Para asegurar que el personal que continúe en este esquema a largo plazo tenga acceso a las herramientas laborales necesarias, desde artículos de oficina hasta un internet con suficiente ancho de banda, las Empresas deben rediseñar sus políticas de gasto.
Para hacerlo, las personas tomadoras de decisiones y encargadas de la administración pueden empezar por enfocarse en tres áreas de gasto cruciales: equipo de oficina, viajes y representación, y gastos en bienestar personal.
Equipo de oficina
Durante los primeros meses de la pandemia, muchas personas empezaron a gastar en cosas no contempladas por las políticas de las Empresas, como cables HDMI, monitores, escritorios y sillas. Incluso Empresas que ya tenían algunos equipos trabajando de manera remota y que solían proporcionar estos artículos a través de su departamento de IT, enfrentaron un alza en la demanda que no podía ser cubierta más que con la compra directa por parte de las empleadas y empleados.
Para enfrentar un esquema de home office a largo plazo, es necesario que las Empresas incluyan en sus políticas lineamientos sobre cuánto se puede gastar en cosas como muebles de oficina, monitores, teclados, mouses, etc. Estos lineamientos también deben contener recomendaciones sobre dónde realizar estas compras, así como indicar qué artículos están permitidos y con qué frecuencia serán reembolsados. Por ejemplo, es razonable pensar en el reembolso de audífonos cada uno o dos años.
Viajes y representación
Al inicio de la pandemia, el llamado a quedarse en casa provocó que los viajes de todo tipo se detuvieran casi totalmente. Sin embargo, a medida que se reactiva la economía, los viajes de negocios también empiezan a regresar. Como todas las actividades humanas, los viajes también han tenido que adaptarse a la nueva normalidad, de modo que las políticas de la Empresa con respecto a ellos también deben adaptarse. El aspecto que más impactará las nuevas políticas de gasto en viajes empresariales es, sin duda, la gestión de riesgo.
Actividades de bienestar personal
Trabajar en casa y ver a los demás solo a través de videoconferencias puede provocar que el personal se sienta aislado y aumenta el riesgo de burn out. El distanciamiento físico, además, dificulta a las personas con posiciones de liderazgo medir los niveles de estrés y motivación de sus equipos.
Una buena práctica para combatir esta desconexión puede ser organizar eventos en línea para convivir entre pares. Por ejemplo, la persona a cargo del equipo puede pedir pizzas que son entregadas en las casas de sus colaboradores para que coman todos juntos. Sin embargo, puede haber personas con alguna restricción en su dieta, por lo que se les puede permitir que pidan la comida que quieran, o también se puede enviar al equipo tarjetas de regalo o crédito para consumir en algún restaurante o usar en alguna app de reparto de comida.
En cualquier caso, estas acciones requieren mayor flexibilidad y poder de decisión sobre qué gastos hacer dentro de ciertos límites, para lo cual deben actualizarse las políticas de la Empresa.
Mantener la flexibilidad y el control
Una vez actualizadas las políticas de gasto para responder a las circunstancias de la nueva normalidad, es necesario revisarlas constantemente para asegurarse de que no se queden atrás de los cambios que hoy están ocurriendo rápidamente. En todo momento, las personas encargadas de la administración de la Empresa deben tener en mente que, en un contexto de trabajo remoto, lo más importante es facilitar que el personal tenga todo lo necesario para seguir trabajando y sirviendo a los clientes. Para lograrlo sin afectar el cumplimiento de las políticas de gasto, la mejor recomendación es implementar soluciones automatizadas de gestión de gastos que permitan facilitar y volver más precisos los procesos de asignación, control y reporte. Además, este tipo de soluciones, como son las Tarjetas Corporativas, ofrecen la visibilidad necesaria para identificar patrones de gasto y establecer límites que eviten fugas y generen ahorros.
FUENTES:
https://www.americanexpress.com/en-us/business/trends-and-insights/