3 TÉCNICAS PARA MANTENER A LOS EMPLEADOS COMPROMETIDOS MIENTRAS TRABAJAN EN REMOTO

Considere tres ideas fáciles de implementar, diseñadas para optimizar la eficiencia y lograr que la productividad vuelva a los niveles de la oficina.

Muchas empresas han convertido en un hecho que sus empleados trabajen desde casa casi de la noche a la mañana. 

Esta transición repentina, y las circunstancias que la rodean, pueden haber afectado inicialmente la productividad de los empleados. Ahora, es hora de explorar esta nueva forma de trabajar con las prácticas diseñadas para optimizar la eficiencia y lograr que la productividad de los empleados vuelva a los niveles de la oficina.

1. Estandarizar las comunicaciones.

La comunicación puede ser un gran desafío cuando todos en la empresa trabajan desde casa. Ahora es el momento de estandarizar sus procesos de comunicación para aliviar algunos de estos desafíos. Cuanto más específico sea sobre los procesos de comunicación mientras trabaja desde casa, mejor para todos los empleados. Establecer una orientación clara puede reducir el potencial de estrés de los empleados puede ayudarles a trabajar en esta nueva normalidad. 

Con ese fin, considere formalizar las reglas para las reuniones en el hogar y para usar las herramientas de comunicación de manera adecuada.

Ten en cuenta las reuniones

Las reuniones pueden ser los mayores ladrones de tiempo en el entorno de trabajo desde casa. Intente minimizar el estrés de los empleados conociendo en detalle como hacer reuniones productivas online. Primero, solicite a aquellos que programan reuniones que comiencen a tiempo. Además, haga todo lo posible por respetar el tiempo de sus empleados finalizando las reuniones a tiempo. Asegúrese de no finalizar las sesiones en un mal momento del día y tenga en cuenta a los empleados que se encuentran en diferentes zonas horarias. Al programar una reunión, considere que la hora es buena para todos. Para ayudarle a hacer esto, puede usar herramientas como World Clock Meeting Planner o Spacetime. 

Lo que es más importante, sus reuniones online deben comenzar recordando a los participantes cuál es el objetivo de la reunión y qué se debe lograr al final para que todos estén centrados. Para hacer esto, venga preparado con una agenda claramente marcada para cada reunión.

Si sus equipos no están acostumbrados a las reuniones online en la empresa, considere nombrar a un miembro del equipo para que sea moderador. Esta persona puede administrar los turnos y evitar que las personas hablen entre sí. Un paso tan simple y empático podría ser de gran ayuda para minimizar el estrés, especialmente para los participantes más introvertidos que pueden tener dificultades para expresar una palabra en una sala virtual de extrovertidos. Una forma de hacerlo es que todos tengan la oportunidad de hablar. Otra sugerencia es pedirles a todos los que se encuentren en la llamada que permanezcan en silencio y que solo se hablen cuando quieran comentar o hacer una pregunta.

Comuníquese a través de la comunicación

Entonces, ¿cómo puede anunciar estos cambios sin generar confusión? Prepare a su equipo anunciando que se producirán algunos cambios relacionados con las comunicaciones y explique cómo deben ayudar a facilitar las cosas para todos. El proceso puede comenzar con la elección de quién es responsable de enviar la nueva política de

comunicaciones. ¿Debería ser el alto ejecutivo, el dueño del negocio, el gerente departamental inmediato o RRHH? La respuesta a esto variará según el tamaño de su empresa, la cultura y su forma habitual de hacer negocios. Sin embargo, en general, dichos anuncios pueden ser entregados mejor por el gerente del departamento, que es más probable que haya establecido una buena relación con su equipo. Otra cosa a tener en cuenta: una de las formas más efectivas de involucrar a las personas y ayudarlas a recordar la información por más tiempo es agregar una historia relevante para ejemplificar cuál es el cambio y lo que significa. Una historia real, humaniza su comunicación sobre la necesidad de cambios rápidos en la forma en que nos comunicamos durante la crisis actual.

Establezca expectativas

Hacer que sus empleados sigan las nuevas políticas debe comenzar con el establecimiento de pautas y expectativas claras. Recuerde suavemente a las personas por qué la nueva política está vigente. Considere, también, configurar informes semanales o quincenales que lo ayuden a mantenerse al tanto de cómo funciona la estrategia de comunicación para que pueda realizar los cambios necesarios.

Si está en una posición de liderazgo, ahora es un buen momento para invertir en su relación con los miembros del equipo. Interésese por su bienestar, manténgase conectado y comuníquese a menudo y abiertamente. Trate regularmente de encontrar tiempo para levantar el teléfono y hablar con ellos. Todo esto ayudará a mantener su
lealtad y compromiso con las nuevas políticas de comunicación.

2. Designar un Project manager.

Después de más de un mes de trabajo desde casa, los empleados pueden comenzar a sentir que los empujan en diferentes direcciones. Dado que las personas ya no pueden coordinar tareas en persona, algunas cosas pueden caer en el olvido. También puede haber confusión sobre quién está haciendo qué, y es posible que la información crítica no se comparta a tiempo. 

Una forma de eliminar algunos de estos problemas potenciales es recurrir a alguien para que maneje el «tráfico», es decir, que sirva como Project manager virtual.

Defina el alcance del Project manager

Esta persona puede ayudar a aumentar la eficiencia definiendo las tareas que deben completarse y en qué orden deben realizarse. El papel de esta persona también debe incluir tareas como programar paradas virtuales y tomar minutas, así como informar el progreso de los proyectos al liderazgo.

Como la comunicación frecuente es crítica cuando los equipos trabajan desde casa, su Project manager también puede rastrear hitos y tomar la iniciativa para mantener a todos informados. Por ejemplo, mantener a las personas informadas sobre cualquier cambio crítico y cambiar fechas clave.

Las reuniones virtuales pueden fortalecer los lazos de su equipo y recordarles a todos que estamos
juntos en esto.

Haga que esta persona sea responsable de supervisar la calidad general, el cumplimiento de las normas y la capacitación. La persona también debe tener la autoridad para establecer y hacer cumplir los plazos.

Es posible que desee limitar el alcance del proyecto manager para excluir la autoridad de toma de decisiones sobre cuestiones presupuestarias y cualquier otro problema que pueda surgir.

Elija a la persona adecuada para el rol

Puede comenzar con el pie derecho asignando este rol a alguien excelente en tareas administrativas.
Además, piense en elegir a alguien con entusiasmo: este papel puede servir como una especie de animador, manteniendo al equipo motivado.

El anuncio de este nuevo rol debe provenir de quien sea la persona principal en cualquier equipo, ya sea el gerente departamental, el director o el vicepresidente. Piense cuidadosamente qué incluir en el anuncio. Por ejemplo, quizás comience por informar a las personas la razón para establecer este nuevo rol. Incluya los aspectos positivos de tener un Project manager virtual. Es decir, comunicar cómo el papel de esta persona será integral en la coordinación de todos los detalles de planificación y ejecución, lo que les ahorrará tiempo y les ayudará a mantenerse enfocados en su trabajo. Considere concluir vinculando el rol a la consecución de los objetivos clave de la empresa en la nueva realidad. Puede ayudar mucho a su equipo a interpretar este nuevo rol como esencial para el éxito general de sus proyectos.

También puede ayudar a que las personas sepan que asignar un Project manager es por un período temporal. Este anuncio puede tener tres beneficios: uno, le brinda la oportunidad de evaluar cómo está funcionando el programa y hacer los cambios necesarios. Dos, puede calmar cualquier ansiedad potencial en los miembros del equipo que puedan sentirse un poco incómodos por tener a alguien más, posiblemente un compañero, a quien «informar». En tercer lugar, puede ayudar a la persona que desempeña el papel a sentirse más cómoda sabiendo que hay un fin
de proyecto.

3. Continúe defendiendo su cultura.

Un componente vital de la cultura de la empresa es la relación que los equipos han creado para
encontrarse entre sí.

Virtualice un afterwork

Una manera de preservar la relación y mantener su cultura fuerte es establecer una afterwork virtual
opcional para ayudar a mantener las relaciones del equipo y puede ser muy útil para motivar a los empleados y mantener su ánimo en momentos de incertidumbre y ansiedad. Las reuniones virtuales pueden fortalecer los lazos de su equipo y recordarles a todos que todos estamos juntos en esto. 

Mantenga sus eventos de afterwork virtuales cortos estableciendo un tiempo de finalización en el

calendario. Algunas personas pueden quedarse más si lo están pasando bien. Además, hágales saber a las personas que pueden irse cuando quieran.

Comedor virtual

Dado que la gente no puede reunirse físicamente en el comedor de la empresa o en la cafetería de la
planta baja, abra un espacio virtual para reunirse y llámelo comedor virtual. Puede crear un canal dentro de la herramienta de chat de su empresa solo para este propósito. Al igual que con el afterwork virtual, intente designar una hora, por ejemplo, de 12h a 1h, donde los empleados pueden ir al comedor virtual.