El confinamiento por la crisis sanitaria ha aumentado la modalidad de teletrabajo. Y aunque muchas Empresas inicialmente «han cambiado a ser Empresa Paperless», otras están empezando a descubrir sus beneficios a largo plazo, como lo son la ayuda a la gestión y administración en los procesos de la Empresa.

«Toda la industria hipotecaria se está volviendo digital de la noche a la mañana», dice Max Simkoff, fundador y CEO de una Empresa de seguros con sede en San Francisco, USA. La tecnología para vender propiedades de forma Paperless ha estado disponible durante años, dice Simkoff, pero las regulaciones y la mentalidad de la industria a no abandonar las prácticas tradicionales, han retrasado la transición.

Los beneficios de pasar a ser Paperless son muchos, entre ellos, se incluyen la reducción de desperdicio de papel y la reducción de los costes de impresión y almacenamiento de documentos en papel. También agiliza los procesos, lo cual simplifica la reducción de costes, mejora la eficacia, así como la eficiencia de la gestión.

«Muchas empresas ya han visto mejoras en la productividad de la comunicación», dice Jesse Wood, CEO de eFileCabinet, una compañía de sistemas de gestión de documentos con sede en Lehi, Utah.

 «La facturación electrónica significa tiempo ahorrado», dice Ashley, la fundadora de Autoshopinvoice, una compañía de software de administración de tiendas con sede en Atlanta. «Significa menos documentos perdidos. Significa un acceso más fácil a los documentos desde cualquier dispositivo con internet, en lugar de necesitar un archivador».

“Las ventajas van más allá del teletrabajo, poder colaborar con el equipo y ver los resultados en tiempo real nos da una gran ventaja», dice Roscher. «Los directivos pueden ver el estado de sus trabajos y administrar sus recursos, todo desde un ordenador o un teléfono móvil».

El proceso Paperless

Antes de cambiar a ser Paperless, asegúrate de que tus proveedores y comerciales estén preparados para el cambio; no todas las industrias están listas para adoptar estas prácticas.

Heidi Golledge, fundadora y directora ejecutiva de la Empresa de reclutamiento Jobot, con sede en Irvine, California, dice que ha tenido que convencer a algunos clientes de este cambio.

«Por ejemplo, las Empresas de construcción se les hace difícil este cambio, ya que están acostumbradas al papel, dice Golledge. «Les gusta tener impresos los contratos».

Aunque muchas Empresas se están pasando a Paperless de “la noche a la mañana “en respuesta al coronavirus, lo ideal es que este cambio sea gradual.

Owen Dashner, socio de la firma de inversiones inmobiliarias Red Ladder Property Solutions con sede en Omaha, Nebraska, dice que una implementación gradual es mejor para poder así, ir aprendiendo sobre la marcha. Y también les da a todos un tiempo para acostumbrarse al cambio.

Si intentas implementarlo todo de una vez, puede ser difícil y probablemente, salgan cosas mál y vuelvas al papel», dice Dashner. «Lo mejor es ir paso a paso, y asegurarse de que todos los empleados estén en la misma página».

Jobot, por ejemplo, acepta currículos vitae digitales de los candidatos. La compañía también utiliza un servicio de firma electrónica para contratos de trabajo y otros documentos que requieren firmas. Las entrevistas se realizan por videoconferencia. Incluso la incorporación de nuevos empleados tiene lugar virtualmente.

Pasarse a Paperless también ofrece beneficios de eficiencia para la Empresa, como la automatización de las cuentas de pago o la digitalización de plantillas de cartas y contratos.

La elección sobre qué tipo de tecnología utilizar no es un punto de conflicto importante, según estos dueños de negocios. Las aplicaciones y los softwares almacenados ​​en la nube para acceder a los documentos digitales, generalmente se pueden realizar en ordenadores, portátiles, tabletas y teléfonos móviles.

Las Empresas pueden necesitar comprar escáneres adicionales si tienen muchos documentos físicos guardados en la oficina. Sin embargo, también pueden utilizar aplicaciones de escaneo de teléfonos inteligentes o tabletas para hacer este trabajo.

Configurar un sistema de archivo y nombre de archivo para mantener los documentos digitales ordenados también es un paso esencial. Un archivo Paperless se organizará de manera similar a uno en papel. Tener estándares consistentes ayudará a los usuarios a evitar nombres de archivo demasiado largos o no descriptivos, así como aquellos con caracteres especiales. Las plantillas también ayudarán a estandarizar las fechas y los números de cada versión.

La selección de un proveedor de almacenamiento de archivos online es el siguiente paso. Las principales compañías de almacenamiento en la nube tienen sofisticados sistemas de respaldo y de protección de datos. Sin embargo, una gran parte de la seguridad con un sistema Paperless es decidir quién tendrá acceso a los documentos.

Dado que los documentos digitales no se pueden esconder de forma física como el papel, se deben implementar controles de acceso. La empresa de Heidi Golledge asigna el acceso por departamento, distribuyendo los permisos de ventas, marketing, contabilidad, recursos humanos, etc.

“Esa es la parte más difícil,” dice ella. “Pero una vez que se haya terminado con los permisos, la facilidad de uso es mucho mejor.”

En varios puntos del proceso de implementación, las Empresas pueden necesitar dedicar tiempo a escanear y digitalizar documentos antiguos que están aún en papel. Asegúrate de que en cualquier proceso Paperless se codifiquen los documentos y se capaciten a los empleados.

Los costes y ventajas de ser Paperless

Dejar de usar papel requiere algunos gastos nuevos. Dashner ha tenido que invertir en almacenamiento en la nube adicional para acomodar los numerosos documentos que genera su negocio. También tuvo que comenzar a pagar tarifas por el software de contabilidad online.

Sin embargo, dice que sus ahorros en impresión y almacenamiento físico lo compensan con creces.

Tras el COVID-19, hay algunas preguntas sobre cuánto tiempo durarán los cambios provocados por la pandemia. Sin embargo, cuando se trata de operaciones comerciales Paperless, el consenso general es que es una tendencia que ha llegado para quedarse. «Una vez que la crisis haya terminado, no deberíamos ser tan rápidos para volver al status quo», dice Wood. “Debemos recordar llevar todos los cambios positivos que aprendimos a medida que el mundo vuelve a la normalidad.