignez un responsable administratif
Au bout de deux ou trois semaines de télétravail, les employés pourraient commencer à avoir l’impression qu’ils sont tiraillés dans plusieurs directions. Puisqu’ils ne peuvent plus coordonner les tâches en personne, certaines d’entre elles risquent d’échapper à leur attention. Il est également possible qu’ils aient du mal à savoir qui fait quoi et que certains renseignements essentiels ne leur soient pas transmis à temps.
Une façon de prévenir ce type de difficultés consiste à confier la gestion des échanges à une personne qui agira comme gestionnaire de projets virtuel.
Établissez le champ d’action de votre responsable administratif
Cette personne peut aider à améliorer l’efficacité des troupes en définissant les tâches à accomplir et en déterminant l’ordre dans lequel elles doivent être exécutées. Elle devrait également planifier les réunions debout virtuelles, en dresser les procès-verbaux ainsi qu’informer la direction de l’avancement des projets.
Puisqu’il est essentiel de communiquer souvent avec les équipes en télétravail, votre responsable administratif peut également effectuer le suivi des étapes clés et veiller à ce que tous les employés soient dûment informés. Par exemple, il est important que les équipes soient au courant des modifications importantes et de tout changement de dates clés.
Confiez à votre responsable la supervision de la qualité globale, du respect des normes et de la formation, et donnez-lui également le pouvoir de fixer des échéances et de les faire respecter. Cette personne devrait également assumer l’entière responsabilité de la gestion des versions des fichiers. La politique de gestion des versions devrait être normalisée et conforme aux pratiques optimales déterminées par vos services informatiques.
Cela dit, vous pourriez vouloir exclure du champ d’action de votre gestionnaire de projets les décisions de nature budgétaire et disciplinaire. En effet, ces volets relèvent davantage des chefs de service et des dirigeants. Vous pourrez toujours accroître les pouvoirs accordés à votre gestionnaire de projets plus tard.
Choisissez la personne idéale pour ce rôle
Commencez du bon pied en confiant ces responsabilités à une personne qui excelle dans les tâches administratives et dont l’enthousiasme et les qualités de meneuse lui permettront de maintenir la motivation de l’équipe.
Ce nouveau poste doit être annoncé par la personne à la tête de l’équipe (chef de service, directeur, vice-président, etc.). Réfléchissez soigneusement à ce que vous direz lors de votre annonce. Par exemple, commencez par expliquer aux employés les raisons de la création de ce nouveau poste, en mentionnant les avantages que leur procurera un gestionnaire de projets virtuel. Expliquez comment ce responsable jouera un rôle essentiel dans la coordination de la planification des tâches et de leur exécution, leur faisant ainsi gagner un temps précieux qu’ils pourront consacrer au travail dans lequel ils excellent. Pensez à établir des liens entre ce rôle et la réalisation des objectifs clés de l’entreprise dans la nouvelle réalité. Votre équipe pourrait alors être beaucoup plus encline à considérer ce nouveau poste comme crucial pour la réussite de ses projets.
Il pourrait être utile aussi de dire aux gens que le poste de gestionnaire de projets virtuel est temporaire. Une telle annonce présente trois avantages. Premièrement, elle vous permet de vérifier si le programme fonctionne bien et d’apporter les changements nécessaires. Deuxièmement, elle permet de calmer l’anxiété des membres de l’équipe qui pourraient être inquiets à l’idée de relever d’une nouvelle personne, voire d’un pair qui plus est. Troisièmement, cette annonce peut aider votre responsable administratif à se sentir plus à l’aise de remplir ses fonctions puisque celles-ci ne sont pas permanentes.
3. Continuez de promouvoir votre culture
Le travail à domicile ne sonne pas le glas de votre culture d’entreprise. Les rapports que les équipes ont tissés entre elles au fil de leurs rencontres constituent un des éléments cruciaux de cette culture.
Organisez des cinq-à-sept virtuels
Pour préserver ces liens de camaraderie et maintenir la vigueur de votre culture d’entreprise, vous pouvez, par exemple, organiser des cinq-à-sept virtuels facultatifs. Certains employés s’ennuient de la compagnie de leurs collègues, qu’ils avaient l’habitude de côtoyer au bureau. Un cinq-à-sept virtuel à la fin d’une journée de travail peut motiver considérablement les employés et les aider à garder le moral dans un contexte d’incertitude propice à l’anxiété. Ces petites réunions virtuelles peuvent renforcer la cohésion de votre équipe et rappeler à chacun de ses membres que nous sommes tous dans le même bateau.
Veillez à ce que vos cinq-à-sept virtuels soient brefs et indiquez une heure de fin dans le calendrier. Cela dit, certaines personnes pourraient vouloir rester plus tard si elles passent un bon moment. Faites également savoir aux employés qu’ils peuvent se joindre à la rencontre ou quitter celle-ci quand bon leur semble.
Prévoyez aussi des pauses et des pauses repas virtuelles
Puisque les employés ne peuvent plus se rassembler à la cafétéria de l’entreprise ou au restaurant du coin, créez un lieu de rassemblement virtuel qui vous servira de « coin repas ». Vous pouvez également créer, dans votre outil de clavardage interne, un canal de communication réservé aux échanges qui s’y dérouleront. Tout comme pour vos cinq-à-sept virtuels, essayez de fixer des heures de début et de fin pour ces pauses (par exemple, de 12 h à 13 h) pour que les employés sachent à quel moment ils peuvent se rendre au coin repas pour manger et bavarder avec leurs collègues.
Une autre façon de préserver la solidité des liens sociaux entre les employés consiste à utiliser la vidéoconférence comme solution de rechange aux conversations autour de la machine à café. Pendant vos vidéoconférences, prévoyez une courte période pendant laquelle les employés pourront jaser entre eux et entretenir ainsi leur sentiment d’appartenance mutuel. Vous pouvez également commencer votre vidéoconférence en prenant des nouvelles des gens pour savoir comment ils vont, ce qu’ils font et ce qui se passe bien.
N’oubliez pas les anniversaires, les activités de reconnaissance des employés et les autres événements spéciaux
En temps normal, vos employés ont-ils librement accès aux patrons? Vous pouvez maintenir cette pratique de gestion en demandant à ce que les outils de communication utilisés par l’entreprise soient activés en tout temps. Cette mesure toute simple signale que votre porte virtuelle demeure ouverte. Le but est de reproduire virtuellement, le plus fidèlement possible, la culture en vigueur dans vos bureaux.
Aviez-vous l’habitude de souligner les anniversaires? Continuez de le faire en envoyant des notifications à l’échelle de l’entreprise. Vous pouvez également utiliser Hangouts de Google pour souligner la fête d’un employé.
Réfléchissez également à la manière dont vous assurez le maintien de votre programme de reconnaissance des employés. Par exemple, vous pouvez continuer de saluer les efforts des employés à l’aide de divers outils numériques. Vous pouvez vous filmer pendant que vous offrez vos félicitations ou utiliser des émojis spécialement conçus à cette fin. Vous pouvez également inviter les employés à souligner les réalisations de leurs collègues, par exemple, s’ils s’efforcent constamment d’aider les autres pendant ces temps difficiles. En permettant ainsi aux employés de se féliciter les uns les autres, vous contribuez au maintien de la culture positive que vous avez établie. Les récompenses destinées aux employés seront également adaptées aux circonstances actuelles. Pensez à offrir des cartes-cadeaux iTune, un abonnement à Spotify Premium ou des livres électroniques en vente sur Amazon.
Si la ludification fait partie de votre culture d’entreprise, vous pouvez également conserver cet aspect de votre philosophie. Par exemple, vous pouvez réserver une période (par exemple, le vendredi après-midi) pour une chasse au trésor classique en utilisant cette fois des programmes en ligne.
Qui devrait être responsable de l’organisation de ces initiatives? Dans une grande entreprise, le service des ressources humaines peut s’occuper de mettre en place ces activités. Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous pouvez désigner, en collaboration avec vos chefs de service, un membre de votre équipe doué pour les relations interpersonnelles et disposé à jouer le rôle de motivateur en chef.
Le présent article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.