American Express Déclaration de confidentialité relative au recrutement en ligne - France

Date de prise d’effet : Août-2024


Chez American Express, nous nous engageons à préserver votre vie privée. Le responsable du traitement de vos Données à caractère personnel sera l’entité qui traite vos Données à caractère personnel dans le cadre du recrutement (à savoir, American Express Carte France ou American Express Payments Europe S.L (France), le cas échéant) (« American Express »).


Dans la présente Déclaration de confidentialité relative au recrutement en ligne (« Déclaration de confidentialité »), nous décrivons comment American Express, en sa qualité de responsable du traitement, collecte, utilise, partage et conserve les Données à caractère personnel vous concernant lors du processus de sélection et de recrutement conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (le Règlement général sur la protection des données) et à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, telle que modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.


Il est important que vous lisiez la présente Déclaration de confidentialité pour comprendre comment vos Données à caractère personnel sont traitées tout au long du processus de recrutement chez American Express. Il est également important que vous lisiez tout autre avis ou déclaration de confidentialité qui s’applique en fonction de l'activité de traitement spécifique. À titre d’exemple, si vous êtes titulaire d’une carte American Express ou naviguez sur notre site internet, notre Politique de protection des données personnelles à l’attention des Titulaires de Cartes ou la Politique de protection des données personnelles à l’attention des Titulaires de Cartes s’appliquera.


Notre Déclaration de confidentialité relative au recrutement en ligne est disponible sur le site internet American Express Careers. De temps à autre, nous pouvons être amenés à modifier la présente Déclaration de confidentialité. Nous vous recommandons de consulter régulièrement la version actuelle disponible ici pour voir les modifications ou mises à jour. En cas de modification importante apportée à la présente Déclaration de confidentialité (par exemple, si la modification vous impacte personnellement, à savoir si nous changeons la façon dont vous pouvez exercer vos droits relatifs à vos Données à caractère personnel, et/ou si la modification aura un effet important sur la façon dont nous utilisons vos Données à caractère personnel), nous vous en informerons. Nous le ferons en vous informant qu’il existe une version mise à jour – par exemple, par courrier électronique ou par le biais d’une fenêtre contextuelle lorsque vous visitez notre site Careers.


La présente version a été mise à jour pour la dernière fois à la date mentionnée ci-dessus.

1. Portée de la présente Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité s’applique à toutes les personnes qui visitent notre site Careers, créent un profil, s’inscrivent à des alertes d’emploi, postulent à des emplois, des stages ou d’autres opportunités chez American Express directement ou indirectement, par le biais de recruteurs externes ou de plateformes de médias sociaux qui renvoient vers des sites Careers d’American Express.


La Déclaration de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, partageons et conservons les Données à caractère personnel que nous obtenons en ligne dans le cadre du recrutement à des fins de gestion du processus de candidature et de sélection.

 

2. Données à caractère personnel que nous collectons

Les Données à caractère personnel sont toute information vous concernant en tant que personne physique identifiée ou identifiable. Les Données à caractère personnel excluent les données anonymes ou « désidentifiées » qui ne sont pas associées à une personne en particulier.


Les Données à caractère personnel que nous collectons peuvent inclure :

  • Des informations personnelles telles que le nom, l’adresse, les coordonnées (courrier électronique, numéros de téléphone), la date et le lieu de naissance, le sexe, la nationalité et toute autre information d’identification (par exemple, carte d’identité, permis de conduire si nécessaire), la photo de profil ; et
  • Les antécédents en matière d’éducation et professionnels, y compris le CV, les qualifications, l'éducation, les compétences, la formation, les références, les affiliations professionnelles et la preuve d’admissibilité à l’emploi.

Nous collectons diverses catégories de Données à caractère personnel directement auprès de vous (c’est-à-dire lorsque vous nous fournissez des Données à caractère personnel ou lorsque nous les collectons nous-mêmes).


Vous nous fournissez directement vos Données à caractère personnel lorsque, par exemple, vous :

  • Visitez, utilisez ou postulez sur nos sites internet de recrutement (c’est-à-dire Career Center) ;
  • Vous inscrivez aux alertes d’emploi ;
  • Créez un profil et fournissez votre Curriculum Vitae (CV) ou nous envoyez un CV ;
  • Recevez ou répondez aux communications électroniques que nous envoyons.

Nous pouvons également collecter des Données à caractère personnel indirectement auprès de tiers tels que des agences de recrutement, des sociétés spécialisées dans les entretiens de recrutement, des sites d’emploi, des employés existants qui vous recommandent pour des postes, des fournisseurs de filtrage de sanctions des tiers pour répondre aux finalités de traitement décrites à la section « Comment utilisons-nous vos Données à caractère personnel ?» ci-dessous. Certaines des Données à caractère personnel que nous collectons s’avèrent de nature plus sensible (également appelées catégories particulières de Données à caractère personnel). Nous collecterons toujours ces données conformément aux lois applicables.


Nous traitons parfois des Données à caractère personnel afin qu’elles ne permettent plus d'identifier une personne physique. Une fois traitées de cette manière, elles ne constitueront plus des Données à caractère personnel et seront dénommées informations agrégées et anonymisées. Les informations agrégées et anonymisées nous permettent d’analyser des tendances dans des groupes d’individus et de créer des informations et des rapports commerciaux pour nous aider à gérer et à améliorer notre activité.


3. Comment utilisons-nous vos Données à caractère personnel ?

Nous utiliserons vos Données à caractère personnel à diverses fins, y compris aux fins de gérer le processus de recrutement (candidature et sélection), vos alertes d’emploi ou conformément à la loi. Nous décrivons ces finalités de manière plus détaillée ci-dessous.


Nous avons besoin d’une « base légale » en vertu des lois sur la protection des données pour traiter vos Données à caractère personnel, parmi les suivantes :

    (i)   lorsque cela est nécessaire à l’exécution de notre contrat avec vous ou à la prise de mesures à votre demande avant la conclusion d’un contrat avec vous ;

    (ii)   lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels que la gestion et l’exploitation de notre entreprise ;

    (iii)   pour nous conformer à nos obligations légales, y compris en vertu des lois en matière de droit du travail et de droit fiscal, ou des lois sur la santé et la sécurité ; ou

    (iv)   dans certains cas limités, nous pouvons obtenir votre consentement au traitement de vos Données à caractère personnel.


Le tableau ci-dessous détaille notre utilisation de vos Données à caractère personnel ainsi que la base légale nous permettant de le faire. Veuillez noter qu’avant de traiter vos Données à caractère personnel pour nos intérêts légitimes, nous vérifions et équilibrons tout impact potentiel que ce traitement peut avoir sur vous ou vos droits. L’intérêt légitime invoqué est également exposé dans le tableau ci-dessous.


Veuillez noter que nous pouvons traiter vos Données à caractère personnel en nous appuyant sur plusieurs bases légales en fonction de la finalité spécifique pour laquelle nous traitons vos Données à caractère personnel. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de précisions sur la base légale spécifique sur laquelle nous nous appuyons pour traiter vos Données à caractère personnel lorsque plusieurs bases ont été mentionnées dans le tableau ci-dessous.


Les finalités pour lesquelles nous utilisons vos Données à caractère personnel

Les bases légales pour utiliser vos Données à caractère personnel
Recherche et identification des profils pertinents pour les postes à pourvoir, notamment : création d’une base de données de candidats, en faisant correspondre les CV que vous avez téléchargés dans votre profil ou que vous nous avez envoyés dans notre base de données avec les emplois disponibles, création et gestion d’une plateforme permettant aux candidats de postuler à des postes à pourvoir sur le site internet Careers d’Amex, prise de contact lors d’un salon de l’emploi. • Il relève de notre intérêt légitime de rechercher des candidats et de sélectionner des candidats parmi les CV/candidatures
Présélection/sélection des candidats qui ont postulé à un poste, y compris tri et dépôt des CV et lettres de motivation, création et gestion de votre profil de candidat, révision de votre profil, organisation du recrutement (y compris entretiens d’embauche) et sélection du candidat le plus qualifié pour le poste. • Si nécessaire, pour prendre des mesures pour conclure le contrat de travail avec vous
• Il relève de notre intérêt légitime de rechercher des profils pertinents
Évaluation de l’aptitude des candidats à un emploi et évaluation de leurs aptitudes professionnelles, y compris le traitement des informations recueillies lors des entretiens téléphoniques, en face à face et/ou en visio. • Si nécessaire, pour prendre des mesures pour conclure le contrat de travail avec vous
Échanges avec vous concernant votre candidature (par exemple, si vous choisissez de nous fournir votre courrier électronique ou votre numéro de téléphone mobile, pour vous envoyer des courriers électroniques et/ou des alertes SMS concernant votre candidature et vous demander des informations supplémentaires sur votre CV). • Si nécessaire, pour prendre des mesures pour conclure le contrat de travail avec vous
Validation de votre expérience professionnelle et vos diplômes si vous postulez à un emploi et que nous vous proposons un poste par la suite. • Si nécessaire, pour prendre des mesures pour conclure le contrat de travail avec vous
Organisation du processus d’intégration une fois que vous avez été sélectionné pour le poste, notamment en vous contactant pour organiser les conditions de votre intégration et pour la rédaction de votre contrat de travail. • Si nécessaire, pour prendre des mesures pour conclure le contrat de travail avec vous
Envoi de newsletters spécifiques adaptées à vos centres d’intérêt professionnels et de nouvelles alertes d’emploi pertinentes selon vos préférences sélectionnées. • Sur la base de votre consentement donné lorsque vous vous êtes inscrit pour recevoir des courriers électroniques et des notifications
Conduite de recherches et d’analyses internes sur notre processus de recrutement. • Il relève de notre intérêt légitime d’améliorer le processus de recrutement et de mieux comprendre nos candidats
Garantie de l’égalité des chances et de traitement conformément à la politique et à la législation en matière d’égalité des chances et en soutien aux initiatives mondiales en matière de diversité, d’égalité et d’inclusion. • Il relève de notre intérêt légitime de lutter contre les inégalités
Lorsque la loi l’exige ou l’autorise, par exemple pour s’assurer que vous n’êtes pas soumis à des sanctions internationales. • Pour nous conformer à nos obligations légales de filtrage des listes de sanctions françaises et européennes
• Il relève de notre intérêt légitime de filtrer d’autres listes de sanctions affectant d’autres parties du groupe
Lorsque cela est nécessaire pour défendre nos droits, par exemple dans le cadre d’un litige. • Il relève de notre intérêt légitime de nous défendre en justice lorsque cela est nécessaire

 

4. Données à caractère personnel sensibles

Certaines des Données à caractère personnel que nous collectons s’avèrent de nature plus sensible (également appelées catégories particulières de Données à caractère personnel). Plus particulièrement, nous pouvons traiter des Données à caractère personnel sensibles en lien avec votre santé comme décrit ci-dessous.


Les finalités pour lesquelles nous utilisons vos Données à caractère personnel sensibles

La base légale pour utiliser vos Données à caractère personnel sensibles et la condition pertinente autorisant un tel traitement
Nous pouvons traiter des Données à caractère personnel relatives à votre santé ou à votre situation (par exemple, des informations concernant tout handicap que vous pourriez avoir) pour vous fournir les aménagements nécessaires dans nos bureaux ou pour nous assurer que nous respectons la législation en matière d’égalité des chances. • Sur la base de votre consentement explicite

5. Données à caractère personnel que nous partageons

 

Nous ne partageons vos Données à caractère personnel avec personne, sauf dans les cas décrits ci-dessous. Nous partagerons vos Données à caractère personnel avec d'autres uniquement lorsque la loi nous y autorise et à des fins spécifiques (définies ci-dessous ou dans le tableau ci-dessus), à savoir avec :


  • les autorités de régulation, les tribunaux, les autorités de maintien de l'ordre et les agences gouvernementales afin de se conformer aux ordonnances légales, aux exigences légales ou réglementaires et aux demandes du gouvernement et/ou dans le cadre d’une fraude ou d’activités criminelles réelles ou supposées, ou d’une enquête à ce sujet ;
  • nos prestataires de services (y compris leurs sous-traitants) qui nous aident à gérer notre processus de recrutement et à exploiter notre activité ;
  • le groupe American Express (c’est-à-dire toute société affiliée, filiale, coentreprise et toute société détenue ou contrôlée par notre société mère), y compris aux fins de nous fournir des services.

6. Transferts internationaux

 

Nous transférons vos Données à caractère personnel dans d’autres pays et (lorsque la loi applicable le permet) aux autorités de régulation dans d'autres pays. Certaines de ces juridictions pourraient ne pas fournir le même niveau de protection des Données à caractère personnel que celui en vigueur dans l’Espace économique européen (EEE). Certains pays auront des lois différentes en matière de protection des données. Cela inclut les transferts vers des pays en dehors de l’EEE, y compris vers le Canada, l’Inde, la Malaisie, le Mexique, les Philippines et les États-Unis (où sont situés certains de nos centres de données opérationnels). Nous effectuons ces transferts dans le cadre de nos activités et pour gérer et administrer notre relation avec vous.


Veuillez garder à l'esprit que, quel que soit l’endroit où nous traitons vos Données à caractère personnel, nous les protégerons systématiquement de la manière décrite dans la présente Déclaration de confidentialité et conformément aux lois applicables. Lorsque nous transférons vos Données à caractère personnel vers certains pays situés en dehors de l’EEE :


  • Si ce pays a obtenu une décision d’adéquation de la part de la Commission européenne (veuillez consulter la liste des pays ici), nous nous baserons sur cette décision pour effectuer notre transfert ; ou
  • Dans le cas de transferts de Données à caractère personnel à un tiers situé aux États-Unis, nous pouvons nous appuyer sur la certification de ce tiers par le système d’échange de données entre les États-Unis et l’Europe (EU-US Data Privacy Framework) afin de transférer vos Données à caractère personnel.,

Dans les autres cas, nous sommes tenus de mettre en place les « garanties appropriées ». En particulier :


  • Lorsque nous partageons des Données à caractère personnel avec d’autres sociétés au sein du groupe American Express qui se situent en dehors de l’EEE, nous garantissons un niveau de protection adéquat par le biais de nos Règles d’Entreprise Contraignantes, disponibles ici. Nos Règles d’Entreprise Contraignantes garantissent que vos Données à caractère personnel sont protégées en imposant à toutes les sociétés de notre groupe de respecter les mêmes règles lors du traitement de vos Données à caractère personnel.
  • Lorsque nous partageons vos Données à caractère personnel avec des tiers situés en dehors de l’EEE vers des pays qui n’ont pas obtenu de décision d’adéquation de la part de la Commission européenne, nous intégrons des garanties contractuelles appropriées (notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne) dans les contrats. En outre, nous évaluons si d’autres mesures techniques et organisationnelles s’avèrent nécessaires pour ces transferts. Si nous partageons vos données avec des autorités publiques ou des autorités de régulation, nous ne sommes pas tenus de mettre en place des garanties contractuelles, ce qui ne signifie pas pour autant que vos données ne sont pas protégées par des mesures de sécurité appropriées lors de leur transfert.

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties contractuelles en nous contactant. Veuillez consulter la section « Questions ou réclamations » ci-dessous.


7. Sécurité et conservation

 

Nous appliquons des mesures de sécurité organisationnelles, administratives, techniques et physiques afin de protéger vos Données à caractère personnel. Ces mesures comprennent des sauvegardes informatiques, ainsi que des fichiers et des installations sécurisés. Nous ne donnons accès à vos Données à caractère personnel qu’au personnel autorisé lorsque l’accès à ces informations est nécessaire dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.

 

Nous conserverons vos Données à caractère personnel pendant les durées de conservation définies. Ces durées de conservation varieront en fonction du motif pour lequel nous détenons vos Données à caractère personnel, et selon la nature et la sensibilité des données. La durée de conservation des données sera déterminée par les critères suivants :


  • Si vous postulez pour un emploi chez nous, nous conserverons vos Données à caractère personnel pendant la durée de traitement de votre candidature et si votre candidature est retenue, nous conserverons vos Données à caractère personnel pendant la durée de votre emploi.
  • Si votre candidature n’aboutit pas, nous conserverons vos Données à caractère personnel pendant une période stricte et déterminée une fois le poste pourvu.
  • Si vous vous abonnez à des newsletters spécifiques, nous conserverons vos Données à caractère personnel jusqu’à ce que vous vous désabonniez ou pendant trois ans après notre dernier contact.

Veuillez noter que nous pouvons être amenés à conserver vos Données à caractère personnel pendant des durées plus longues si, en raison d’une obligation légale de conserver vos Données à caractère personnel, d’un litige en cours, d’une ordonnance d’un tribunal ou d’une enquête menée par des autorités de maintien de l'ordre ou de nos autorités de régulation, nous devons suspendre le processus de destruction.


Lorsque vos Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées, nous détruirons ces informations en toute sécurité ou les anonymiserons de manière permanente. Pour plus d’informations sur nos pratiques de conservation des données, vous pouvez nous contacter – Veuillez consulter la section « Questions ou réclamations ».


8. Vos droits


Vous disposez de certains droits relatifs au traitement de vos Données à caractère personnel. Plus précisément, vous êtes en droit de :


  • Accéder aux Données à caractère personnel vous concernant que nous traitons (souvent désigné comme une « demande de droit d’accès » ou en anglais « DSAR » pour « Data Subject Access Request »).

Cela vous permet de recevoir une copie des Données à caractère personnel vous concernant que nous détenons et de vérifier que nous les traitons licitement.


  • Dans certains cas, demander l’effacement de vos Données à caractère personnel.

Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des Données à caractère personnel lorsqu’il n’existe aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos Données à caractère personnel lorsque vous avez exercé avec succès votre droit de vous opposer à leur traitement (voir ci-dessous), lorsque nous sommes susceptibles d’avoir traité vos informations de manière illégale ou lorsque nous sommes tenus d’effacer vos Données à caractère personnel afin de respecter la loi applicable. Toutefois, veuillez noter que nous pouvons ne pas toujours être en mesure de répondre favorablement à votre demande pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.


  • Rectifier les Données à caractère personnel inexactes que nous détenons à votre sujet.

Cela vous permet de faire rectifier toutes les données incomplètes ou inexactes vous concernant que nous détenons, bien que nous puissions avoir besoin de vérifier l’exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez. Il relève de votre responsabilité de vous assurer que les informations vous concernant que nous détenons sont exactes et à jour – veuillez consulter les informations complémentaires ci-dessous pour savoir comment procéder.


  • Demander une limitation à l’utilisation de vos Données à caractère personnel dans certains cas.

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos Données à caractère personnel dans les situations suivantes :

    o   si vous souhaitez que nous établissions l’exactitude des Données à caractère personnel ;

    o   lorsque notre utilisation de vos Données à caractère personnel est illicite, mais que vous ne souhaitez pas pour autant que nous les effacions ;

    o   lorsque vous avez besoin que nous conservions vos Données à caractère personnel même si ce n’est plus une exigence de notre part, car elles vous sont nécessaires pour établir, faire valoir ou défendre des revendications juridiques ; ou

    o   lorsque vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos Données à caractère personnel, mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes et impérieux de les utiliser.

  • Demander le transfert de vos Données à caractère personnel à vous-même ou à un tiers.

Nous vous fournirons à vous, ou (si cela est techniquement possible) à un tiers de votre choix, vos Données à caractère personnel sous un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu'aux informations automatisées pour l’utilisation desquelles vous avez initialement donné votre consentement ou lorsque nous avons utilisé les informations afin d'exécuter un contrat avec vous.


  • Retirer votre consentement à l’utilisation de vos Données à caractère personnel à tout moment, lorsque notre traitement se base sur votre consentement.

Ce retrait ne compromet pas la licéité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de fournir et/ou d’effectuer l’activité associée. Nous vous en avertirons si tel est le cas au moment du retrait de votre consentement.


  • Établir des lignes directrices pour la conservation, l'effacement et la communication des Données à caractère personnel après votre décès conformément à la loi applicable.
  • Vous pouvez vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel.

Cela vous permet de nous faire arrêter ou de nous empêcher de traiter vos Données à caractère personnel. Vous pouvez vous opposer concernant toutes les Données à caractère personnel vous concernant que nous détenons ou concernant uniquement certaines informations. Elles peuvent également se rapporter uniquement à une finalité particulière pour laquelle nous traitons les données.


Veuillez noter que vous ne pouvez le faire que pour des raisons en lien avec votre situation spécifique, lorsque les intérêts légitimes constituent la base légale du traitement. Dans certains cas, nous pourrons démontrer que nous avons des motifs légitimes et impérieux de traiter vos Données à caractère personnel, qui priment sur vos droits et vos libertés. Si tel est le cas, nous vous en informerons.


Vous pouvez également vous y opposer lorsque vosDonnées à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct.


Veuillez noter que si vous décidez de limiter ou de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel à des fins de recrutement ou si vous retirez votre candidature, nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature ou de vous prendre en considération pour de futures opportunités d’emploi chez American Express.


Si nous recevons une demande de votre part, nous y répondrons dans les plus brefs délais et au plus tard dans un délai d’un mois calendaire, sauf dans les cas suivants. Si, en raison de la nature ou des circonstances de votre demande, nous ne sommes pas en mesure de respecter ce délai, nous pouvons l’étendre jusqu'à deux mois supplémentaires (demandes complexes). Dans ce cas, nous vous enverrons un courrier électronique ou postal pour vous expliquer le motif de ce retard. Veuillez noter que votre demande sera gratuite, à l'exception de certaines circonstances où nous considérons que la demande est infondée ou excessive et lorsque la loi nous autorise à facturer des frais (nous vous l’expliquerons avant le traitement de la demande si tel est le cas).


Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, veuillez cliquer ici. Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter - veuillez consulter la section « Questions ou réclamations » ci-dessous.


9. Questions ou réclamations


Si vous avez des questions relatives à la présente Déclaration de confidentialité ou sur la manière dont vos Données à caractère personnel sont traitées ou si vous souhaitez faire une réclamation ou exercer vos droits, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données à l’adresse DPO-Europe@aexp.com. Vous pouvez également adresser un courrier à American Express Carte France ou American Express Payments Europe S.L (France), DPO Europe, 8-10 rue Henri Sainte-Claire Deville, 92500 Rueil-Malmaison.


Vous avez également le droit de faire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés directement sur le site www.cnil.fr..

Si vous estimez que le traitement apporté à votre demande reste insatisfaisant, vous pouvez également saisir le tribunal de votre lieu de résidence, de travail ou du lieu où il a pu y avoir une infraction.