Aprender a gestionar exitosamente los gastos empresariales es una competencia crucial para cualquier dueño o dueña de Negocios. Perfeccionar esta habilidad puede ser fundamental para afrontar tiempos difíciles como las recesiones o crisis económicas. Por suerte, existen cada vez más estrategias y herramientas digitales de gastos para ayudar a las Empresas a mantenerse un paso adelante de sus pagos y acreedores.
Gracias al crecimiento acelerado que han tenido la tecnología financiera (Fintechs) y las soluciones de pago en línea, administrar los gastos empresariales se ha vuelto cada vez más sencillo. La clave para aprovechar estas soluciones está en pensar bien cómo vas a aplicarlas para generar estrategias que permitan hacer el trabajo en menos tiempo, generar ahorros y optimizar el flujo de efectivo.
¿Cómo facilitar la gestión de gastos empresariales?
La mejor forma de administrar los gastos de tu Empresa es empezando por crear un presupuesto. Invertir un poco de tiempo en esto puede ayudarte a gestionar mejor el flujo de efectivo y controlar dónde y cuándo estás gastando.
Además, es conveniente incorporar soluciones de pago digitales para ahorrarte tiempo y esfuerzo, así como utilizar las herramientas gratuitas que te ofrecen tus Tarjetas Corporativas para mejorar el reporte de gastos y el seguimiento de pago a proveedores. Más aún, se debe vigilar el flujo de efectivo en todo momento y pensar en un plan para anticipar escenarios de escasez económica.
¿Qué pagos debes hacer primero?
Si tu Empresa no cuenta con fondos suficientes y necesitas priorizar algunos gastos, es bueno recordar que ningún gasto es parecido entre sí. Mientras algunos se pueden aplazar, otros pueden negociarse, y aún así habrá otros que no podrás evitar.
Para que no encuentres problemas de presupuesto a fin de mes, lo primero que debes hacer es conversar con tus acreedores para negociar un plan de pagos y, de ser posible, hacer un pago mínimo como acto de buena fe. Si cuentas con una buena reputación como cliente, algunos incluso buscarán maneras de colaborar contigo para que puedas salir adelante.
Comprender las expectativas que tus proveedores y acreedores tienen de ti también puede ayudarte a tomar mejores decisiones financieras cuando las cosas se ponen difíciles. Recuerda que a los proveedores les conviene que sus clientes tengan éxito, y eso significa que deben trabajar en conjunto. Si esta estrategia no funciona, la siguiente lista te puede ayudar a priorizar los gastos de tu Empresa según su relevancia:
● Impuestos: de no pagar tus impuestos sobre la nómina, IVA e ISR, el SAT puede inmovilizar o embargar tus cuentas bancarias o de inversión.
● Nómina: las personas pueden ser tu activo más importante, por lo que debes asegurarte de hacerles llegar sus cheques de pago, especialmente si consideras que tus colaboradoras y colaboradores pueden ayudarte a traer nuevos clientes.
● Cuentas por pagar pendientes: las cuentas con vencimiento de más de 60 días pueden resultar en multas de intereses considerables y poner en riesgo tu buró de crédito y tus oportunidades de financiamiento futuras.
● Alquiler y servicios públicos: pagar puntualmente es crucial para evitar el desalojo y la suspensión de servicios.
● Proveedores clave: si debes productos de tu inventario, es mejor pagarlos para asegurar la entrada de stock y cuidar la relación con tus proveedores.
● Deuda asegurada: cualquier artículo que hayas garantizado personalmente debe pagarse lo más pronto posible, antes de que se dé la posibilidad de perderlo.
● Primas de seguro: dejar que pase la fecha de vencimiento de tu póliza es asumir riesgos innecesarios.
● Deuda no garantizada: las deudas pendientes requieren de una sentencia o fallo ordenado por un tribunal antes de que puedan cobrarse. Sin embargo, es mejor no dejar que se acumulen los intereses y los cargos por demora.
● Otros gastos: cuando hay problemas de flujo, deja al final los pagos de cotizaciones profesionales, gastos por publicidad, gastos de mantenimiento no esenciales, etc.
Estrategias para ahorrar y gestionar gastos empresariales
En lugar de invertir tiempo en la administración, procesamiento y seguimiento de gastos, puedes apoyarte en una variedad creciente de soluciones digitales y automatizadas de inteligencia artificial. Estas soluciones le permiten a tu Empresa mover su dinero rápidamente y asegurarse de que llegue a su destino sin la necesidad de afectar tu presupuesto. Cuando se trata de manejar la nómina o procesar pagos a proveedores, estas soluciones pueden ayudarte a ahorrar mucho tiempo.
Las siguientes estrategias de gastos empresariales pueden ayudar a tu Empresa a administrar su dinero de manera más efectiva en el futuro:
1. Usa pagos automatizados
Un número cada vez mayor de aplicaciones en línea, dispositivos plug-and-play y soluciones digitales le permiten a tu Empresa delegar tareas contables de rutina a servicios de software inteligentes sin tener que gastar mucho tiempo o dinero. Estas soluciones (que generalmente se ofrecen por suscripción o pago por uso) pueden ayudarte a balancear tus cuentas, estar al tanto de los gastos comunes y monitorear tus ingresos y egresos. Su capacidad predictiva y de supervisión también puede ayudarte a anticipar los flujos de entrada y salida de efectivo, a identificar gastos comunes o costos frecuentes, y a detectar las áreas donde se puede ahorrar.
2. Hazte paperless
Muchas aplicaciones de software gratuitas y de pago también te permiten reducir el papeleo y la documentación de manera considerable al escanear y digitalizar recibos, automatizar el proceso y pago de facturas, y transferir los gastos de cobro y redistribución a asistentes digitales. Hacer uso de estas aplicaciones digitales puede ayudarte a mejorar la precisión de tus registros, compartirlos de manera instantánea con tu equipo de trabajo, y reducir el almacenamiento y la revisión manual de documentos. Además, te permite optimizar los flujos de trabajo que consumen mucho tiempo y delegar tareas complicadas a herramientas digitales inteligentes, las cuales pueden manejar todo el proceso de facturación y gestión de gastos con solo insertar algunos comandos.
3. Impulsa los servicios de crédito
Además de ayudarte a fortalecer el control de gastos y brindarte flexibilidad financiera, contar con una Tarjeta Corporativa te puede ayudar a realizar compras grandes o a cubrir gastos imprevistos cuando aparecen. Por otro lado, aunque tal vez no necesites pedir prestado por medio de crédito, contar con uno te brinda flexibilidad para utilizar estos fondos adicionales según lo necesites. Mientras examinas tus opciones, debes asegurarte de considerar las tasas de interés y los términos de pago. Esto puede significar tener que automatizar o alternar pagos, usar una línea de crédito más accesible para pagar otra preexistente, o refinanciar o cambiar de proveedor financiero según sea necesario.
4. Renegocia condiciones de pago
Los tiempos de crisis pueden presentar oportunidades para renegociar el plan de pagos con tus proveedores y acreedores que se encuentran en una situación similar a la tuya. Si te encuentras en una crisis financiera (o antes de que te encuentres en ella), debes comunicarte con tus socios y buscar formas de crear planes de pago más flexibles o tratar de limitar los próximos gastos por un tiempo. Por ejemplo, los proveedores pueden optar por extender tus términos de pago y crédito, ofrecer descuentos u ofertas en compras grandes o de pagos únicos, o permitirte comprar bienes en pequeñas cantidades o a precios menores. En cualquier caso, si te ves en dificultades financieras, tu primera llamada debe ser a tus acreedores. Puede que incluso estén dispuestos a trabajar contigo para encontrar maneras de reducir los gastos y que puedas cumplir con tus pagos.
5. Digitaliza tu control de inventario
Si estás en la industria de la manufactura, distribución o venta de productos, existen diferentes herramientas de inteligencia artificial y analítica que pueden ayudarte a dimensionar las necesidades de tu inventario y predecir cuántas existencias deberías almacenar. Estas herramientas pueden ayudarte a minimizar los gastos generales, de transporte y otros gastos comunes, al mismo tiempo que ayudan a evitar la inmovilización de fondos cuando se compra un exceso de stock. Estas soluciones de tecnología avanzada también te incentivan a cambiar a un modelo más operativo y de ventas bajo demanda, lo que te permite mantener los niveles de riesgo y las inversiones iniciales al mínimo.
6. Integra herramientas Fintech
Aparte de los softwares que te ayudan a automatizar la administración de gastos empresariales y hacerte paperless, existen varias aplicaciones y herramientas de Fintechs que pueden ayudarte a realizar transacciones con mayor rapidez y accesibilidad. Estas herramientas te permiten hacer pagos online fácilmente, gestionar los pagos recurrentes y reducir los gastos e inconvenientes asociados con el traspaso de fondos entre cuentas y el manejo de tarifas de servicio o tasas de conversión internacionales.
7. Aprovecha los ahorros de costos
Mientras que es posible que prefieras las suscripciones de pago por uso para acceder a servicios o bienes de terceros, muchos proveedores también pueden brindarte grandes ofertas si decides suscribirte con planes de pago mensual o anual. Del mismo modo, algunos proveedores también ofrecen descuentos en compras únicas si pagas por bienes o servicios en cantidades preestablecidas o haces un pago por adelantado. Sin importar tu decisión final, debes tomarte el tiempo para calcular cuál de las opciones de pago te ofrece mayores ahorros potenciales, así como cuál es la cantidad de ofertas que podrías aprovechar en los próximos meses.
8. Aumenta tus beneficios
Las Tarjetas Corporativas también pueden ofrecerte devoluciones instantáneas, recompensas por compras y ofertas especiales de proveedores. Antes de solicitar una, debes hacer un presupuesto de gastos operativos y ver en cuáles bienes o servicios estás gastando con mayor frecuencia, para encontrar la opción que más te convenga.
Administrar los gastos empresariales no tiene por qué ser lento, costoso o complicado; solo hace falta un poco de ingenio y análisis. Aunque buscar mejores formas de balancear las cuentas no siempre es la tarea más emocionante o atractiva, tomarse un tiempo para encontrar la manera más adecuada de administrar el flujo de efectivo puede ser una de las labores más valiosas para tu Empresa o Negocio.
FUENTES:
https://www.americanexpress.com/