A muchas pequeñas Empresas les gusta perseguir objetivos ambiciosos a pesar de lo ajustado de sus recursos. Para tener éxito en una situación así, las y los líderes de este tipo de organizaciones pueden hacer que su equipo desarrolle buenos hábitos que les sirvan para hacerse cargo de proyectos grandes. Con un poco de planificación y antelación, los equipos pequeños (más flexibles y ágiles por naturaleza) pueden estar a la altura del reto e incluso hacerlo mejor que equipos más grandes.
Empieza con el final en mente
Una gestión de proyectos exitosa empieza con una planeación estratégica. Eso significa que debes definir una meta final, presupuesto y plazos de entrega claros, para luego trabajar hacia atrás y dividir la carga de trabajo en una serie de metas más pequeñas y fáciles de manejar. Estos objetivos (que deben establecerse en un documento que muestre paso por paso el camino a seguir) no solo van a ayudarte a conocer tu progreso, también te van a dar el impulso y la motivación para seguir. Sin embargo, al planear estas metas, debes asegurarte de incluir un 20 o 30 por ciento de margen de tiempo adicional en tus planes y plazos, con el fin de anticipar posibles retrasos o contratiempos inesperados.
Cuando se trabaja con proyectos grandes, estas metas también deben ayudarte como puntos de control y retroalimentación para hacer una pausa y reflexionar sobre el avance que llevas. De igual forma, mientras vas cumpliendo tareas, es importante que mantengas la mirada en tus objetivos finales y no cedas a la tentación de expandir o añadir más metas y con ello desperdiciar tu progreso.
Esta retroalimentación, la cual deberías solicitar a tu personal constantemente, también debería compartirse en un repositorio central (como un foro en línea o una herramienta de gestión de proyectos) para que la conozca todo tu equipo. Antes de pasar a la siguiente meta, puedes hacer una reunión para revisar y discutir cualquier actualización necesaria para continuar. Si se requieren cambios, debes asegurarte de separar y priorizar aquellos que son críticos para cumplir con el objetivo de tu proyecto. Las mejoras opcionales se pueden separar en otra lista para abordarlas más adelante, si el tiempo lo permite.
Al crear un proceso viable y darle prioridad a las tareas más esenciales, puedes asegurar el cumplimiento del calendario y el presupuesto. En resumen, cuanto más definido y delimitado esté el enfoque de tu proyecto, más eficiente podrás ser.
Planea una estrategia ganadora
Una vez que estableciste una serie de objetivos, puedes trabajar hacia atrás para definir tácticas específicas e implementar herramientas y estrategias que sirvan para lograr tus metas. Cuando ponderes tus opciones, recuerda que los costos de oportunidad están asociados a las decisiones que tomas, no solo a tus gastos financieros. Eso significa que a menudo conviene decir que no a las opciones que pueden parecer atractivas, pero que no necesariamente ayudan a lograr tus metas finales, como es el caso de soluciones tecnológicas en tendencia, pero infundadas para las necesidades del proyecto. De la misma manera, en ocasiones es crucial planear con antelación e invertir desde el principio en soluciones más flexibles y accesibles.
Como líder de tu equipo, no solo debes pronosticar los gastos y el tiempo relacionados con el trabajo de proyectos grandes, también debes decidir qué tareas son esenciales y cuáles pueden automatizarse fácilmente o delegarse a otros. Para determinar dónde tiene más sentido pedir la ayuda de terceros, puedes calcular el valor del tiempo de cada miembro de tu equipo y determinar cuáles son las actividades más importantes para el trabajo que hacen. Esto te permitirá saber dónde centrar tu atención y, después de comparar estos costos con soluciones de outsourcing, dónde te conviene asignar las tareas menos importantes.
Del mismo modo, también puedes investigar y revisar si alguna herramienta, servicio o solución en existencia le puede dar una ventaja a tu equipo para alcanzar las metas del proyecto. Puede parecer costoso invertir en estos recursos, pero cuando consideras los beneficios de implementarlos, los ahorros pueden ser considerables. Recuerda que si un servicio externo o herramienta digital puede ayudarte a avanzar más rápido o a liberarte de lo que te hace perder el tiempo, entonces se considera una buena inversión.
Comunícate para facilitar el manejo del proyecto
Una vez que trazaste un curso de acción para tu proyecto y asignaste las tareas a tu equipo, asegúrate de mantenerlos al tanto del progreso, los cambios y los próximos pasos a seguir. Asimismo, el personal debe estar informado de qué rol juega y quién tiene la autoridad para tomar decisiones, así como saber a dónde acudir en caso de dudas. El uso de aplicaciones digitales gratuitas o de bajo costo para colaborar en tiempo real también puede ayudarte con la coordinación de proyectos. Mientras más tengas a tu equipo al tanto y en la misma página, más podrás minimizar los cuellos de botella, los errores y la repetición de tareas. Teniendo esto en cuenta, es conveniente hacer controles semanales con el personal, que debe sentirse invitado a compartir sus inquietudes y sugerencias.
Dado que los proyectos más grandes a menudo se extienden por mayores periodos de tiempo, es necesario priorizar los planes de sucesión y la transferencia de conocimientos en caso de que una persona clave abandone el equipo. Para prevenir que esto impacte el trabajo, puedes realizar capacitaciones regulares y propiciar que las personas colaboren en tareas grupales. A medida que tu proyecto avanza, también querrás estar atento a la cantidad de tareas que tiene asignada cada persona, y de ser necesario, delegar o cambiar responsabilidades para maximizar la eficiencia.
Además, no debes olvidar lo importante que es escuchar a tu equipo. Normalmente, las personas que están más cerca de los clientes son las mejor informadas. Encuestar y solicitar retroalimentación con regularidad puede ayudarte a acelerar el reconocimiento de problemas, oportunidades e inquietudes.
Lleva a cabo una revisión final
Finalmente, al terminar cualquier tarea, no te olvides de realizar una evaluación. Examinar tus resultados con otras y otros integrantes del equipo puede ofrecerte una oportunidad de ponderar los frutos de su esfuerzo, y darse cuenta de si salieron las cosas de acuerdo al plan y si existen áreas de oportunidad. También revisa dónde se pueden optimizar procesos o reducir costos. Tener clara esta información puede ayudarte a tener una mejor noción de los factores que contribuyen u obstaculizan tu desempeño, de modo que puedas optimizar tu enfoque de gestión de proyectos en el futuro.
FUENTES: