Cet article est présenté à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ou financiers ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.
Dans un contexte économique incertain, chaque cent compte, et même une très petite augmentation de revenus ou réduction des coûts peut avoir une incidence sur la rentabilité d’une entreprise. La bonne nouvelle est qu’une grande restructuration n’est pas nécessaire. Il suffit de prendre quelques mesures simples qui relèvent du gros bon sens pour améliorer les résultats, surtout pour une petite entreprise.
La fin de l’année est le moment idéal de prendre un peu de recul et d’examiner vos pratiques d’affaires, mais vous pouvez aussi le faire à n’importe quel autre moment. Prenez le temps d’évaluer ce que vous faites bien et ce que vous pouvez améliorer avant de mettre en œuvre des mesures de réduction des coûts pour votre entreprise.
La réduction des coûts d’une entreprise peut être difficile si on ne sait pas par où commencer. Continuez à lire comment réduire les coûts pour économiser de l’argent à long terme.
Comment réduire les coûts d’une entreprise
1. Réduisez les dépenses d’approvisionnement.
Vous pouvez réduire les coûts en trouvant des fournisseurs de fournitures de bureau qui offrent de meilleurs prix. Cherchez en dehors de votre bassin habituel de fournisseurs. Vous trouverez des fournitures de bureau à prix abordables chez les grands fournisseurs qui peuvent souvent offrir de meilleurs prix.
2. Réduisez les coûts de production.
Les propriétaires d’entreprise cherchent toujours à trouver des moyens de réduire leurs dépenses en matériaux et à optimiser leurs ressources. Voici quelques suggestions :
● Essayez de vendre les restants de carton, de papier et de métal au lieu de l’envoyer au centre de recyclage. Songez aussi à des façons d’utiliser vos retailles pour créer un nouveau produit.
● Tirez le maximum de votre espace de production. Surtout à l’ère du travail hybride ou à distance, songez à éliminer les espaces de bureau non utilisés. Centralisez ou regroupez l’espace requis pour la production. Louez l’espace non utilisé à une autre entreprise ou personne, qu’il s’agisse d’un petit bureau ou d’un grand entrepôt.
● Suivez et mesurez l’efficacité opérationnelle de votre entreprise, et apportez des ajustements pour optimiser l’utilisation des ressources disponibles. Établissez des mesures de rendement qui représentent bien vos objectifs d’efficacité et offrez des incitatifs pour l’atteinte de ces objectifs.
« Vous perdez peut-être de l’argent en affectant les mauvaises personnes à certaines tâches. Donnez des responsabilités aux employés les plus compétents et les plus efficaces pour chaque domaine. »
3. Réduisez les coûts associés aux comptes financiers.
Examinez vos polices d’assurance et vos comptes financiers pour trouver des occasions de réduire les coûts.
● Économisez de l’argent sur les assurances en comparant les prix de différents fournisseurs, et demandez à votre prêteur ou assureur d’égaliser le meilleur prix.
● Regroupez les polices d’assurance ou comptes de banque si possible.
● Évaluez vos polices d’assurance pour vous assurer de ne pas avoir de couvertures inutiles ou en double.
● Ne contractez pas de dettes inutilement. Procédez à une analyse coûts-bénéfices détaillée et calculez des prévisions lorsque vous envisagez une expansion. Tenez compte du coût d’opportunité et de l’effet du remboursement de la dette sur vos liquidités. Une dette excessive affecte la cote de crédit de votre entreprise, les taux d’intérêt et sa capacité d’emprunt à l’avenir.
● Examinez les offres spéciales pour les comptes financiers. Beaucoup de fournisseurs de services financiers ont des offres mensuelles ou trimestrielles. Par exemple, certains fournisseurs de cartes de crédit d’entreprise annoncent des offres pour les comptes à crédit renouvelable. Assurez-vous de vous tenir au courant afin de pouvoir maximiser les récompenses.
4. Modernisez vos efforts de marketing.
Bien sûr, vous ne voulez pas éliminer les efforts qui fonctionnent, mais il peut valoir la peine de rechercher d’autres options moins dispendieuses pour vous aider à réduire les coûts.
● Développez votre liste d’adresses de courriel de clients et mettez en place un programme de recommandation. La recommandation d’un client actuel est plus susceptible d’entraîner une vente que les activités traditionnelles de marketing. Créez des campagnes de courriels de marketing qui épateront vos clients. Offrez-leur des rabais spéciaux et des coupons juste pour s’inscrire.
● Faites plus de réseautage, moins de publicité. Les clients sont plus susceptibles de faire appel à une entreprise avec un visage qu’ils reconnaissent. Ils veulent connaître l’histoire de votre marque et ce qui se passe en coulisses plus qu’ils veulent entendre un argumentaire de vente. Prenez le temps de former une bonne relation avec vos clients.
● Augmentez votre utilisation des médias sociaux et réduisez les efforts de marketing traditionnel. Songez à saisir de nouvelles occasions avec du contenu de qualité ayant trait à votre entreprise sur les plateformes sociales que vos clients fréquentent.
5. Utilisez des stratégies qui maximisent votre emploi du temps.
Optimiser la productivité aide à réduire vos coûts. N’oubliez pas que le temps perdu est de l’argent perdu.
● Minimisez les distractions à l’aide d’applications de productivité qui aident les employés à rester concentrés sur leurs tâches.
● Utilisez des logiciels pour suivre l’emploi du temps de vos employés, le temps qu’ils passent sur diverses activités ou divers projets et les heures facturables.
● Établissez le délai raisonnable pour effectuer certaines tâches ou activités. Offrez des incitatifs aux employés qui respectent ce délai ou qui prennent moins de temps.
● Planifiez les activités d’affaires et encouragez les employés à respecter l’horaire quotidien ou hebdomadaire.
● Réservez une période constante pour les réunions. Communiquez clairement aux participants que vous vous attendez à ce qu’ils se présentent à temps, qu’ils suivent le programme étroitement et qu’ils terminent à l’heure prévue.
6. Réduisez les coûts à l’aide de technologies virtuelles.
Ajoutez les technologies virtuelles à votre stratégie de réduction des coûts. Les mesures prises pour la pandémie de COVID-19 ont montré combien les entreprises peuvent être efficaces grâce au travail à distance. Les réunions virtuelles peuvent éliminer les frais de déplacement, et les bureaux virtuels peuvent éliminer le besoin de louer des espaces.
Nous ne voulons certainement pas éliminer complètement les contacts en personne, mais on peut les réserver aux situations où ils sont le plus avantageux. Beaucoup d’entreprises utilisent des outils de messagerie instantanée en plus des courriels pour communiquer tout au long de la journée, et utilisent des applications de vidéoconférence pour tenir des réunions virtuelles.
Utilisez des technologies infonuagiques pour centraliser les documents de l’entreprise et la collaboration sur les produits pour éliminer l’utilisation de documents en papier et de réunions en personne. Le partage de documents numériques peut grandement réduire les dépenses en fournitures comme l’encre et le papier, et les frais postaux.
7. Concentrez votre attention.
Certains propriétaires de petite entreprise peuvent vouloir tout faire, mais il peut être plus rentable de concentrer votre attention. En limitant les types de services et de produits qu’offre votre entreprise, vous pourriez vous rendre compte que vous pouvez rehausser votre productivité et la qualité de votre travail. La sous-traitance est un autre bon moyen d’y arriver. Au lieu de refuser des occasions, maximisez votre capacité en faisant appel à des sous-traitants lorsque possible. Plus de projets donnent plus de revenus, et la sous-traitance permet de réduire les coûts.
8. Profitez au maximum de votre espace.
Analysez votre utilisation actuelle d’espace physique. Un surplus d’entreposage et de fournitures, et la mauvaise utilisation de meubles et d’équipements sont des sources courantes de gaspillage d’espace.
Regroupez ou centralisez les différentes fonctions ou les différents services de votre entreprise. Utilisez des espaces à plusieurs fins. Par exemple, une salle de réunion peut aussi être une salle de repas, et vous pouvez peut-être placer vos photocopieuses dans une salle de rangement. Les occasions varient en fonction de la nature de votre entreprise.
9. Maximisez l’utilisation des compétences de vos employés.
Si vous êtes toujours à la recherche de moyens de réduire les coûts, vous pouvez analyser comment vous exploitez l’expérience et les compétences de vos employés. Vous perdez peut-être de l’argent en affectant les mauvaises personnes à certaines tâches. Donnez des responsabilités aux employés les plus compétents et les plus efficaces pour chaque domaine. N’utilisez pas d’excellents représentants commerciaux pour faire de l’entrée de données ou du personnel spécialisé en chiffres pour faire de la mise en page. Il est souvent nécessaire d’attribuer plusieurs tâches à une seule personne, mais voyez si vous pouvez confier certaines tâches à une autre personne qui pourrait les accomplir plus efficacement.
10. Embauchez un expert en réduction des coûts.
Si vous avez de la difficulté à réduire vos coûts, il pourrait être avantageux d’embaucher un expert pour créer une bonne stratégie de réduction des coûts. Un comptable agréé peut faire le ménage dans vos affaires et vous montrer comment réduire les coûts. Il pourrait aussi trouver des moyens de profiter d’avantages fiscaux.
Il est essentiel pour une entreprise d’apprendre comment réduire les coûts. Suivre des tactiques comme réduire les dépenses d’approvisionnement, utiliser des technologies virtuelles et analyser vos comptes financiers peut vous aider à efficacement réduire vos coûts. Vous pourrez ensuite investir davantage sur ce qui est le plus important pour votre entreprise.