Sin importar el contexto económico que se enfrente, el efectivo siempre manda, y una pequeña o mediana Empresa que no tenga un flujo de efectivo sano está en un enorme riesgo. Con esto en mente, las dueñas, dueños y líderes de las PyMEs deben adoptar un enfoque disciplinado hacia la administración del flujo de efectivo para aumentar sus ganancias en tiempos de bonanza económica, y para estar preparadas en momentos complicados como el que estamos atravesando actualmente.
En términos simples, administrar el flujo de efectivo se trata de encontrar maneras de volver más lenta la salida y más rápida la entrada de dinero, de manera que nunca haga falta el efectivo cuando se necesite.
Todo empieza con la planeación
Es muy probable que tu Empresa o Negocio tenga sus propias tendencias en términos de cuándo recibe pagos y cuándo hace mayores gastos. El primer paso para tener un flujo de efectivo positivo es entender perfectamente estos patrones.
Seguramente tienes claro cuándo debes hacer pagos como nómina, renta, hipoteca, servicios, etc., pero más allá de estos gastos, ¿tienes detectado si existen momentos del mes, el trimestre o el año en los que sueles pagar algún monto considerable y al mismo tiempo tardas en cobrar algo que se te debe? ¿Has identificado si existe un momento del mes en el que usualmente recibes el pago de la mayoría de tus cuentas por cobrar? Para contestar preguntas como estas, revisa tu contabilidad mensual, los estados de cuenta de tu Tarjeta Corporativa, y tus estados de cuenta bancarios, y analiza si tu saldo baja regularmente en momentos específicos.
Además, considera factores menos predecibles, por ejemplo: ¿qué pasaría si uno de tus principales clientes no pagara a tiempo? Si eres un minorista, ¿cómo afectaría que una gran Empresa de tu ciudad anunciara un recorte masivo de personal? Si contrataste algún servicio externo o freelance para un proyecto en específico, ¿cuándo te cobrará por sus servicios? ¿Al final del proyecto, al alcanzar ciertas metas? ¿Sabes cuándo se alcanzarán esas metas?
Acelera las cuentas por cobrar
Ahora que entiendes mejor el flujo de efectivo de tu Negocio, puedes dedicarte a mejorarlo. Primero que nada, ocúpate de las cuentas por cobrar. Lo más básico es siempre cobrar lo antes posible, de preferencia el mismo día en que entregas tu producto o brindas tu servicio. No es una buena práctica que vayas retrasando la elaboración de facturas hasta que puedas hacerlas todas de una sola vez. También es importante hacer tus facturas meticulosamente: asegúrate de que cada una refleje exactamente las instrucciones de pago del cliente, incluyendo a quién debe dirigirse, quién debe recibirla y los números de orden correctos. Las facturas rechazadas significan retrasos que pueden causar problemas y dejar tu flujo de efectivo en números negativos. Finalmente, debes intentar establecer términos de pago más cortos. Esto puede ser difícil, especialmente en un momento en que muchas Empresas están intentando negociar plazos más amplios, pero debes intentarlo, al menos, con los nuevos clientes.
Además de estas acciones, una práctica común para acelerar las cuentas por cobrar es motivar a los clientes para utilizar Tarjetas Corporativas u otras soluciones de pago electrónico inmediato. Esto puede resultar muy benéfico para ambas partes, pues tú recibes tu pago inmediatamente y tu cliente no tiene que liquidar su saldo, en ocasiones, hasta el mes siguiente.
Como parte de construir tu relación con un nuevo cliente, considera preguntarle cómo le gustaría que sus clientes le pagaran. Esto te permitirá sensibilizarle sobre la importancia de establecer mecanismos automáticos de pago. Estos mecanismos, a su vez, te permiten a ti incluir los montos en tus predicciones de flujo. Es recomendable que intentes migrar a tus actuales clientes al esquema de suscripción o domiciliación que hoy está en boga, así como cerrar tus nuevos tratos bajo este modelo. Esto te permitirá recibir pagos automáticos por servicios o productos que entregas con regularidad cada mes.
Optimiza las cuentas por pagar
Así como se lo pides a tus clientes, tú también debes migrar la mayor cantidad posible de pagos a tu Tarjeta Corporativa, especialmente aquellos que vencen inmediatamente. Una de las principales ventajas es que cumplirás con esos pagos sin descapitalizarte, ya que tú debes cubrir tu saldo hasta la fecha de corte. Además, estas Tarjetas ofrecen distintos esquemas de financiamiento para ganar aún más flexibilidad financiera, como meses sin intereses, pagos diferidos, etc. Incluso hay soluciones de pago empresariales que te permiten definir tu fecha de corte, de modo que puedas ajustarla a los patrones de flujo de efectivo que tienes identificados en tu Empresa.
Por otro lado, una Tarjeta Corporativa también te permite programar pagos electrónicos con anticipación. Gracias a esto, garantizas pagar a tiempo y evitas penalizaciones por retrasos. Otros beneficios de automatizar las cuentas por pagar son elaborar menos cheques (lo cual conduce a ahorros de tiempo y minimiza la posibilidad de errores), y obtener recompensas como puntos por ciertas compras. Finalmente, todos los pagos hechos con la Tarjeta Corporativa se registran automáticamente y están disponibles en reportes electrónicos, lo cual hace más sencillo el proceso de conciliación de gastos.
Flujo de efectivo, la prioridad
Para las y los líderes de toda PyME, mantener un flujo de efectivo sano debe ser la prioridad número uno. Esto implica implementar una serie de buenas prácticas para manejar tanto las cuentas por cobrar, como las cuentas por pagar, y las Tarjetas Corporativas pueden ser una poderosa herramienta para optimizar el flujo de efectivo en ambos rubros.
FUENTES: