La emergencia sanitaria acercó a muchas Empresas al trabajo remoto. De inicio, esto obligó a sustituir procesos basados en papeles como oficios y cheques por procesos digitalizados; hoy, después de transcurridos varios meses de home office, algunos negocios están descubriendo los beneficios que esto trae a largo plazo.
Convertirte en una Empresa paperless, es decir, que elimina por completo el uso del papel en sus operaciones, tiene ventajas importantes que van desde la reducción de desperdicios, hasta el ahorro en costos de impresión y almacenamiento de documentos. Otro de sus beneficios es la simplificación de procesos, que también trae consigo una reducción de costos y una mayor efectividad en tus operaciones.
A continuación, Business Class te da algunas recomendaciones para emprender el proceso de dejar atrás el papel en tu Empresa.
Alineación
Antes de migrar totalmente a una operación paperless, asegúrate de que tus proveedores, vendedores y clientes están preparados para el cambio. No todas las industrias ni todos los negocios están listos para hacer la transición de inmediato. Por ejemplo, hay industrias muy tradicionales, como la construcción, a las que les puede tomar tiempo adaptarse, ya que están muy acostumbradas al uso del papel y les gusta imprimir sus contratos. Por esto, es importante que te asegures de que todas las partes involucradas estén informadas y de acuerdo.
Aunque muchas Empresas se están volviendo paperless de forma abrupta debido a la contingencia sanitaria, es mejor hacerlo paso a paso. La transición gradual te da la oportunidad de aprender y corregir sobre la marcha, y les da tiempo a todas las personas involucradas de acostumbrarse. Tratar de hacerlo de forma intempestiva puede ser abrumador y hacer más fácil rendirse en el proceso. Ve poco a poco al implementar este nuevo sistema, establece los procedimientos necesarios para hacerlo y asegúrate de que todo tu equipo está alineado.
Plan de acción
Para trazar una ruta hacia la transición, puedes hacer una lista de los procesos necesarios para realizar tus operaciones. Identifica los pasos específicos en que dejar de usar papel puede traer más beneficios, y empieza por ahí la transformación.
Puedes, por ejemplo, aceptar currículums digitales, utilizar un servicio de firma electrónica para contratos laborales u otros documentos, hacer entrevistas de trabajo por videoconferencia e incluso incorporar nuevos elementos a tu equipo que trabajen exclusivamente de manera virtual.
Entre las prioridades de la transición paperless, por los múltiples beneficios que aporta en visibilidad y seguridad, debe estar la automatización de las cuentas de pago y cobro de la Empresa, así como la digitalización de los documentos que utilizas de manera regular como plantillas de correspondencia, correos y párrafos legales estandarizados que usas en tus contratos.
Decidir qué tecnología utilizar no debe representar un gran obstáculo. Actualmente hay muchas aplicaciones y softwares accesibles que almacenan información en la nube y trabajan con computadoras de escritorio, laptops, tablets y teléfonos inteligentes.
Es posible que algunas Empresas necesiten adquirir escáneres adicionales si manejan una gran cantidad de documentos o tienen la necesidad de un escaneo de mayor calidad para ciertos papeles. Sin embargo, de acuerdo con las necesidades de cada negocio, también existe la posibilidad de escanear con teléfonos inteligentes y tablets.
Organización
Un paso esencial es establecer un sistema de nomenclatura para mantener los documentos digitales bien organizados. Un archivo paperless se organiza de manera muy parecida a uno basado en papel. Tener un sistema concreto para nombrar documentos evitará que las usuarias y usuarios utilicen nombres largos que no describen el contenido. Usar plantillas también es útil para estandarizar fechas y numerar las versiones de los documentos.
El paso siguiente es escoger un proveedor de almacenamiento de documentos en línea. Las principales Empresas de almacenamiento en la nube cuentan con sofisticados sistemas de protección de datos y copias de seguridad. Sin embargo, parte importante de la seguridad de un sistema paperless es determinar quién accede a los documentos. Una manera de hacerlo es designar el acceso por áreas como ventas, marketing, contabilidad, recursos humanos, etc. Este es quizás el paso más difícil, pero una vez que hayas establecido los permisos, todo será más ágil y eficaz.
Es probable que, en algunos puntos del proceso, los negocios necesiten dedicar tiempo a escanear y digitalizar documentos anteriores que se encuentran en sus archivos en papel. En cualquier ruta que escojas hacia una organización paperless, asegúrate de estandarizar los procedimientos necesarios para almacenar tus documentos, así como de capacitar a tu personal.
Costos de las oficinas paperless
Dejar atrás el papel requiere también de algunas inversiones nuevas. Es necesario, por ejemplo, presupuestar los gastos continuos de almacenamiento en la nube, así como las tarifas de algunos softwares para procesos específicos, como la contabilidad. Aun así, los ahorros en gastos de envío, impresión y almacenamiento físico compensan la inversión con creces.
FUENTES:
https://www.americanexpress.com/en-us/business/trends-and-insights/