Informativa sulla privacy per la candidatura e l’assunzione online di American Express - Italia

 

Data di decorrenza: Gennaio 31, 2025


American Express si impegna a proteggere la sua privacy. Il titolare del trattamento dei suoi Dati personali sarà l’entità che tratta i suoi Dati personali nel contesto del processo di candidatura eassunzione (vale a dire, American Express Italia S.r.l., American Express Payments Europe S.L.U (filialeitaliana) o American Express Services Europe Ltd (filiale italiana) (di seguito "American Express").

 

Nella presente Informativa sulla privacy per candidatura e assunzione online ("Informativa Privacy"), descriviamo le modalità attraverso cui American Express, in qualità di titolare del trattamento, raccoglie, utilizza, condivide e conserva i Dati personali che la riguardano durante il processo di selezione e assunzione in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (il Regolamento generale sulla protezione dei dati) e al Codice in materia di protezione dei Dati personali (D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196) e successive modifiche, in materia di trattamento dei dati.

 

È importante che legga la presente Informativa Privacy per capire come vengono trattati i suoi Dati personali durante il processo di assunzione in American Express. È inoltre importante che lei legga qualsiasi altra informativa sulla privacy o dichiarazione applicabile, a seconda della specifica attività di trattamento.

 

Può accedere alla nostra Informativa sulla privacy per candidatura e assunzione online tramite il sito web di American Express Careers. Di tanto in tanto, potremmo modificare la presente Informativa Privacy. Le consigliamo di consultare regolarmente la versione disponibile qui per verificare eventuali modifiche o aggiornamenti. Nel caso di modifiche sostanziali all'Informativa Privacy (ad esempio, se la modifica la riguarda personalmente, come nel caso in cui cambiassimo il modo in cui può esercitare i suoi diritti relativi ai suoi Dati personali , e/o la modifica dovesse avere un impatto sostanziale sul modo in cui utilizziamo i suoi Dati personali ), gliene daremo comunicazione. Lo faremo informandola dell'esistenza di una versione aggiornata, ad esempio via e-mail o con una finestra pop-up quando visita il nostro sito web Careers.

 

Questa versione è stata aggiornata l'ultima volta alla data sopra indicata.

 

La presente Informativa sulla privacy è fornita in un formato strutturato su più livelli; pertanto, se si accede all'informativa online, è possibile fare clic sulle aree specifiche indicate di seguito:

 

 

1. Ambito di applicazione della presente Informativa Privacy

 

La presente Informativa Privacy si applica a tutti i soggetti che visitano il nostro sito web dedicato alle carriere, che creano un profilo, che si iscrivono agli avvisi di posizioni lavorative, che si candidano per lavori, stage o altre opportunità presso American Express direttamente o indirettamente attraverso reclutatori esterni o piattaforme di social media che rimandano ai siti web di American Express dedicati alle carriere.

 

L'Informativa Privacy spiega come raccogliamo, utilizziamo, condividiamo e conserviamo i Dati personali ottenuti online nel contesto dell’assunzione al fine di gestire il processo di candidatura e selezione.

 

2. Dati personali che raccogliamo

 

Per Dati personali si intende qualsiasi informazione su di lei in quanto persona fisica identificata o identificabile. I Dati personali non includono i dati anonimi che non sono associati ad un particolare individuo.

 

I Dati personali che raccogliamo possono includere:

 

  • nome, indirizzo, dati di contatto (indirizzo e-mail, numeri di telefono), data e luogo di nascita, sesso, nazionalità e qualsiasi altro documento di identificazione (ad esempio, carta d'identità o patente di guida, se necessario), immagine del profilo; e

  • istruzione ed esperienza lavorativa, compresi il curriculum, le qualifiche, l'istruzione, le competenze, la formazione, le referenze, le associazioni professionali e la prova di idoneità al lavoro, in base alle leggi vigenti.

Raccogliamo varie categorie di Dati personali direttamente da lei (sia quando ci fornisce i Dati personali sia quando li raccogliamo noi stessi).

 

Ci fornisce direttamente i suoi Dati personali quando, ad esempio:

 

  • visita, utilizza o si candida sui nostri siti web dedicati alle assunzioni (ad es. il Career Center)

  • si iscrive agli avvisi di posizioni lavorative;

  • crea un profilo e fornisce il proprio Curriculum Vitae (CV) o ci invia un CV;

  • riceve o risponde alle comunicazioni elettroniche da noi inviate.

Potremmo anche raccogliere indirettamente Dati personali su di lei da terze parti, come ex datori di lavoro o individui che fanno parte delle sue referenze, agenzie di reclutamento, società che si occupano dei colloqui, siti di annunci di lavoro, dipendenti che la segnalano per una posizione lavorativa, istituti di istruzione e formazione professionale, attraverso controlli aggiuntivi da parte di società esterne, compresi quelli provenienti da controlli pre-assunzione o fornitori di screening delle sanzioni, e membri del gruppo American Express, laddove tali membri forniscano servizi per nostro conto, anche per scopi commerciali e di risorse umane per soddisfare le finalità di trattamento descritte nella sezione "Come utilizziamo i suoi Dati personali" di seguito.


Alcuni dei Dati personali che raccogliamo sono di natura sensibile (noti anche come categorie particolari di Dati personali). Raccoglieremo sempre questi dati in conformità con la normativa applicabile.


Talvolta elaboriamo i Dati personali in modo che non identifichino più alcun soggetto. Una volta elaborati in questo modo, non costituiranno più Dati personalii e saranno indicati come informazioni aggregate e anonimizzate. Le informazioni aggregate e anonimizzate ci aiutano ad analizzare i modelli di gruppi di individui e a creare approfondimenti e rapporti aziendali per aiutarci a gestire e a migliorare la nostra attività.


3. Come utilizziamo i suoi dati personali


Utilizzeremo i suoi Dati personali per una serie di scopi, tra cui la gestione del processo di assunzione (candidatura e selezione), i suoi avvisi di posizioni lavorative o poiché richiesto dalla legge. Di seguito descriviamo questi scopi in modo più dettagliato.


Abbiamo bisogno di una "legittima base giuridica" ai sensi della normativa sulla protezione dei dati per trattare i suoi Dati personali, ovvero una delle seguenti:


  1. quando è necessario per l'esecuzione del nostro contratto con lei, o per prendere provvedimenti su sua richiesta prima di stipulare un contratto con lei;
  2. se necessario per i nostri legittimi interessi, come la gestione e l'esercizio della nostra attività;
  3. per ottemperare ai nostri obblighi di legge, anche in base alle leggi in materia di diritto del lavoro o fiscale, o alle leggi sulla salute e sulla sicurezza ; oppure
  4. in alcuni casi limitati, potremmo ottenere il suo consenso al trattamento dei suoi Dati personali..

Se non ci fornisce i Dati personali necessari per adempiere agli obblighi di legge e per perfezionare il contratto con lei o per prendere provvedimenti su sua richiesta prima della stipula di un contratto con lei, potremmo non essere in grado di gestire il processo di assunzione.

 

La tabella che segue illustra gli scopi per i quali utilizziamo i suoi Dati personali e la nostra base giuridica per farlo. Si noti che prima di trattare i suoi Dati personali per i nostri legittimi interessi, teniamo in considerazione e operiamo un bilanciamento con qualsiasi impatto potenziale su di lei e sui suoi diritti. L'interesse legittimo su cui si basa il trattamento è indicato anche nella tabella che segue.

 

Si prega di notare che potremmo trattare i suoi Dati personali in virtù di più di una base giuridica, a seconda della finalità specifica per la quale stiamo utilizzando i suoi Dati personali. La preghiamo di contattarci se necessita di dettagli circa la specifica base giuridica sulla quale ci basiamo per trattare i suoi Dati personali, laddove sia stata indicata più di una base nella tabella sottostante.


Per cosa utilizziamo i suoi Dati personali

La base giuridica per l'utilizzo dei suoi Dati personali
Ricerca e identificazione di profili rilevanti per le posizioni aperte, tra cui: creazione di un database di candidati, abbinando il CV che ha caricato nel suo profilo o che ci ha inviato nel nostro database con le posizioni di lavoro disponibili, creazione e gestione di una piattaforma che consente ai soggetti di candidarsi alle posizioni aperte sul sito web Careers • È nostro legittimo interesse ricercare candidati e selezionarli tra i CV/candidature.
Preselezione/selezione dei soggetti che si sono candidati per una posizione, compresa la selezione e l'archiviazione di CV e lettere di presentazione, la creazione e la gestione del profilo del candidato, la revisione del profilo, l'organizzazione del reclutamento (compresi i colloqui di lavoro) e la selezione del candidato più qualificato per la posizione aperta. • Laddove necessario per intraprendere le azioni volte alla stipula del contratto di lavoro con lei
• È nel nostro legittimo interesse cercare profili rilevanti
Valutazione dell'idoneità dei candidati a un lavoro e valutazione delle loro attitudini professionali, compresa l'elaborazione delle informazioni raccolte durante i colloqui telefonici, di persona e/o tramite video interviste. • Laddove necessario per intraprendere le azioni volte alla stipula del contratto di lavoro con lei
Comunicare con lei in merito alla sua candidatura (ad esempio, se lei sceglie di fornirci il suo indirizzo e-mail o il suo numero di cellulare, per inviarle e-mail e/o SMS di avviso relativi alla sua candidatura e per chiederle ulteriori dettagli sul suo CV). • Laddove necessario per intraprendere le azioni volte alla stipula del contratto di lavoro con lei
Convalidare la sua esperienza professionale e verificare le sue credenziali accademiche nel caso in cui si stia candidando per un lavoro e le venga successivamente offerta una posizione. • Laddove necessario per intraprendere le azioni volte alla stipula del contratto di lavoro con lei
• Se abbiamo il suo consenso
Organizzare il processo di onboarding una volta cheè stato selezionato per la posizione, compreso ilmettersi in contatto con lei per organizzare i terminidi integrazione e la redazione del contratto di lavoro. • Laddove necessario per intraprendere le azioni volte alla stipula del contratto di lavoro con lei
Inviarle comunicazioni specifiche adattate ai suoi interessi professionali e nuovi avvisi di lavoro pertinenti in base alle preferenze da lei selezionate. • Se abbiamo il suo consenso quando vi siete registrati per ricevere e-mail e notifiche.
Condurre ricerche e analisi interne sul nostro processo di assunzione. • È nel nostro legittimo interesse migliorare il processo di assunzione e comprendere meglio i nostri candidati.
Garantire le pari opportunità e il trattamento in conformità alla politica e alla legislazione in materia di pari opportunità e a sostegno delle iniziative globali in materia di diversità, uguaglianza e inclusione. • Se richiesto dalla legge
Se richiesto o autorizzato dalla legge, ad esempio per garantire che non è soggetto a sanzioni internazionali • Per adempiere ai nostri obblighi legali di controllo delle liste di sanzioni francesi e dell'UE.
• È nostro legittimo interesse effettuare uno screening di altri elenchi di sanzioni che riguardano altre parti del gruppo.
Se necessario per tutelare i nostri diritti, ad esempio nel contesto di un contenzioso giudiziario. • È nostro diritto tutelarci in sede giudiziaria, quando è necessario./td>

4. Dati personali sensibili

 

Alcuni dei Dati personaliche raccogliamo sono di natura più sensibile (noti anche come categorie particolari di Dati personali. In particolare, possiamo trattare i Dati personali sensibili relativi alla sua salute, come descritto di seguito.

 

Per cosa utilizziamo i suoi Dati personali

La base giuridica per l'utilizzo dei suoi Dati personali e la relativa condizione che ne consente il trattamento
Possiamo trattare i dati personali relativi alla sua salute o alle sue patologie (ad esempio, informazioni relative ad eventuali disabilità), se le rivela a noi, per fornirle le sistemazioni necessarie nei nostri uffici o per garantire il rispetto della normativa sulle pari opportunità. • Se richiesto dalla legge
• Il trattamento è necessario per adempiere ai nostri obblighi e per consentirle di esercitare specifici diritti in materia di diritto del lavoro, di previdenza sociale e sulla protezione sociale.

 

5. Dati personali che condividiamo


Non condividiamo i suoi Dati personali con nessuno, tranne nei casi descritti di seguito. Condivideremo i suoi Dati personali con altri solo quando è lecito farlo e per uno scopo specifico (come precisato di seguito o nella tabella precedente) con:


  • autorità di regolamentazione, tribunali, autorità preposte all'applicazione della legge e agenzie governative al fine di ottemperare a provvedimenti giudiziari, requisiti legali o normativi e richieste governative e/o in relazione a frodi o attività criminali effettive o sospette, o a indagini sulle stesse;

  • i nostri fornitori di servizi (compresi i loro subappaltatori) che ci aiutano a gestire il nostro processo di assunzione e ad esercitare le nostre attività;

  • il gruppo American Express (vale a dire qualsiasi affiliata, sussidiaria, joint venture e qualsiasi società posseduta o controllata dalla nostra società capogruppo), anche allo scopo di fornirci servizi.

6. Trasferimenti internazionali


Trasferiamo i suoi Dati personali in altri paesi e (se consentito dalla normativa applicabile) alle autorità di regolamentazione di altri paesi. Alcune di queste giurisdizioni potrebbero non fornire lo stesso livello di protezione dei Dati personali previsto nello Spazio Economico Europeo (SEE). Alcuni paesi avranno leggi diverse in materia di protezione dei dati. Questo include trasferimenti in paesi al di fuori del SEE, tra cui Canada, India, Malesia, Messico, Filippine e Stati Uniti (dove si trovano alcuni dei nostri data center operativi). Effettuiamo questi trasferimenti per condurre la nostra attività e per gestire e amministrare il nostro rapporto con lei.


Tenga presente che, indipendentemente dal luogo in cui trattiamo i suoi Dati personali, li proteggeremo sempre nelle modalità descritte nella presente Informativa Privacy e in conformità alle leggi vigenti. Quando trasferiamo i suoi Dati personali in determinati paesi al di fuori del SEE:


  • Se il paese in questione ha ricevuto una decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea (consultare l'elenco dei paesi qui.), ci baseremo su tale decisione per effettuare il trasferimento; oppure

  • In caso di trasferimento di Dati personali a una terza parte negli Stati Uniti, possiamo fare affidamento sulla certificazione di conformità di tale terza parte all’accordo EU-USA Data Privacy Framework per trasferire i suoi Dati personali.

In altri casi, siamo tenuti a implementare una "salvaguardia adeguata". In particolare:


  • Quando condividiamo i Dati personali con altre società del gruppo American Express al di fuori del SEE, garantiamo un livello di protezione adeguato attraverso le nostre Norme Vincolanti di Impresa, disponibili qui. Le nostre Norme Vincolanti di Impresa garantiscono la protezione dei suoi Dati personali imponendo a tutte le società del nostro gruppo di seguire le stesse regole nel trattamento dei suoi Dati personali.


  • Quando condividiamo i suoi Dati personali con terze parti al di fuori del SEE, in paesi che non hanno ricevuto una decisione di adeguatezza dalla Commissione europea, includiamo in tali accordi adeguate protezioni contrattuali (comprese le clausole contrattuali standard della Commissione europea). Inoltre, valutiamo se per tali trasferimenti siano necessarie altre misure tecniche e organizzative. Se abbiamo a che fare con le autorità pubbliche o con le autorità di regolamentazione, non avremo bisogno di protezioni contrattuali, ma ciò non significa che i suoi dati non siano protetti da misure di sicurezza adeguate quando vengono trasferiti.

È possibile ricevere una copia di tali tutele contrattuali contattandoci. Si prega di consultare la sezione "Domande o Reclami" qui di seguito.


7. Sicurezza e Conservazione dei Dati personali


Adottiamo misure di sicurezza organizzative, amministrative, tecniche e fisiche per proteggere i suoi Dati personali. Tali misure comprendono protezioni informatiche, archivi sicuri e appositi strumenti. Diamo accesso ai suoi Dati personali solo al personale autorizzato che ha bisogno di accedere a tali informazioni per svolgere le proprie mansioni.


Conserveremo i suoi Dati personali per periodi di tempo definiti. Tali periodi di conservazione varieranno a seconda del motivo per il quale conserviamo i suoi Dati personali e in considerazione della natura e della sensibilità dei dati. Il periodo di conservazione dei dati sarà determinato dai seguenti criteri:

 

  • Se si candida per una posizione lavorativa presso di noi, conserveremo i suoi Dati personali per la durata del periodo in cui elaboriamo la sua candidatura e, se questa viene accolta, conserveremo i suoi Dati personali per la durata del suo impiego.

  • Se la sua candidatura non viene accolta, conserveremo i suoi Dati personali per 6 mesi dopo la decisione/il rifiuto, a meno che le leggi o i regolamenti non ci impongano di conservare i suoi Dati personali per un periodo specifico.

  • Se si iscrive a comunicazioni specifiche, conserveremo i suoi Dati personali fino a quando non annulla l'iscrizione o per tre anni dall'ultimo contatto.

Si prega di notare che potremmo essere costretti a conservare i suoi Dati personali per periodi più lunghi qualora dovessimo impedirne la distruzione a causa di un obbligo legale di conservazione dei suoi Dati personali, di un contenzioso in corso, di un provvedimento giudiziario o di un'indagine da parte delle forze dell'ordine o delle nostre autorità di regolamentazione.


Quando i suoi Dati personali non sono più necessari per gli scopi sopra indicati, distruggeremo in modo sicuro tali dati o li anonimizzeremo in modo permanente. Per ulteriori informazioni sulle nostre pratiche di conservazione dei dati, può contattarci – a tal fine, consulti la sezione "Domande o Reclami".


8. I suoi diritti


Lei ha determinati diritti in relazione al trattamento dei suoi Dati personali. In particolare, ha il diritto di:

  • Accedere ai Dati personali che trattiamo su di lei (spesso definita "richiesta di accesso ai dati" o "DSAR (Data Subject Access Request)").

Questo le consente di ricevere una copia dei suoi Dati personali in nostro possesso e di verificare che li stiamo trattando legittimamente.


  • In alcuni casi, richiedere la cancellazione dei suoi Dati personali.

Questo le consente di chiederci di cancellare o rimuovere i suoi Dati personali qualora non vi siano validi motivi per continuare a trattarli. Ha inoltre il diritto di chiederci di cancellare o rimuovere i suoi Dati personali qualora abbia esercitato con successo il suo diritto di opporsi al trattamento (vedere di seguito), nel caso in cui le sue informazioni siano state trattate illegalmente o nel caso in cui ci venga richiesto di cancellare i suoi Dati personali per ottemperare alle leggi vigenti. Tuttavia, si prega di notare che potremmo non essere sempre in grado di soddisfare la sua richiesta per specifiche ragioni legali che vi saranno notificate, se del caso, al momento della sua richiesta.


  • Correggere i Dati personali inesatti in nostro possesso.

Questo le consente di chiederci di correggere o rimuovere i Dati personali in nostro possesso cheritiene incompleti o inesatti, anche se potremmo dover verificare l'accuratezza dei nuovi dati che ci fornisce.


  • Richiedere la limitazione dell'uso dei suoi Dati personali in determinati casi.

Può chiederci di limitare il trattamento dei suoi Dati personali nei seguenti casi:

  • se desidera che venga da noi accertata l'esattezza dei Dati personali;
  • nel caso in cui il nostro utilizzo dei Dati personalisia illegittimo, ma non vuole che li cancelliamo;
  • quando ha bisogno di conservare i Dati personali anche se non ne abbiamo più bisogno, poiché le servono per accertare, esercitare o tutelare i suoi diritti mediante azioni legali; oppure
  • qualora si sia opposto al nostro utilizzo dei suoi Dati personali, ma dobbiamo verificare se abbiamo motivi legittimi prevalenti per utilizzarli.
  • Richiedere il trasferimento dei suoi Dati personali a se stesso o a terzi.

Le forniremo, o (se tecnicamente possibile) a una terza parte da lei scelta, i suoi Dati personali(checi ha fornito) in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da un computer. Si noti che questo diritto si applica solo alle informazioni automatizzate per le quali lei ha inizialmente fornito il proprio consenso all'utilizzo, o nel caso in cui abbiamo utilizzato le informazioni per perfezionare un contratto con lei.

 

  • Revocare in qualsiasi momento il consenso all'utilizzo dei suoi Dati personali da parte nostra, qualora il trattamento sia basato sul suo consenso.

Ciò non pregiudica la liceità di qualsiasi trattamento effettuato prima della revoca del consenso. Se lei revoca il suo consenso, potremmo non essere in grado di fornire e/o eseguire l'attività associata. La informeremo di questa eventualità al momento della revoca del consenso.

 

  • Nel rispetto della legge applicabile, lei può stabilire delle linee guida relative ai suoi Dati personali in caso di decesso, in conformità alla legge applicabile. A questo proposito, le persone espressamente designate dagli interessati deceduti, o il pubblico ministero nel caso di minori o persone con disabilità, possono richiedere l'accesso ai Dati personali dell'interessato deceduto o la rettifica dei Dati personali dell'interessato deceduto.
  • Opporsi al trattamento dei suoi Dati personali.

Questo le consente di interrompere o impedire il trattamento dei suoi Dati personali. Può opporsi in relazione al trattamento di tutti i suoi Dati personali in nostro possesso o solo ad alcuni di essi. Può anche riguardare solo una particolare finalità per la quale stiamo trattando i dati.


Si noti che è possibile farlo solo per motivi legati alla sua situazione particolare, quando la base giuridica applicabile è il legittimo interesse. In alcuni casi, potremmo dimostrare di avere motivi legittimi impellenti per trattare i suoi Dati personali, prevalenti rispetto ai suoi diritti e alle sue libertà. In tal caso, la informeremo.


Si prega di notare che se decide di limitare o di opporsi al trattamento dei suoi Dati personali a fini dell’assunzione o di ritirare la sua candidatura, non saremo in grado di elaborare la sua candidatura o di prenderla in considerazione per future opportunità di lavoro presso American Express.


Se riceviamo una richiesta da parte sua, risponderemo il prima possibile e comunque non oltre un mese di calendario, salvo quanto segue. Se, a causa della natura o delle circostanze della sua richiesta, non possiamo rispettare tale termine, possiamo prorogarlo fino a due mesi (qualora siano da lei avanzate richieste complesse). In questo caso, le invieremo un'e-mail o una lettera per motivare la causa del ritardo. La sua richiesta sarà gratuita, tranne in alcune circostanze in cui riteniamo che la richiesta sia infondata o eccessiva e quando la legge ci consente di addebitare un costo (in tal caso, lo preciseremo al momento antecedente all’elaborazione della richiesta).


Se desidera esercitare uno dei suoi diritti, clicchi qui. Se ha domande su come trattiamo i suoi Dati personali, può contattarci – a tal proposito, si prega di consultare la sezione "Domande o Reclami" qui di seguito.


9. Domande o Reclami


Per qualsiasi domanda sulla presente Informativa Privacy o sulle modalità di trattamento dei suoi Dati personali, o se desidera presentare un reclamo o esercitare i suoi diritti, la preghiamo di contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati all'indirizzo DPO-Europe@aexp.com. Può anche scrivere ad American Express Italia S.r.l., American Express Payments Europe S.L.U (Sede italiana) o American Express Services Europe Ltd (Sede italiana), Viale Alexandre Gustave Eiffel, 15, 00148, Roma, Italia.


Ha inoltre il diritto di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei Dati personali direttamente all'indirizzo http://www.garanteprivacy.it/ o all'autorità dello Stato membro europeo in cui vive, lavora o in cui potrebbe essersi verificata una violazione. Se la sua richiesta non viene soddisfatta, può anche intraprendere un’azione legale.