EL ABECÉ DE LA POLÍTICA DE GASTOS DE UNA EMPRESA
Conocer y planificar de forma detallada los gastos en los que incurre una compañía, tanto los fijos como los variables, saber qué impacto tienen sobre el negocio y tener calculados los costes financieros es “imprescindible para entender las necesidades de la empresa y adaptarse a la estrategia fijada”, explica Jesús Pérez, director financiero de España y Latam de Antevenio.
La historia de Manuel es la historia de miles de españoles que intentan sacar adelante su pyme. En su caso, ha tomado el relevo de su padre en la empresa familiar de construcción y reformas, que desde hace tres décadas forma parte del tejido empresarial abulense, con la idea de expandirla y diversificarla. Un objetivo que requiere una profunda reorganización interna, que deberá comenzar por la política de gastos.
La política de gastos en una empresa sirve para saber en qué momento se encuentra la organización y su entorno. Y es que ahora, por ejemplo, la empresa que ha heredado Manuel no está en la misma situación que hace 10 años cuando tuvo que sortear la crisis del ladrillo y, por tanto, esta política debería ser complemente distinta a la desarrollada por su progenitor. En este sentido, Jesús Pérez insiste en la importancia de saber adaptar esta política al momento concreto, y no mantener un modelo obsoleto en el tiempo. “No es lo mismo ser una compañía comprometida en un plan de expansión que una compañía que ya lo ha finalizado”, puntualiza. Y es que, “cuando una empresa va bien los gastos, en general, no se cuestionan”, añade Manuel Romera, director del sector financiero del Instituto de Empresa (IE).
Ahora la empresa de Manuel quiere salir de Ávila para dar servicio a nivel nacional, para lo que necesita conocer y planificar los requerimientos de gastos para cada uno de los departamentos en los que divida la empresa. “Esto implica establecer unos objetivos reales y medibles, fijar un procedimiento de control de los mismos y el análisis de las desviaciones que se produzcan”, cuenta Pérez. No es tarea fácil y, de hecho, en muchos no se está preparado para esta gestión. Pero éste
no es el caso de Manuel que, sin embargo, prefiere contar con asesoramiento externo en un momento en el que va a abrir delegaciones en diferentes ciudades.
Apóyate en ayuda externa
“Más allá de disponer de un adecuado ERP (Planificación de Recursos Empresariales, por sus siglas en inglés), ahora podemos encontrarnos con muchas empresas tecnológicas que dan soluciones para mejorar las políticas de gastos; empresas especializadas que pueden conseguir mejores precios y reducir los tiempos internos de la compañía; y firmas externas para determinados procesos porque generan unos costes inferiores que los internos”, enumera el director financiero para España y Latam de Antevenio. En el caso de Manuel, y después de un análisis exhaustivo de entidades con servicios especializados, es American Express el apoyo que ha elegido para el control de sus gastos, pues cuenta con la Tarjeta American Express Corporate, que no sólo ofrece beneficios y descuentos, también permite gestionar los gastos y ahorrar tiempo sin perder el control de mando.
Manuel ha escogido este servicio integrado dentro de las soluciones para empresas de American Express, que cuenta con un método de pago flexible y seguro en cualquier lugar del mundo, un seguro de accidentes en transporte público de hasta 750.000 euros, seguro 24 horas en viajes de negocios hasta 200.000 euros y atención online y telefónica. Además, ha contratado la Cuenta de Viajes de Empresa (BTA), porque ahora que su empresa va a comenzar a crecer por toda España, necesita un control total de los gastos de viaje, consolidarlos y aunarlos en una misma cuenta, centralizar las aprobaciones y pagos y mejorar el flujo de caja con un crédito disponible de hasta 55 días naturales sin intereses.
Y es que, aunque Manuel haya demostrado en sus trabajos anteriores ser un experto gestor, llevar las riendas de una empresa, organizar su expansión y tener a regla la política de gastos requiere de herramientas que nos hagan esta ardua tarea más fácil. Y no sólo eso, sino que nos ayuden a reducir los errores que, a la larga, pueden salir caros.
Cuidado con los errores más frecuentes
Entre los desaciertos habituales cuando se define una política de gastos destacan “la falta de negociación de determinados costes con proveedores; la incapacidad para encontrar una mejora en la eficiencia en los procesos, tanto de producción como de venta; no dar la importancia que se merecen ciertos gastos operativos que, sin embargo, tienen un componente alto en la estructura empresarial de la compañía (alquileres, amortizaciones, suministros…); y buscar una reducción de
costes en lugar de encontrar un mejor aprovechamiento de los mismos”, advierte Pérez.
Cuando se trata de una empresa familiar a estos errores hay que sumarle la mezcla que a veces se hace de objetivos y relaciones. De ahí la necesidad que tienen estas organizaciones de establecer normas, “e imponer una buena política de gastos que aleje la sombra del favoritismo que suele terminar en falta de motivación entre la plantilla”, sostiene Romera.