Para lograrlo, es necesario formalizar políticas que establezcan claramente los protocolos a seguir y los parámetros bajo los cuales funcionará el centro de trabajo durante la nueva normalidad. En este artículo, Business Class te da algunos consejos que debes tomar en cuenta para reabrir tus oficinas.
Haz encuestas entre tus empleados
Hacerles una encuesta completa y confidencial a tus empleados es un primer paso fundamental, ya que hay mucha información que necesitas saber para planear el regreso al trabajo. Haz preguntas que te permitan saber lo siguiente:
- ¿Están listos tus empleados para volver a la oficina?
- ¿Qué necesitan para sentirse seguros?
- ¿Quiénes podrían no estar en posibilidades de regresar debido a limitaciones causadas por el transporte o por actividades de cuidado (de hijos, adultos mayores o parejas enfermas)?
Planea un regreso escalonado
Las Empresas deben abordar la reapertura de sus oficinas de la misma manera en que los países están reabriendo sus economías: escalonadamente. Determinar qué equipos deber regresar primero depende de los objetivos y prioridades comerciales cada negocio, pero es necesario hacer un plan.
Considera que existe la posibilidad de que alguien traiga el virus consigo. Por lo tanto, cuando un equipo vuelva al trabajo, necesitas tener listo un plan de contingencia por si se presentan contagios. Incluso si los empleados quieren regresar, es recomendable dejar abierta la opción de trabajar remotamente durante el mayor tiempo posible, por lo menos durante algunos meses, hasta que el gobierno cambie el color del semáforo epidemiológico a verde.
Deja que tus empleados participen activamente en la decisión de regresar a la oficina y asegúrate de que comprendan los riesgos. También es aconsejable pedirles que firmen una exención de responsabilidad donde se establezca que ellos están eligiendo regresar y que comprenden los riesgos que esto conlleva.
Determina las reglas para las operaciones en tu oficina
Considera establecer la sana distancia en la oficina como parte de tus procedimientos de seguridad, incluso si no es un requisito según el semáforo epidemiológico de tu estado. Además de continuar con el trabajo remoto, puedes limitar la cantidad de empleados trabajando en la oficina mediante la rotación de horarios y turnos escalonados.
Es importante pensar no sólo en las áreas de trabajo individual, sino también en las áreas comunes como comedores, salas de conferencias, zonas de descanso, elevadores y baños. Se debe determinar cuántas personas puede haber al mismo tiempo en cada una de estas áreas. Los comedores, por ejemplo, son lugares que naturalmente propician el encuentro social, por lo que debe enfatizarse en ellos la sana distancia, el uso escalonado, y si es posible, desincentivar su uso.
Establece procedimientos de seguridad
La seguridad siempre ha sido un tema importante en entornos de trabajo como las fábricas y la construcción. Las oficinas, en cambio, no tenían que enfocarse demasiado en ello, pero ahora todas las Empresas necesitan tener un programa de seguridad, salud e higiene.
Además de asegurarte de que la oficina cuente con el equipo necesario de protección personal, como cubrebocas y gel antibacterial, es fundamental capacitar a tus empleados. Las sesiones interactivas son ideales para este propósito, ya que facilitan el aprendizaje y puedes realizarlas de manera virtual. Debemos acostumbrarnos a tener reuniones regulares con todo el personal para abordar temas de seguridad y organizar, además, juntas por departamento, sólo así podemos detectar lo que no está funcionando.
La limpieza también es importante al hablar de seguridad. Pide a tus empleados que limpien regularmente su espacio de trabajo y las superficies compartidas, como los botones del elevador o el mobiliario de las áreas comunes.
Por otro lado, la Organización Mundial de la Salud reconoció en julio la posibilidad de contagio de COVID-19 por vía aérea, así que la ventilación natural es otro aliado importante para la prevención de contagios. Procura tener las ventanas de tu oficina abiertas para que circule el aire, y si es seguro, déjalas así durante la noche.
Implementa la aplicación de exámenes médicos
El monitoreo diario de la salud de tus empleados para detectar síntomas de COVID 19 es una medida muy importante para reducir el riesgo de contagio. Lo mínimo recomendable es tomar la temperatura de tu personal y medir los niveles de saturación de oxígeno en sangre con la ayuda de un oxímetro. También debes preguntarles si han experimentado síntomas como tos, dificultad para respirar, pérdida del sentido del gusto o del olfato, dolor de garganta, dolor muscular, escalofríos o fatiga.
Aclara las políticas de privacidad
La confidencialidad es un tema que debes tener en cuenta al realizar exámenes médicos a tu personal, así que asegúrate de explicarles la razón por la que los estás implementando y de firmar acuerdos de privacidad donde se establezca bajo qué parámetros se llevarán a cabo los exámenes y cómo se manejará la información obtenida en ellos.
Comunica tus políticas
A la hora de comunicar las medidas para reabrir tu oficina, no te fíes sólo de un correo electrónico. Organiza sesiones virtuales de capacitación, envía mails periódicamente y elabora materiales que estén a la vista de todos para tener los protocolos siempre presentes.