Tras dos años de la aparición de la pandemia, los modelos de trabajo híbrido se han hecho más presentes en las oficinas, por lo que muchos procesos han empezado a cambiar. Por ejemplo, algunas tareas que antes se llevaban a cabo manualmente, ahora se pueden trabajar desde la nube. Además, ha habido modificaciones en los gastos de insumos de oficina, ya que mientras algunos están empezando a disminuir, por ejemplo, los relacionados con productos de cocina, otros prevalecen, como algunos artículos de papelería.
De acuerdo con estadísticas de The NPD Group, el gasto en artículos como papel, plumas, marcadores y cuadernos ya están alcanzando e, incluso, superando los niveles prepandemia. Mientras en Estados Unidos las ganancias por ventas de materiales para escribir (plumas, lápices, marcadores, correctores, etc.) han subido 11% y tan solo 4% en Canadá, en México se han elevado 32%. Esto indica que el regreso a las oficinas en nuestro país está cada vez más normalizado, por lo que las Empresas están comprando más materiales para abastecer las necesidades del día a día de su personal y clientela.
Para manejar de la mejor manera posible este tipo de gastos, en este artículo te presentamos algunas recomendaciones que te ayudarán a planificar el suministro de insumos para tu oficina.
¿Cómo planificar los gastos de insumos de oficina?
La adquisición de artículos de oficina se puede convertir fácilmente en un gasto hormiga, por lo que hay que valerse de diferentes estrategias administrativas y financieras para evitar fugas de efectivo y, por el contrario, ayudar a mantener en orden la contabilidad de la Empresa.
Organización y análisis
En primera instancia, designa un espacio específico en tu oficina para el almacenamiento de tus insumos. Esto establecerá un control y facilitará realizar una revisión periódica. Divide el almacén en diversos estantes o áreas para que puedas distribuir los diferentes tipos de materiales que requieres.
Después, analiza a todos los proveedores que podrían suministrar insumos para tu oficina. Elige al mejor con base en la variedad de productos que ofrece, sus precios y la calidad de su servicio. Toma en cuenta cuatro aspectos importantes:
● Trayectoria. Que tenga amplia experiencia en el ramo de la adquisición y la distribución.
● Competitividad. Que ofrezca precios flexibles, competitivos y razonables en comparación con otros proveedores.
● Flexibilidad. Que esté dispuesto a negociar precios si tus encargos son de gran volumen o a ofrecer facilidades de pago por tratos a largo plazo.
● Medios de pago. Un proveedor que acepte medios de pago digitales te ayudará a facilitar tus transacciones y tener un mejor control de ellas. Además, si acepta Tarjetas Corporativas*, puedes aprovechar las opciones de financiamiento que estas te ofrecen.
Control
De acuerdo con tus necesidades y tu planeación de flujo de efectivo, acuerda con tus proveedores con qué frecuencia se realizará el surtido de insumos para tu oficina. Ya que el espacio destinado al almacenaje esté abastecido, anota en una hoja de Excel o en softwares especializados para control de inventarios el stock total con el que cuentas y realiza un control semanal para supervisar su movimiento. Así podrás establecer el consumo promedio y podrás determinar el nivel de abastecimiento que se necesita mantener para que nunca falte nada.
Cada vez que hagas un pedido, genera y almacena en formato digital las órdenes de compra, para que puedas llevar un historial detallado. Si tu Empresa es de gran extensión y cuenta con varias sucursales, puede ser conveniente comprar insumos para tu oficina a granel, concentrarlos en un solo lugar, y después realizar su distribución. Esto puede llevarte a reducir costos y a tener mayor control.
Facturación
Si ya cuentas con un análisis detallado de todo lo que se utiliza en tu oficina, resultará más fácil planear las compras con anticipación y orden. Una forma de optimizar este gasto es utilizar métodos de pago distintos al efectivo, por ejemplo, puedes realizar tus compras de mobiliario, papelería, o limpieza con Tarjetas Corporativas* y solicitar las facturas correspondientes a tus proveedores, las cuales, además de permitirte llevar un control preciso de egresos, también podrás incluir a tu declaración anual ante el SAT.
El camino hacia la digitalización
Aunque el regreso a las actividades presenciales representa un mayor gasto en insumos de oficina, aún se pueden seguir adoptando algunas de las medidas que se utilizaron durante el trabajo remoto, por ejemplo, llevar a cabo compras en línea para comparar precios, condiciones y características de una forma más ágil y efectiva. Además, para ahorrar dinero, tiempo, y hacer más eficientes algunas actividades, puedes seguir apostando por la transformación digital de tu Empresa, es decir, impulsar el desarrollo de herramientas digitales que te permitan disminuir el uso excesivo de papel y realizar un mayor número de actividades en la nube.
*Consulta los requisitos de contratación, comisiones, términos y condiciones para contratar Las Tarjetas Corporativas American Express en www.americanexpress.com/mexico/contratos.
FUENTES:
● Camino financial. “Cómo ahorrar en materiales de oficina”. Diciembre, 2021. Consultado en julio de 2022.
https://www.caminofinancial.com/es/como-ahorrar-en-materiales-de-oficina/
● Factorial. “Los principales gastos de empresa y cómo gestionarlos”. Enero, 2022. Consultado en julio de 2022.
https://factorial.mx/blog/gastos-empresa/
● Intact. “The Secret to Successful Management or Your Office Supplies Business”. Junio, 2021. Consultado en julio de 2022.
https://www.intactsoftware.com/blog/secret-to-successful-management-office-supplies-business/
● The NPD Group. “Five Growth Trends in Mexico´s Office Supplies Industry”. Junio, 2022. Consultado en julio de 2022.
https://www.npd.com/news/infographics/2022/five-growth-trends-in-mexicos-office-supplies-industry/