Prácticamente de un día a otro, la disrupción provocada por la pandemia obligó a Empresas de todos los tamaños a adoptar o expandir el uso de servicios digitales para continuar operando a distancia y mantener a su personal comunicado. De acuerdo con un estudio de Zoho Corporation a nivel Latinoamérica, 72% de las y los directivos encuestados afirmó que su Empresa incorporó nuevas herramientas tecnológicas durante la pandemia. Con el paso de los meses, el uso de éstas se ha vuelto cotidiano, al grado de que muchas organizaciones han tomado la decisión de volver el trabajo remoto un modelo permanente.
Más allá de la contingencia, la tecnología ha revelado tener muchas ventajas para las operaciones empresariales, tales como ahorro de costos, aumento de eficiencia y mayor bienestar para el personal. Sin embargo, según el mismo estudio de Zoho, 27% de las personas consultadas considera que la tecnología con la que cuentan sus organizaciones no tiene las funcionalidades suficientes o es demasiado compleja.
En Business Class te decimos algunos aspectos que debes tener en cuenta para seguir robusteciendo el uso de tecnologías de la información en tu Empresa para mejorar sus procesos y aumentar su productividad.
Enfocarse en dispositivos móviles
Para este 2021, se prevé que a nivel global los datos móviles representen el 20% del tráfico IP. Esto quiere decir que las Empresas deben asegurarse de que sus sitios, apps y herramientas digitales, tanto para uso interno como para relacionarse con sus clientes, funcionen correctamente en dispositivos móviles. Es importante tener en mente que la tendencia actual es poder trabajar, comprar y comunicarse desde cualquier lugar.
Utilizar versiones de paga
Uno de los servicios digitales cuyo uso experimentó un incremento exponencial en 2020 fueron las plataformas de videollamadas como Zoom. Para las Empresas que están considerando adoptar de manera permanente un modelo de trabajo híbrido o incluso 100% remoto, es necesario no quedarse con las versiones gratuitas de estos servicios que, si bien pueden funcionar para uso personal, resultan limitadas para uso corporativo. Además, es importante capacitar a las y los empleados en un manejo de estas herramientas que vaya más allá de lo básico, ya que cuentan con muchas funciones que podrían estarse desperdiciando, volviendo poco rentable la inversión que se hace en ellas. Para encontrar la plataforma de comunicación ideal, es fundamental comparar qué características ofrece cada una y evaluar la relación costo-beneficio tomando en cuenta las necesidades específicas de cada Empresa o Negocio.
Basar procesos en la nube
Invertir en servicios informáticos basados en la nube es una gran opción para optimizar procesos. Actualmente existen soluciones no sólo para el almacenamiento y análisis de información, sino también para otras muchas tareas como ventas, marketing, recursos humanos, contabilidad, cadena de suministro, trabajo colaborativo, etc. Una de las características más importantes de estos servicios es que permiten ahorrar en costos de licencias, hardware, infraestructura y mantenimiento.
Evaluar los contratos actuales
Es probable que, para enfrentar la disrupción inicial, las Empresas hayan utilizado las herramientas más conocidas o que tenían más a la mano. Sin embargo, una evaluación a fondo puede revelar que dicha tecnología no es la más apropiada para las necesidades operativas y las posibilidades económicas de la organización.
En el mismo sentido, es necesario revisar los contratos y planes tarifarios con los que se cuenta. Si estos servicios fueron contratados antes de la pandemia, puede que hoy resulten insuficientes o excesivos, dependiendo de los cambios que haya sufrido el Negocio. También es importante mencionar que este análisis no debe limitarse sólo a una coyuntura de crisis, sino que debe hacerse periódicamente para asegurarse de que la Empresa tiene contratada la mejor opción para cubrir sus necesidades.
Esta evaluación puede llevarse a cabo internamente o se puede recurrir a los servicios de una consultoría especializada, por ejemplo, en telecomunicaciones, que puede ayudar a revisar el gasto que una Empresa hace en el rubro para encontrar la manera de optimizarlo.
Incorporar los servicios tecnológicos a la estrategia financiera
Para cerrar el círculo de la digitalización, es importante tomar en cuenta el pago de los servicios tecnológicos dentro de la estrategia financiera de la Empresa. Tanto las herramientas digitales basadas en la nube como las telecomunicaciones suelen ser cargos recurrentes que deben pagarse, por lo general, mensualmente. Por lo tanto, este pago se puede optimizar al cargarlo a la Tarjeta Corporativa de la Empresa. De esta forma, se realiza automáticamente y queda registrado inmediatamente en el estado de cuenta, de modo que se ahorra en tiempo y se simplifican los procesos administrativos. Además, esto garantiza que no se interrumpan los servicios y permite cuidar el flujo de efectivo, ya que la Empresa no tiene que pagar el día de corte del servicio, sino hasta que tenga que liquidar el saldo de la Tarjeta.
FUENTES:
https://www.america-retail.com/