De acuerdo con el Consejo Mundial de Viajes y Turismo, en 2020, durante los primeros meses de confinamiento por la pandemia, hubo una caída del 61% en el gasto en viajes de negocios; se estima que este sector podría haber aumentado una cuarta parte para finales de 2021, y se prevé que en 2022 alcance dos tercios de su nivel en comparación con el 2019. Para retomar los viajes de negocios en 2022 de manera segura y productiva, es fundamental que las Empresas ajusten sus políticas internas para priorizar la salud de las personas que viajan, incluso sobre el ahorro de costos.
En este artículo, Business Class presenta cinco consejos que pueden ayudar a mejorar la gestión de los viajes en una Empresa.
1. Actualiza las políticas de viaje
Hoy más que nunca, gestionar los viajes de una Empresa no solo implica optimizar recursos, sino mejorar la planificación interna para garantizar la salud y la seguridad de las viajeras y los viajeros. Para ello, hay que crear nuevos protocolos ante una emergencia sanitaria que evoluciona todo el tiempo, por ejemplo, contratar seguros de gastos médicos y aplicar pruebas PCR antes y después del viaje. Además, para retomar los viajes de negocios, es importante renegociar las políticas de cancelación o reembolso con los socios y proveedores de servicios, como agencias de viajes, hospedajes y renta de autos.
2. Prioriza la salud y seguridad
La gestión de viajes implica obligaciones para las Empresas y responsabilidades para el personal. En este sentido, las Empresas deben asegurarse de que las y los viajeros cuenten con el esquema de vacunación completo, y deben estar dispuestas a invertir, por ejemplo, en boletos de primera clase y hoteles de mayor categoría si esto implica mayor seguridad y tranquilidad para sus viajeras y viajeros. Por su parte, las personas que viajan deben comprometerse a cumplir al pie de la letra con todos los protocolos de seguridad establecidos por la Empresa.
3. Comunícate con tu personal
Para retomar los viajes de negocios de manera segura en un contexto en constante cambio, es importante mantener comunicación en tiempo real con el personal, lo cual ayudará a reaccionar más rápido ante posibles contratiempos y agilizar cambios en el itinerario. El área encargada de gestionar el viaje debe invertir en planes tarifarios de telecomunicaciones que garanticen mantener al personal siempre comunicado.
4. Automatiza procesos
Para que el viaje de negocios resulte exitoso además de seguro, es fundamental que las personas cuenten con equipos y dispositivos de última generación que les permitan trabajar eficientemente, mantenerse en línea y transmitir información de manera segura. Si retomar los viajes de negocios es esencial para las actividades de la Empresa, es imperativo que esta se comprometa con la automatización de todos sus procesos, de modo que el trabajo a distancia realizado por las viajeras y los viajeros se integre de manera natural al flujo de trabajo de la organización. Como parte de esta digitalización, se debe estimular que quienes viajan hagan todos sus gastos con la Tarjeta Corporativa de la Empresa, de modo que se reduzca el uso de efectivo (como se recomienda durante la contingencia sanitaria), se aumente la seguridad y se faciliten los procesos de conciliación.
5. Crea un plan post viaje
La experiencia posterior al viaje requiere del trabajo conjunto entre las personas que gestionan los viajes y las que viajan. Es probable que para retomar los viajes de negocios, muchas Empresas exhorten a sus viajeras y viajeros a trabajar en casa durante catorce días tras su regreso para evitar el contacto con sus colegas y clientes. Es muy importante que el personal reporte las posibles incidencias del viaje para ayudar a la gestión administrativa a actualizar estrategias o integrar procesos nuevos que garanticen viajes más seguros y eficaces.
FUENTES:
● McKinsey & Company. “Returning to corporate travel: How do we get it right?”. Septiembre, 2021. Consultado en enero de 2022. https://www.mckinsey.com/featured-insights/mckinsey-live/webinars/returning-to-corporate-travel-how-do-we-get-it-right
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● Inside Small Business. “Seven key steps for a return to business travel”. Septiembre, 2022. Consultado en enero de 2022.
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https://www.concur.com.mx/news-center/tendencias-viajes-corporativos-mx
● La Jornada. “Viajes de negocios van en camino a la recuperación: WTTC”. Noviembre, 2021, Consultado en enero de 2022.
● Travel Perk. “Las 20 mejores apps para viajes de negocios”. Octubre, 2021. Consultado en enero de 2022.
https://www.travelperk.com/es/blog/mejores-apps-viajes-negocios/
● Business Class Trends and Insights USA. “Preparing travelers and keeping them informed of envolving travel requirements an rules”. Noviembre, 2021. Consultado en enero de 2022.
https://www.americanexpress.com/en-us/business/trends-and-insights/articles/preparing-travelers-and-keeping-them-informed-of-evolving-travel-requirements-and-rules/
● Business Class Trends and Insights USA. “Communications vital to program and traveler success”. Noviembre, 2021. Consultado en enero de 2022.