El Presupuesto Base Cero es una metodología que forma parte de la planeación estratégica de una Empresa, debido a que consiste en evaluar año con año, o bien en determinados periodos, las áreas, programas y gastos de la compañía. Se considera una herramienta técnica presupuestal, ya que implica el proceso de elaboración de un presupuesto basado únicamente en las expectativas para el año siguiente, sin referencias a los años anteriores, ni basándose en datos históricos. De esta manera, se reevalúan los programas y gastos partiendo de cero.
El objetivo de esta metodología es lograr que las áreas realicen todas sus actividades con mayor productividad sin desperdiciar recursos, para que representen un verdadero ahorro a la empresa. En un tiempo de incertidumbre sin precedentes como el que estamos atravesando debido a la contingencia sanitaria, identificar para qué sirve un Prespuesto Base Cero puede ser de mucha utilidad para el manejo de crisis de las Empresas.
Características del Presupuesto Base Cero
Se trata de una herramienta flexible que ayuda a simplificar los procedimientos presupuestales, para evaluar y asignar los recursos financieros de manera eficiente. Asimismo, sirve de estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes alternativas existentes, para cumplir con las actividades dentro de la organización. Proporciona información detallada sobre cuánta inversión se requiere para alcanzar las metas trazadas, pues enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas, en vez de hacerlo hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior. La metodología requiere que la persona responsable de cada área justifique el presupuesto solicitado totalmente, y que compruebe por qué se debe gastar y cómo se asignarán los recursos. También permite a cada responsable contar con un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores. Además, este método se puede adaptar a cualquier organización.
¿Cómo elaborar el Presupuesto Base Cero?
El Presupuesto Base Cero se debe elaborar antes de iniciar el periodo correspondiente, para lo cual, las personas encargadas de cada área deben preparar un paquete de decisión de cada actividad u operación. Los paquetes de decisión se evaluarán y clasificarán en orden de importancia mediante un análisis sistémico y de acuerdo con un formato preestablecido, el cual debe incluir un análisis de costos, propósitos, alternativas, evaluación de resultados, consecuencias de no ejecutarlo y beneficios obtenidos. La información deberá concentrarse en los siguientes apartados del formato:
1. Nombre o título del paquete
2. División
3. Departamento
4. Clasificación
5. Propósito
6. Descripción de las actividades
7. Logros y beneficios
8. Medición (evaluación cuantitativa del paquete)
9. Recursos requeridos
10. Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete
11. Decisión
12. Fecha de preparación
Una vez analizados los resultados de cada paquete, se deben tomar las decisiones más adecuadas y dirigidas a las metas de la Empresa, con el fin de optimizar recursos, procesos y hacer los cambios necesarios. Este tipo de decisiones impulsarán a un nivel superior a la propia compañía, con mayor eficiencia y competitividad. De esta manera, la importancia del Presupuesto Base Cero es la identificación de métodos alternativos de operación, por lo cual se ha convertido en una metodología fundamental en la mayoría de las organizaciones.
FUENTES:
El Presupuesto Base Cero. Centros de Estudios de las Finanzas Públicas. Cámara de Diputados, H. Congreso de la Unión. CEFP/023/2005
Pyhrr, Peter A. Presupuesto Base Cero. Editorial Limusa. Primera Edición: 1977. México