Prohlášení společnosti American Express o ochraně osobních údajů při online náboru – Česká republika

 

Datum účinnosti: Března 2025


Společnost American Express se zavazuje chránit Vaše soukromí. Správcem Vašich osobních údajů bude subjekt, který Vaše osobní údaje v rámci náboru zpracovává (konkrétně společnost American Express spol. s r.o.) (dále jen „American Express“).

 

V tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů při online náboru (dále jen „Prohlášení o ochraně osobních údajů “) popisujeme, jakým způsobem společnost American Express jako správce údajů shromažďuje, používá, předává a uchovává Vaše osobní údaje během výběrového a náborového řízení v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů ) a českým zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů , v platném znění.

 

Je důležité, abyste si toto Prohlášení o ochraně osobních údajů přečetli a porozuměli tomu, jakým způsobem jsou Vaše osobní údaje během náborového procesu ve společnosti American Express zpracovávány. Je také důležité, abyste si přečetli případná další oznámení nebo prohlášení o ochraně osobních údajů, která se vztahují na konkrétní činnost zpracování.

 

Naše Prohlášení o ochraně osobních údajů při online náboru je k dispozici na webové stránce Kariéra u společnosti American Express (American Express Careers). Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů můžeme příležitostně změnit. Doporučujeme Vám proto, abyste pravidelně kontrolovali verzi dostupnou na těchto stránkách, zda nedošlo ke změnám nebo aktualizacím. Pokud dojde k podstatné změně Prohlášení o ochraně osobních údajů (například pokud se daná změna dotkne Vás osobně, zejména pokud změníme způsob, jakým můžete uplatnit svá práva týkající se Vašich osobních údajů, a/nebo pokud bude mít daná změna podstatný vliv na to, jakým způsobem Vaše osobní údaje používáme), budeme Vás o tom informovat. Učiníme tak prostřednictvím oznámení o tom, že existuje aktualizovaná verze – například e-mailem nebo pomocí vyskakovacího okna při návštěvě naší webové stránky Kariéra (Careers).

 

Tato verze byla naposledy aktualizována k výše uvedenému datu.

 

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů má strukturovaný formát, takže pokud jste si jej otevřeli online, můžete prokliknout na konkrétní části uvedené níže.

 

 

1. Oblast působnosti tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů

 

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů se vztahuje na všechny osoby, které navštíví naši webovou stránku Kariéra (Careers), vytvoří si profil, přihlásí se k odběru upozornění na pracovní nabídky, požádají o pracovní místo, stáž nebo jinou příležitost ve společnosti American Express, ať již přímo nebo nepřímo, prostřednictvím externích náborářů nebo platforem sociálních médií, které odkazují na webovou stránku Kariéra u společnosti American Express (American Express Careers).

 

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů vysvětluje, jakým způsobem shromažďujeme, používáme, předáváme a uchováváme osobní údaje, které získáváme online v rámci náboru za účelem řízení procesu podávání žádostí a výběru.

 

2. Jaké osobní údaje shromažďujeme

 

Osobními údaji jsou veškeré informace týkající se Vás jako identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. Osobní údaje nezahrnují anonymní údaje, které nejsou spojeny s konkrétní osobou.

 

Osobní údaje, které shromažďujeme, mohou zahrnovat:

 

  • osobní údaje, jako je jméno, adresa, kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní čísla), datum a místo narození, pohlaví, národnost a další identifikační údaje (například číslo průkazu totožnosti, případně řidičského průkazu), profilová fotografie; a

  • vzdělání a pracovní historie, včetně životopisu, kvalifikace, dosaženého vzdělání, dovedností, školení, referencí, členství v profesních organizacích a dokladů o způsobilosti k výkonu dané práce.

Některé kategorie osobních údajů shromažďujeme přímo od Vás (tj. když nám poskytnete osobní údaje nebo když je shromažďujeme sami).

 

Své osobní údaje nám poskytujete přímo například tehdy, když:

 

  • navštívíte naše náborové webové stránky (například Kariérní centrum), používáte je nebo se na nich ucházíte o zaměstnání;

  • přihlásíte se k odběru upozornění na pracovní nabídky;

  • vytvoříte si profil a poskytnete svůj životopis nebo nám svůj životopis zašlete;

  • přijímáte elektronická sdělení, která zasíláme, nebo na ně reagujete.

Osobní údaje o Vás můžeme shromažďovat také nepřímo od třetích stran, jako jsou bývalí zaměstnavatelé nebo fyzické osoby v rámci Vašich referencí, personální agentury, společnosti provádějící pohovory, burzy práce, stávající zaměstnanci, kteří Vás doporučují na pracovní pozici, vzdělávací a odborné vzdělávací instituce, prostřednictvím dalšího ověřování od externích subjektů, které zajišťují například prověřování podkladových informací nebo screening na základě sankčních seznamů, a od členů skupiny American Express, kteří poskytují služby pro nás a naším jménem, například pro obchodní účely a účely lidských zdrojů tak, abychom naplnili účely zpracování popsané níže v části „Jakým způsobem používáme Vaše osobní údaje“.


Některé osobní údaje, které shromažďujeme, jsou citlivější povahy (jsou označovány také jako zvláštní kategorie osobních údajů). Tyto údaje budeme vždy shromažďovat v souladu s platnými právními předpisy.


Osobní údaje někdy zpracováváme tak, že již neidentifikují žádnou konkrétní osobu. Po takovém zpracování již nepředstavují osobní údaje a jsou označovány jako souhrnné a anonymizované informace. Souhrnné a anonymizované informace nám pomáhají analyzovat vzorce ve skupinách osob a vytvářet obchodní přehledy a zprávy, které nám pomáhají řídit a zlepšovat naše podnikání.


3. Jakým způsobem používáme Vaše osobní údaje


Vaše osobní údaje budeme používat za různými účely, například za účelem řízení náborového procesu (žádost a výběr), zasílání upozornění na pracovní nabídky nebo pro účely vyžadované zákonem. Tyto účely podrobněji popisujeme níže.


Ke zpracování Vašich osobních údajů musíme mít podle právních předpisů o ochraně osobních údajů alespoň jeden z následujících „právních důvodů“:


  1. zpracování je nezbytné pro plnění naší smlouvy s Vámi nebo pro provedení opatření přijatých na Vaši žádost před uzavřením smlouvy s Vámi;
  2. zpracování je nezbytné pro naše oprávněné zájmy, například pro řízení a provozování našeho podniku;
  3. zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností, včetně povinností vyplývajících z pracovněprávních nebo daňových předpisů či zákonů o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci; nebo
  4. v některých vymezených případech můžeme získat Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů.

Níže uvedená tabulka uvádí, k čemu Vaše osobní údaje používáme a z jakého právního důvodu. Upozorňujeme, že před zpracováním Vašich osobních údajů pro naše oprávněné zájmy posuzujeme a zvažujeme případný dopad na Vás a Vaše práva. V tabulce je rovněž uveden oprávněný zájem, na který se odvoláváme.

 

Upozorňujeme, že v závislosti na konkrétním účelu, pro který Vaše osobní údaje používáme, můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě několika právních důvodů. Je-li v tabulce níže uveden více než jeden právní důvod a Vy potřebujete podrobnější informace o konkrétním právním důvodu, z něhož při zpracování Vašich osobních údajů vycházíme, kontaktujte nás prosím.


K čemu Vaše osobní údaje používáme

Právní důvod pro použití Vašich osobních údajů
Vyhledávání a identifikace relevantních profilů pro volné pozice, například: vytvoření databáze uchazečů porovnáním životopisu, který jste nahráli na svůj profil nebo který jste nám zaslali do naší databáze, s volnými pracovními místy, vytvoření a správa platformy umožňující uchazečům ucházet se o volné pozice na webové stránce Kariéra ve společnosti American Express, navázání kontaktu na veletrhu pracovních příležitostí

  • náš oprávněný zájem na vyhledávání a výběru uchazečů z životopisů/žádostí
Předvýběr/výběr uchazečů o pracovní pozici, včetně třídění a archivace životopisů a motivačních dopisů, vytvoření a správa Vašeho profilu uchazeče, přezkoumání Vašeho profilu, organizace náboru (včetně pracovních pohovorů) a výběr nejkvalifikovanějšího uchazeče na danou pozici

  • podniknutí potřebných kroků k uzavření pracovní smlouvy s Vámi

  • náš oprávněný zájem na vyhledávání relevantních profilů
Posouzení vhodnosti uchazečů pro danou pracovní pozici a vyhodnocení jejich odborné způsobilosti včetně zpracování informací získaných během telefonických, osobních a/nebo video pohovorů

  • podniknutí potřebných kroků k uzavření pracovní smlouvy s Vámi
Komunikace s Vámi ohledně Vaší žádosti (například pokud se rozhodnete poskytnout nám svou e-mailovou adresu nebo číslo mobilního telefonu, zasílání e-mailů a/nebo SMS upozornění týkajících se Vaší žádosti a žádostí o další podrobnosti k Vašemu životopisu)

  • podniknutí potřebných kroků k uzavření pracovní smlouvy s Vámi
Ověření Vašich odborných zkušeností a dosaženého vzdělání, když se ucházíte o zaměstnání a následně je Vám nabídnuta pracovní pozice

  • podniknutí potřebných kroků k uzavření pracovní smlouvy s Vámi

  • získali jsme Váš souhlas
Po výběru na pracovní pozici organizace procesu Vaší integrace do společnosti, včetně kontaktování Vaší osoby za účelem sjednání podmínek Vašeho začlenění a vypracování pracovní smlouvy

  • podniknutí potřebných kroků k uzavření pracovní smlouvy s Vámi
Zasílání specifických sdělení přizpůsobených Vašim profesním zájmům a nových relevantních upozornění na pracovní nabídky podle Vámi zvolených preferencí

  • získali jsme Váš souhlas, když jste se zaregistrovali k odběru e-mailů a oznámení
Provádění interního průzkumu a analýzy našeho náborového procesu

  • náš oprávněný zájem na zlepšování náborového procesu a schopnosti lépe porozumět našim uchazečům
Zajištění rovných příležitostí a zacházení v souladu s politikou rovných příležitostí a právními předpisy a v rámci podpory globálních iniciativ v oblasti rozmanitosti, rovnosti a začleňování

  • náš oprávněný zájem na boji proti nerovnosti příležitostí a zacházení
V případě, že to vyžadují nebo povolují právní předpisy, například k ověření toho, že se na Vás nevztahují mezinárodní sankce

  • splnění naší právní povinnosti týkající se prověřování podle sankčních seznamů ČR a EU

  • náš oprávněný zájem na provádění prověřování na základě jiných sankčních seznamů, které se týkají jiné části skupiny
V případě, že je to nutné k obraně našich práv, například v rámci soudního sporu

  • náš oprávněný zájem bránit se právní cestou, bude-li to nutné

4. Citlivé osobní údaje

 

Některé osobní údaje, které shromažďujeme, jsou citlivější povahy (jsou označovány také jako zvláštní kategorie osobních údajů). Zejména můžeme zpracovávat citlivé osobní údaje týkající se Vašeho zdraví, jak je popsáno níže.

 

K čemu Vaše osobní údaje používáme

Právní důvod pro použití Vašich osobních údajů a příslušná podmínka umožňující takové zpracování
Můžeme zpracovávat osobní údaje týkající se Vašeho zdravotního stavu nebo situace (například informace o Vašem případném zdravotním postižení), pokud nám je sdělíte, abychom pro Vás mohli zajistit nezbytné úpravy v našich kancelářích nebo abychom zajistili dodržování právních předpisů o rovných příležitostech

  • pokud to vyžaduje zákon

  • zpracování je nezbytné pro účely plnění našich povinností a umožňuje Vám uplatnit konkrétní práva v oblasti pracovního práva a práva sociálního zabezpečení a sociální ochrany

 

 

5. Osobní údaje, které sdělujeme jiným


Vaše osobní údaje nesdělujeme nikomu jinému než osobám/subjektům, které jsou popsány níže. Vaše osobní údaje budeme sdělovat pouze v případě, že to bude v souladu s právními předpisy a bude se tak dít za konkrétním účelem (jak je uvedeno níže nebo ve výše uvedené tabulce), a to:


  • regulačním orgánům, soudům, orgánům činným v trestním řízení a vládním agenturám za účelem splnění zákonných nařízení, právních nebo regulačních požadavků a vládních žádostí a/nebo v souvislosti se skutečnými podvody či trestnou činností nebo s podezřením na ně či s jejich vyšetřováním;

  • našim poskytovatelům služeb (včetně jejich subdodavatelů), kteří nám pomáhají řídit náš náborový proces a provozovat naše podnikání;

  • skupině American Express (což znamená jakoukoliv přidruženou společnost, dceřinou společnost, společný podnik a jakoukoliv společnost vlastněnou nebo ovládanou naší mateřskou společností), například za účelem poskytování služeb naší společnosti.

6. Předávání osobních údajů do zahraničí


Vaše osobní údaje předáváme do jiných zemí a (pokud to povolují platné právní předpisy) regulačním orgánům v jiných zemích. Některé z těchto jurisdikcí nemusejí poskytovat stejnou úroveň ochrany osobních údajů, jaká je poskytována v Evropském hospodářském prostoru (EHP). Některé země budou mít odlišné právní předpisy o ochraně osobních údajů. To se týká například předávání údajů do zemí mimo EHP, včetně Kanady, Indie, Malajsie, Mexika, Filipín a Spojených států amerických (kde se nacházejí některá naše provozní datová centra). Údaje předáváme za účelem provozování naší činnosti a řízení a správy našeho vztahu s Vámi.


Rádi bychom Vás ujistili, že bez ohledu na to, kde Vaše osobní údaje zpracováváme, je vždy chráníme způsobem popsaným v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů a v souladu s platnými právními předpisy. Pokud Vaše osobní údaje předáváme do některých zemí mimo EHP:


  • budeme při jejich předávání v případě, že daná země obdržela od Evropské komise rozhodnutí o odpovídající ochraně (viz seznam zemí zde), vycházet z takového rozhodnutí; nebo

  • v případě předávání osobních údajů třetí straně ve Spojených státech amerických se můžeme při předávání Vašich osobních údajů spoléhat na to, že tato třetí strana splňuje podmínky rámce EU a USA pro ochranu osobních údajů.

V ostatních případech jsme povinni zavést „vhodné záruky“, zejména následující:


  • pokud sdělujeme osobní údaje jiným společnostem v rámci skupiny American Express, které působí mimo EHP, zajišťujeme odpovídající úroveň ochrany prostřednictvím našich Závazných podnikových pravidel, která jsou k dispozici zde. Naše Závazná podniková pravidla zajišťují ochranu Vašich osobních údajů tím, že vyžadují, aby všechny společnosti naší skupiny dodržovaly při zpracování Vašich osobních údajů stejná pravidla;


  • pokud předáváme Vaše osobní údaje třetím stranám mimo EHP do zemí, které neobdržely rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, je součástí těchto smluv odpovídající smluvní ochrana (včetně standardních smluvních doložek Evropské komise). Vedle toho posuzujeme, zda jsou pro toto předávání údajů nutná další technická a organizační opatření. Pokud jednáme se státními nebo regulačními orgány, není taková smluvní ochrana nutná, což ovšem neznamená, že Vaše údaje nejsou při předávání chráněny vhodnými bezpečnostními opatřeními.

Pokud si přejete získat kopii těchto smluvních ochranných opatření, kontaktujte nás prosím. Viz níže část „Dotazy nebo stížnosti“.


7. Zabezpečení a uchovávání osobních údajů


K ochraně Vašich osobních údajů provádíme organizační, administrativní, technická a fyzická bezpečnostní opatření. Tato opatření zahrnují počítačová ochranná opatření, zabezpečené soubory a zařízení. Přístup k Vašim osobním údajům poskytujeme pouze oprávněným pracovníkům, je-li přístup k těmto informacím nezbytný pro výkon jejich funkce.


Vaše osobní údaje budeme uchovávat po stanovenou dobu. Doba uchovávání se bude lišit v závislosti na důvodu, proč Vaše osobní údaje uchováváme, a bude zohledňovat povahu a citlivost údajů. Doba uchovávání údajů bude určena podle následujících kritérií:

 

  • pokud se u nás ucházíte o zaměstnání, uchováváme Vaše osobní údaje po dobu, po kterou zpracováváme Vaši žádost o zaměstnání, a pokud se svou žádostí uspějete, budeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu trvání Vašeho pracovního poměru;

  • pokud se svou žádostí neuspějete, budeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu 6 měsíců od příslušného rozhodnutí/odmítnutí, ledaže by nám právní předpisy nebo nařízení ukládaly uchovávat Vaše osobní údaje po jinou konkrétní dobu;

  • pokud se přihlásíte k odběru konkrétních zpravodajů, budeme Vaše osobní údaje uchovávat, dokud odběr nezrušíte nebo po dobu tří let od posledního kontaktu.

Upozorňujeme, že Vaše osobní údaje můžeme být nuceni uchovávat po delší dobu, pokud jsme povinni odložit jejich likvidaci z důvodu zákonné povinnosti uchovávat Vaše osobní údaje, probíhajícího soudního sporu, soudního příkazu či vyšetřování ze strany orgánů činných v trestním řízení nebo našich regulačních orgánů.


Pokud již Vaše osobní údaje nebudou pro výše uvedené účely potřebné, bezpečně je zlikvidujeme nebo provedeme jejich trvalou anonymizaci. Pokud si přejete získat více informací o našich postupech při uchovávání údajů, kontaktujte nás prosím ‒ viz část „Dotazy nebo stížnosti“.


8. Vaše práva


V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte určitá práva. Konkrétně máte právo:


  • získat přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme (toto je obvykle označováno jako „žádost o přístup k údajům“, případně anglickou zkratkou „DSAR“)

To Vám umožní získat kopii osobních údajů, které o Vás uchováváme, a zkontrolovat, zda je zpracováváme v souladu s právními předpisy.


  • v určitých případech požádat o vymazání svých osobních údajů

To Vám umožňuje požádat nás o vymazání nebo odstranění osobních údajů, pokud neexistuje žádný rozumný důvod pro jejich další zpracování. Máte také právo nás požádat o vymazání nebo odstranění Vašich osobních údajů, jestliže jste úspěšně uplatnili své právo vznést námitku proti zpracování (viz níže), pokud jsme Vaše údaje zpracovávali nezákonně nebo pokud jsme povinni Vaše osobní údaje vymazat, abychom vyhověli požadavkům platných právních předpisů. Upozorňujeme však, že Vaší žádosti nemusíme být vždy schopni vyhovět z konkrétních právních důvodů, které Vám případně sdělíme v okamžiku podání žádosti.


  • opravit nepřesné osobní údaje, které o Vás máme

To Vám umožňuje požádat nás o opravu nebo výmaz osobních údajů, které o Vás uchováváme a které považujete za neúplné nebo nepřesné, může však být potřeba, abychom si ověřili přesnost nových údajů, které nám poskytnete.


  • v určitých případech požádat o omezení používání Vašich osobních údajů

O omezení zpracování Vašich osobních údajů nás můžete požádat v následujících případech:

  • pokud chcete, abychom ověřili přesnost osobních údajů;
  • pokud je naše používání osobních údajů nezákonné, ale Vy si nepřejete, abychom je vymazali;
  • pokud potřebujete, abychom osobní údaje uchovávali, i když je již nepožadujeme, protože je potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; nebo
  • pokud jste vznesli námitku proti zpracování svých osobních údajů, ale my si musíme ověřit, zda nepřevažují naše oprávněné důvody k jejich použití.

  • požádat o to, abychom Vaše osobní údaje předali Vám nebo třetí straně

Vaše osobní údaje (které jste nám poskytli) poskytneme Vám nebo (pokud to bude technicky možné) Vámi vybrané třetí straně ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Upozorňujeme, že toto právo se vztahuje pouze na automatizované informace, k jejichž použití jste nám původně poskytli souhlas, nebo na informace, které jsme použili k plnění smlouvy s Vámi.

 

  • kdykoliv odvolat svůj souhlas s používáním Vašich osobních údajů, pokud je naše zpracování založeno na Vašem souhlasu

Tím není dotčena zákonnost jakéhokoliv zpracování provedeného před odvoláním Vašeho souhlasu. Pokud svůj souhlas odvoláte, může se stát, že nebudeme moci zajišťovat a/nebo provádět související činnosti. V takovém případě Vás budeme informovat v okamžiku, kdy svůj souhlas odvoláte.

 

  • Na základě platných právních předpisů a v souladu s nimi můžete dát pokyny týkající se Vašich osobních údajů pro případ, že byste zemřeli. V takovém případě mohou osoby výslovně určené zemřelými subjekty údajů nebo zákonný zástupce v případě nezletilých osob či osob se zdravotním postižením požádat o přístup k osobním údajům zemřelého subjektu údajů nebo o jejich opravu.

  • vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů

To Vám umožní přerušit naše zpracovávání Vašich osobních údajů nebo nám v jejich zpracování zabránit. Námitku můžete vznést ve vztahu ke všem osobním údajům, které o Vás uchováváme, nebo pouze k některým z nich. Námitka se také může týkat pouze konkrétního účelu, pro který údaje zpracováváme.


Upozorňujeme, že tak můžete učinit pouze z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace, kdy je příslušným právním důvodem oprávněný zájem. V některých případech můžeme prokázat, že máme závažné oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů, které převažují nad Vašimi právy a svobodami. V takovém případě Vás budeme informovat.


Upozorňujeme, že pokud se rozhodnete omezit zpracování Vašich osobních údajů pro účely náboru nebo proti němu vznést námitku, případně pokud stáhnete svou žádost, nebudeme moci Vaši žádost zpracovat ani o Vás uvažovat jako o uchazeči ve vztahu k budoucím pracovním příležitostem ve společnosti American Express.


Pokud od Vás obdržíme žádost, odpovíme Vám co nejdříve, nejpozději však do jednoho kalendářního měsíce, s výjimkou následujících případů. Pokud vzhledem k povaze nebo okolnostem Vaší žádosti nebudeme moci tuto lhůtu dodržet, můžeme ji prodloužit až o další dva měsíce (v případě složitého požadavku). V takovém případě Vám zašleme e-mail nebo dopis s vysvětlením příčiny prodlení. Upozorňujeme, že podání žádosti je bezplatné, vyjma určitých okolností, kdy se budeme domnívat, že žádost je neopodstatněná nebo nepřiměřená, a kdy nám právní předpisy umožňují účtovat poplatek (v takovém případě Vám podáme vysvětlení ještě před vyřízením žádosti).


Pokud si přejete uplatnit některé ze svých práv nebo pokud máte jakékoliv dotazy ohledně toho, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje, můžete se na nás obrátit – viz níže část „Dotazy nebo stížnosti“.


9. Dotazy nebo stížnosti


Máte-li jakékoliv dotazy týkající se tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů nebo způsobu zpracování Vašich osobních údajů, případně chcete-li vznést stížnost nebo uplatnit svá práva, kontaktujte našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese DPO-Europe@aexp.com. Můžete se také obrátit písemně na adresu American Express spol. s r.o., Perlová 371/5, Staré Město, 110 00 Praha 1.


Máte rovněž právo podat stížnost přímo u českého dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů (Úřad pro ochranu osobních údajů) na adrese https://uoou.gov.cz/ nebo u úřadu státu, kde žijete, pracujete nebo kde mohlo dojít k porušení. Pokud nebude Vaše žádost vyřízena k Vaší spokojenosti, můžete se obrátit také na soud.