Cualquier empresa cuyos directivos o empleados salgan de viaje constantemente necesita tener un plan de gestión de riesgo en turismo de negocios. Éste puede ser administrado por un área que se encargue exclusivamente del programa de viajes de la empresa, por recursos humanos, o incluso por una compañía externa especializada. Sea como sea, contar con este plan es fundamental para cumplir con una expectativa básica de los empleados viajeros: el 80% de ellos considera que su organización tiene la obligación de responder por su seguridad al viajar, sin embargo, el 54% no lleva consigo un contacto específico para comunicarse en caso de tener problemas durante la travesía.
Además de establecer protocolos de acción claros que ayuden a reaccionar rápidamente y minimizar los problemas, prevenir mediante un plan de gestión de riesgo en turismo de negocios puede resultar más barato para una empresa que enfrentar las consecuencias de alguna eventualidad sin planeación previa.
Riesgos comunes
Aunque pueden variar de acuerdo al destino que se visite, deben considerarse los siguientes riesgos y situaciones al momento de elaborar el plan:
- Desastres naturales.
- Terrorismo.
- Ser víctima de algún delito.
- Accidentes automovilísticos.
- Salir del destino principal a lugares no contemplados inicialmente, en especial sitios alejados y poco comunicados.
- Fatiga o enfermedad.
- Desconocimiento de enfermedades locales.
- Desconocimiento de los servicios de salud locales.
- Desconocimiento de la lengua local.
- Pérdida de información o equipo.
- Repercusiones legales ante cualquier incidente o siniestro.
- Exceder el presupuesto del viaje.
- Problemas para trabajar debido a una infraestructura local inadecuada.
- Pérdida de vuelos o equipaje.
Cómo desarrollar el plan
Estos son los pasos a seguir para elaborar un plan de gestión de riesgo en turismo de negocios:
Preparar
- Definir quién administrará el plan: project manager, empresa externa, etc.
- Determinar el tipo de riesgos de acuerdo a la región, la época del año, el clima, el trabajo a realizar, etc.
- Evaluar la exposición de riesgo: considerar los recursos y capacidad de la empresa para manejar estos riesgos y elaborar planes de acción preventivos en torno a cada situación.
- Maximizar las posibilidades de conectividad del empleado.
- Comunicar a los empleados las estrategias del plan.
Implementar
Aplica estas cuatro Ts:
- Tratamiento: controlar el riesgo del turismo de negocios a través de una acción proactiva que reduzca su impacto antes de que suceda.
- Transferencia: buscar socios que compartan la gestión del riesgo con la empresa, como aseguradoras o empresas especializadas en gestión de viajes de negocios.
- Termina: eliminar el riesgo al abandonar ciertas prácticas.
- Tolera: evaluar si los riesgos de impacto son tan bajos que son aceptables para el negocio.
Administrar
Una parte fundamental del plan es monitorear su funcionamiento:
- Organizar un comité de desarrollo, seguimiento y evaluación de la estrategia.
- Establecer parámetros medibles sobre la satisfacción de los viajeros y su percepción del riesgo.
- Comparar los resultados de diversas prácticas y las diferentes experiencias de los viajeros.
- Buscar retroalimentación constante de los empleados que viajan.
- Estudiar las prácticas de empresas líderes en programas de gestión de turismo de negocios.
- Hacer las modificaciones necesarias a la estrategia de acuerdo a los resultados obtenidos.
FUENTES: