Les chaînes d’approvisionnement internationales ont été secouées au cours des dernières années par une série de perturbations non seulement importantes, mais durables. Il faut au moins trois mains pour les compter; une pandémie, des pénuries de main-d’œuvre, des restrictions d’échange commercial, des ports embourbés, des fermetures d’entreprise, des intempéries extrêmes, des ressources qui se font rares, et plus récemment, une incertitude du potentiel de croissance économique. Avec tous ces changements différents, il est important de vous assurer que votre fournisseur outre-mer est en mesure de répondre aux besoins de votre entreprise. Comment harmonise-t-on les objectifs de son entreprise avec les fournisseurs outre-mer? Continuez à lire pour voir quelles questions vous devriez leur poser, et vous poser.
Les entreprises canadiennes ressentent la pression de la hausse du coût des affaires, et leur réputation pour la livraison à temps de produits de grande qualité est en jeu. Pour s’adapter, certaines équipes de sourçage et de gestion de chaîne d’approvisionnement rééquilibrent leurs stratégies de sourçage en faisant appel à des fournisseurs mondiaux (outre-mer), régionaux (transfrontaliers) et locaux (nationaux). D’autres sont passées d’une source à plusieurs sources pour obtenir des composantes et des stocks. Et certaines entreprises ont abandonné la gestion des stocks de style « juste à temps » pour amasser de grandes réserves de stocks essentiels.
Dans ce monde rempli de changements, il devrait y avoir une constante selon les experts en gestion de chaîne d’approvisionnement : garder les voies de communication ouvertes avec vos fournisseurs, surtout à l’international, et les utiliser tôt et souvent.
Il y a trois questions fondamentales qu’une entreprise devrait toujours poser aux fournisseurs outre-mer, avant et après la signature de tout contrat, pour choisir le bon fournisseur et entretenir une bonne relation avec ce dernier. Choisir le bon fournisseur peut avoir une incidence positive sur les flux de trésorerie de votre entreprise, entre autres avantages. Continuez à lire pour obtenir des conseils sur l’évaluation de vos besoins en ce qui a trait aux fournisseurs outre-mer et sur comment interpréter la gestion des risques associés aux fournisseurs pour choisir le bon partenaire pour votre entreprise.
Questions à se poser concernant les fournisseurs outre-mer
Avant de poser des questions aux fournisseurs outre-mer sur les changements touchant leur environnement local, leur capacité, leur résilience et leurs prévisions, les experts en sourçage recommandent de se poser des questions importantes pour préparer le terrain[1] :
· Comment la demande de vos propres clients change-t-elle? Particulièrement dans les périodes turbulentes, la demande doit l’emporter sur les tendances historiques de ventes lorsqu’on prend des décisions ayant trait à la chaîne d’approvisionnement. Surveillez donc étroitement la demande des clients, ou vous risquez de vous retrouver avec trop, ou pas assez, de stocks. On s’attend à ce que les ventes au détail connaissent une croissance de 3 % en 2023, par exemple. C’est une tendance à la baisse, puisque la croissance était de 4 % l’année dernière, selon Trading Economics. Avez-vous une vue d’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement? La communication est essentielle, qu’elle soit automatique dans le cas d’une chaîne d’approvisionnement numérique ou en personne par des appels en conférence, ou idéalement, les deux. Qu’arrive-t-il dans votre chaîne d’approvisionnement et où sont les goulots d’étranglement?
· À quel point votre sourçage est-il flexible? Les dispositions à une seule source peuvent offrir des avantages comme des rabais au volume, mais elle crée aussi un point d’échec dans votre chaîne d’approvisionnement. Même le sourçage de plusieurs fournisseurs d’un même pays ou d’une même région peut ne pas offrir assez de flexibilité pour éviter les risques locaux, les hausses subites de taux de change ou d’autres problèmes. Cependant, il est important de comparer les avantages de l’ajout de nouveaux fournisseurs aux coûts qui s’y relient.
· Lequel de vos fournisseurs pourrait poser un risque? Faites vos recherches avant de discuter avec vos fournisseurs afin de pouvoir leur poser des questions éclairées au sujet des risques éventuels dans leur pays, leur marché, leurs finances, leurs opérations, leur dotation en personnel et leur propre chaîne d’approvisionnement. Vous devriez également leur poser des questions sur leurs plans en cas d’imprévu et leurs plans pour assurer la continuité des affaires.
Questions sur la gestion des risques à poser aux fournisseurs outre-mer
Les risques associés à la chaîne d’approvisionnement des acheteurs et des vendeurs varient en fonction de leur envergure, de leur marché et d’autres facteurs. Le terme « fournisseur » a aussi un sens très général. Un fournisseur pourrait fabriquer un produit selon vos spécifications ou vous vendre des matières premières, des composants, des logiciels ou des services. Peu importe, la dépendance de votre entreprise sur ce fournisseur pose des risques similaires qui ont tendance à augmenter plus la logistique de la chaîne d’approvisionnement internationale est complexe.
« Après avoir déterminé quels sont les risques dans votre chaîne d’approvisionnement, vous pouvez utiliser cette information pour les atténuer en diversifiant vos sources ou en amassant de grandes réserves de stocks », selon Willy C. Shih, professeur à l’école de commerce de Harvard[3]. Sinon, vous pouvez aussi réduire la variété de produits que vous fabriquez ou vendez.
Mais vous devez tout d’abord cerner les problèmes éventuels. Il y a quatre questions sur les risques à poser aux fournisseurs outre-mer :
1. À quel point la chaîne d’approvisionnement de votre fournisseur est-elle flexible? Vous pourriez être vulnérable si votre fournisseur obtient un composant essentiel d’un seul pays ou le fabrique dans un seul pays selon M. Shih. Vous devriez aussi vous informer au sujet de ses niveaux de stocks et de ses réserves en cas d’imprévu.
2. Quelle est leur approche pour les communications? Vos fournisseurs outre-mer doivent régulièrement communiquer et produire des rapports d’état. Votre fournisseur accepte-t-il de le faire? Si oui, établissez des indicateurs de rendement que les deux parties peuvent suivre, et qui combinent des sources de données et des mesures d’expédition automatiques avec des discussions régulières d’évaluation du rendement. Votre fournisseur et vous pouvez-vous voir les mêmes données en temps réel sur une plateforme numérique? Y a-t-il une disposition réactive et quotidienne pour les communications entre les différents fuseaux horaires? Y a-t-il une stratégie de communication en cas de crise? Y a-t-il un problème potentiel de communication en raison d’une différence de langue?
3. À quel point votre fournisseur est-il protégé contre les cyberattaques? Les chaînes d’approvisionnement sont une cible alléchante pour les cybercriminels, qui peuvent attaquer un « petit joueur » pour ensuite infiltrer un acheteur plus important. Des attaques par rançongiciel très médiatisées ont récemment neutralisé de grandes chaînes d’approvisionnement. Les fraudeurs se font aussi souvent passer pour des fournisseurs qui demandent un paiement en prenant le contrôle du compte de courriel d’un fournisseur, ce qui peut vous causer des pertes financières. En 2020, le Centre antifraude du Canada a signalé plus de 30 millions de dollars de pertes causées par des attaques par « fraude du président ».
4. Quelles sont les politiques environnementales, sociales et de gouvernance de votre fournisseur? La réputation de votre entreprise pourrait être à risque si votre fournisseur outre-mer ne respecte pas les normes d’ESG, qui sont maintenant plus importantes que jamais pour les consommateurs, les organismes de réglementation, les investisseurs et d’autres intervenants importants.
Questions fondamentales à poser aux fournisseurs outre-mer
Les risques mondiaux étant nouvellement bien plus élevés, il est important de poser les questions approfondies ci-dessus, mais on ne doit pas oublier les questions habituellement requises pour la gestion des fournisseurs. Voici des questions fondamentales à poser aux fournisseurs outre-mer :
1. Quel est le délai actuel d’exécution? Les questions sur le délai d’expédition sont maintenant une priorité. Par exemple, le délai de livraison est maintenant de 6 à 9 mois pour certains matériaux de construction.
2. Quelle méthode de paiement sera utilisée? Les méthodes habituelles de paiement de fournisseurs étrangers comprennent le paiement à l’avance (la marchandise est seulement expédiée une fois le paiement reçu), des dispositions de compte ouvert basées sur un contrat à terme (expédition basée sur une entente pour payer un prix établi à une date ultérieure) et des lettres de crédit (une banque garantit le paiement pour vous).
3. Quelle devise sera utilisée et comment les fluctuations de taux de change seront-elles traitées? Les risques associés au taux de change peuvent diminuer les profits. Les experts en chaînes d’approvisionnement suggèrent d’établir des règles dès le départ pour éviter les situations « gagnant-perdant » où un fournisseur peut chercher à tirer un bénéfice de la volatilité du cours des devises.
4. Comment les retours sont-ils gérés? Pour le détaillant moyen, la marchandise a été retournée pour 16 % des ventes l’année dernière, selon certaines sources[6]. Le coût de la logistique inversée peut être élevé si des dispositions appropriées n’ont pas déjà été prises pour le retour de marchandises au détaillant, au distributeur ou au fabricant.
5. Quelles sont les normes et mesures de contrôle de la qualité du fournisseur? Les restrictions de voyage ont empêché les visites et les inspections sur place des fournisseurs outre-mer au cours des dernières années. En guise de remplacement, vous pouvez demander des échantillons, faire des recherches sur les évaluations du fournisseur et intégrer des fournisseurs en tant que participants actifs au programme d’assurance de la qualité de votre entreprise.
6. Quel est le prix? Y a-t-il des rabais? La plupart des experts en commerce suggèrent que le prix ne devrait pas être votre principale considération, mais il reste très important. Y a-t-il un programme de rabais au volume ou de rabais pour renouvellement de contrat annuel? Assurez-vous de bien comprendre le « prix rendu » total, y compris les frais de transport, de dédouanement et de gestion d’inventaire ainsi que les taxes, en plus du prix des produits.
7. À quel moment le transfert de responsabilité a-t-il lieu? Ce renseignement vous permet de déterminer si c’est vous ou le fournisseur qui devez assumer les coûts ci-dessus et le risque de perte de marchandises en cours de transport.
8. Comment les retards et les cargaisons perdues seront-ils gérés? Les contrats comportent souvent des clauses prévoyant des pénalités pour les retards (à moins qu’ils soient causés par des événements incontrôlables comme une catastrophe naturelle). On s’attend aussi à ce que les fournisseurs remplacent les marchandises perdues et endommagées, selon la réponse à la question 11, et ils sont souvent assurés pour de telles éventualités.
9. Quels tarifs douaniers, quelles taxes et quelles restrictions commerciales peuvent s’appliquer? Les règles du commerce international sont en constante évolution, ce qui peut avoir une incidence sur les coûts et les délais de livraison. La hausse des tarifs douaniers entraîne la hausse du prix des produits. Les erreurs dans les documents entraînent des retards de dédouanement.
10. Le fournisseur a-t-il déjà fait affaire avec des Canadiens? Avec des entreprises comme la vôtre? Avoir un fournisseur qui connaît déjà les normes pour les produits, les règles sur les échanges commerciaux et les particularités de la logistique au Canada peut aider à éliminer des problèmes dans la chaîne d’approvisionnement.
11. Le fournisseur peut-il présenter des références? Communiquez directement avec ses clients pour connaître leur expérience avec ce fournisseur, qu’elle soit positive ou négative.
À retenir
Pour garder votre entreprise sur la bonne voie, votre chaîne d’approvisionnement doit toujours bien fonctionner, ce qui est plus difficile à accomplir que jamais de nos jours, surtout si vos sources d’approvisionnement sont à l’étranger. Avoir une bonne liste de questions à poser aux fournisseurs outre-mer, dès le départ et régulièrement, peut aider à éviter toutes sortes de problèmes éventuels.
Cet article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.