Para algunas Empresas, los viajes de negocios son esenciales en la apertura de nuevas oportunidades y en la búsqueda de nuevos clientes. Actualmente, ante un panorama más estable acerca de la pandemia, se pueden retomar con seguridad las actividades relacionadas con viajar, por ejemplo, la renta de autos.
En este artículo, Business Class te presenta algunas recomendaciones para alquilar un vehículo durante un viaje de negocios.
Revisa las medidas preventivas
A más de dos años de su irrupción, no es que la pandemia haya desaparecido, sino que hemos aprendido a convivir con ella con mayor seguridad. Si bien en muchos lugares las restricciones para viajar se han relajado, es importante mantenerse informado sobre las medidas para prevenir contagios de Covid-19 que apliquen en el destino que visiten los viajeros de la Empresa, así como sobre los protocolos específicos de la agencia en la que se rentará el vehículo, por ejemplo, llenar formularios para indicar que no se presentan síntomas, modalidades de entrega con contacto reducido, uso de cubrebocas, procedimientos de desinfección, etc.
Investiga las políticas de cancelación
Muchas agencias cuentan con políticas flexibles para cambiar el itinerario o cancelar el servicio. En la mayoría de los casos, se puede solicitar el cambio hasta con un día de anticipación, pero si no se modifican las fechas de alquiler o no se presenta la cancelación, la Empresa puede ser acreedora a sanciones equivalentes a uno o dos días de renta. Para evitar penalizaciones al rentar autos, debes analizar lo que ofrece cada agencia y gestionar con tiempo la ruta de viaje de tus empleadas y empleados.
Compara características
Para elegir la mejor opción, primero tienes que definir las necesidades de tu personal. Por ejemplo, si va a viajar a una distancia corta, si va a utilizar el vehículo como medio de transporte después de un viaje en avión o si va usar el automóvil para transportar clientes o mercancía. También debes tomar en cuenta dónde se encuentra la sucursal de la agencia para agilizar la entrega del vehículo y no retrasar el itinerario de trabajo de las y los viajeros. Con esta información, será más sencillo comparar características al momento de rentar autos para cumplir con los requerimientos de cada una de las personas que viajan.
Contrata planes para Empresas
Existen programas de arrendamiento de autos exclusivos para Empresas que te pueden ayudar a ahorrar tiempo y dinero. Estos planes comerciales se suelen personalizar para atender las necesidades particulares de cada compañía y ofrecen beneficios como prioridad en tiempos de espera, distintas modalidades de pago, seguros y cobertura de daños para los automóviles, tarifas preferenciales y ofertas exclusivas.
Utiliza Tarjetas Corporativas
Una forma de administrar mejor la renta de autos para los viajes de negocios es usar una Tarjeta Corporativa como método de pago*, no solo para el alquiler del vehículo, también para gastos relacionados como la carga de gasolina. Las arrendadoras de autos suelen solicitar un depósito de garantía para amparar algún desperfecto o el robo del vehículo, por lo que piden una tarjeta con crédito disponible. Si los viajeros usan una Tarjeta Corporativa, además de cumplir con los requisitos de la arrendadora, facilitan el proceso de conciliación de gastos de viaje, ya que estos se registran automáticamente en la cuenta de la Empresa y se tiene visibilidad en todo momento, lo cual brinda mayor seguridad y control.
*Consulta los requisitos de contratación, comisiones, términos y condiciones para contratar Las Tarjetas Corporativas American Express en http://amexempresas.com/solicitudesycontratos
FUENTES:
● Alamo. “5 ventajas de alquilar un auto para tu viaje de negocios”. Octubre, 2020. Consultado en marzo de 2022. https://www.alamo.com.mx/blog/5-ventajas-de-alquilar-un-auto-para-tu-viaje-de-negocios/?gclid=CjwKCAiA4KaRBhBdEiwAZi1zzlh8iW2N-HpZbr1EGeJFtXMi55UJnqKr7dwVUZu1DPMXq8zuSuhFlxoCh68QAvD_BwE
● CTM. “Tips for the best possible car rental experience post COVID-19”. Consultado en marzo de 2022. https://www.travelctm.com/blog/tips-for-the-best-possible-car-rental-experience-post-covid-19/
● Egencia. “Novedades para proveedores de viajes de negocios”. Consultado en marzo de 2022. https://www.egencia.com/help-center/article/195
● Forbes. “Car Rental Prices Are Up. What Are The Alternatives?”. Publicado el 8 de marzo de 2022. Consultado en marzo de 2022. https://www.forbes.com/advisor/travel-rewards/car-rental-prices-are-up-what-are-the-alternatives/