Déclaration de confidentialité relative au recrutement en ligne d'American Express - Belgique

 

Date de prise d’effet : Janvier 31, 2025


Chez American Express, nous nous engageons à protéger votre vie privée. Le responsable du traitement de vos Données Personnelles est l'entité qui traite vos Données Personnelles dans le cadre du recrutement (à savoir American Express Europe, S.A. (succursale belge) et American Express Payments Europe S.L. (succursale belge), selon le cas) (« American Express »).

 

Dans la présente Déclaration de confidentialité relative au recrutement en ligne (« Déclaration de confidentialité »), nous décrivons comment American Express, en sa qualité de responsable du traitement, collecte, utilise, partage et conserve les Données Personnelles vous concernant au cours du processus de sélection et de recrutement, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (le Règlement général sur la protection des données) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

 

Il est important que vous lisiez cette Déclaration de confidentialité pour comprendre comment vos Données Personnelles sont traitées tout au long du processus de recrutement chez American Express. Il est également important que vous lisiez tout autre avis ou déclaration de confidentialité qui s'applique en fonction de l'activité de traitement spécifique.

 

Notre Déclaration de confidentialité relative au recrutement en ligne est disponible sur le site Internet d'American Express Careers. Nous pouvons être amenés à modifier cette Déclaration de confidentialité de temps à autre. Nous vous recommandons de consulter régulièrement la version disponible ici pour prendre connaissance des changements ou des mises à jour. En cas de modification importante de la Déclaration de confidentialité (par exemple, si la modification vous concerne personnellement, notamment si nous changeons la façon dont vous pouvez exercer vos droits relatifs à vos Données Personnelles, et/ou si la modification a un effet important sur la façon dont nous utilisons vos Données Personnelles), nous vous en informerons. Pour ce faire, nous vous informerons de l'existence d'une version mise à jour - par exemple, par courrier électronique ou au moyen d'une fenêtre contextuelle lorsque vous visitez notre site web pour les carrières.

 

Cette version a été mise à jour pour la dernière fois à la date indiquée ci-dessus.

 

La présente Déclaration de confidentialité est présentée en plusieurs niveaux, de sorte que si vous accédez à la déclaration en ligne, vous pouvez cliquer sur les zones spécifiques indiquées ci-dessous.

 

 

 

1. Champ d'application de la présente Déclaration de confidentialité

 

La présente Déclaration de confidentialité s'applique à toutes les personnes qui visitent notre site web pour les carrières, créent un profil, s'inscrivent à des alertes d’emploi, postulent à des emplois, des stages ou d'autres opportunités chez American Express, directement ou indirectement, par l'intermédiaire de recruteurs externes ou de plateformes de réseaux sociaux qui renvoient aux sites web pour les carrières d'American Express.

 

La Déclaration de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, partageons et conservons les Données Personnellesque nous obtenons en ligne dans le cadre du recrutement afin de gérer le processus de candidature et de sélection.

 

2. Données Personnelles que nous collectons

 

Les Données Personnelles sont toutes les informations vous concernant en tant que personne physique identifiée ou identifiable. Les Données Personnelles excluent les données anonymes qui ne sont pas associées à une personne en particulier.

 

Les Données Personnelles que nous recueillons peuvent inclure :

  • Des informations personnelles telles que le nom, l'adresse, les coordonnées (adresse électronique, numéros de téléphone), la date et le lieu de naissance, le sexe, la nationalité et toute autre pièce d'identité (par exemple, carte d'identité, permis de conduire le cas échéant), la photo de profil ; et

  • Des antécédents professionnels et relatifs à la formation, y compris le curriculum vitae, les qualifications, l'éducation, les compétences, la formation, les références, les affiliations professionnelles et la preuve de l'admissibilité au travail.

Nous collectons différentes catégories de Données Personnelles directement auprès de vous (c'est-à-dire lorsque vous nous fournissez des Données Personnellesou lorsque nous les collectons nous-mêmes).

 

Vous nous fournissez directement vos Données Personnelles lorsque, par exemple, vous :

  • Visitez, utilisez ou postulez sur nos sites web de recrutement (c'est-à-dire le Centre de carrières);

  • Vous inscrivez aux alertes d’emploi ;

  • Créez un profil et fournissez votre Curriculum Vitae (CV) ou nous envoyez un CV ;

  • Recevez les communications électroniques que nous envoyons ou y répondez.

Nous pouvons également collecter indirectement des Données Personnelles vous concernant auprès detiers, tels que d'anciens employeurs ou individus dans le cadre de vos références, des agences de recrutement, des sociétés qui conduisent des interviews, des sites d'emploi, des employés existants qui vous recommandent pour des postes, des établissements d'enseignement et de formation professionnelle, par le biais de vérifications supplémentaires effectuées par des organismes externes, y compris des vérifications d'antécédents ou des fournisseurs de services de vérification des sanctions, et des membres du groupe American Express, lorsque ces membres fournissent des services pour et en notre nom, y compris à des fins professionnelles et de ressources humaines pour répondre aux finalités de traitement décrites dans la section « Comment nous utilisons vos Données Personnelles » ci-dessous.


Certaines des Données Personnelles que nous collectons sont de nature plus sensible (également appelées « catégories spéciales de Données Personnelles »). Nous collecterons toujours ces données conformément aux lois applicables.


Nous traitons parfois les Données Personnelles de manière à ce qu'elles ne permettent plus d'identifier une personne en particulier. Une fois traitées de cette manière, elles ne constituent plus des Données Personnelles et sont désignées comme des informations agrégées et anonymisées. Les informations agrégées et anonymisées nous aident à analyser des tendances dans des groupes d'individus et à créerdes perspectives et des rapports commerciaux pour nous aider à gérer et à améliorer nos activités.


3. Comment nous utilisons vos Données Personnelles


Nous utiliserons vos Données Personnelles pour diverses finalités, notamment pour gérer le processus de recrutement (candidature et sélection), vos alertes d'emploi ou comme l'exige la loi. Nous décrivons ces finalités plus en détail ci-dessous.


Nous avons besoin d'un « motif licite » en vertu des lois sur la protection des données pour traiter vos Données Personnelles, qui sont les suivants :

  1. lorsque cela est nécessaire à l'exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat avec vous ;
  2. lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels que la gestion et le fonctionnement de notre entreprise ;
  3. pour nous conformer à nos obligations légales, y compris en vertu du droit du travail ou de la législation fiscale, ou des lois sur la santé et la sécurité ; ou
  4. dans certains cas limités, nous pouvons obtenir votre consentement pour traiter vos Données Personnelles.

Le tableau ci-dessous présente l'utilisation que nous faisons de vos Données Personnelles et la base juridique sur laquelle nous nous reposons pour le faire. Veuillez noter que nous examinons et mettons en balance tout impact potentiel sur vous et vos droits avant de traiter vos Données Personnelles pour nos intérêts légitimes. L'intérêt légitime invoqué est également indiqué dans le tableau ci-dessous.

 

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos Données Personnelles sur base de plusieurs bases légales en fonction de la finalité spécifique pour laquelle nous utilisons vos Données Personnelles. Veuillez nous contacter si vous avez besoin d’informations sur la base juridique spécifique sur laquelle nous nousreposons pour traiter vos Données Personnelles lorsque plus d'une base est indiquée dans le tableau ci-dessous.


À quelles finalités vos informations sont-elles utilisées ?

La base légale pour l'utilisation de vos Données Personnelles
Recherche et identification de profils pertinents pour les postes à pourvoir, notamment : création d'une base de données de candidats, en faisant correspondre les CV que vous avez téléchargés dans votre profil ou que vous nous avez envoyés dans notre base de données avec les emplois disponibles, création et gestion d'une plate-forme permettant aux candidats de postuler à des postes à pourvoir sur le site web des carrières d'Amex, prise de contact lors d'un salon de recrutement. • Il est dans notre intérêt légitime de rechercher des candidats et de les sélectionner parmi les CV/candidatures.
Présélection/sélection des candidats qui ont postulé pour un poste, y compris le tri et le classement des CV et des lettres de motivation, la création et la gestion de votre profil de candidat, l'examen de votre profil, l'organisation du recrutement (y compris les entretiens d'embauche) et la sélection du candidat le plus qualifié pour le poste. • Lorsque cela est nécessaire pour prendre des mesures en vue de conclure le contrat de travail avec vous
• Il est dans notre intérêt légitime de rechercher des profils pertinents
Évaluation de l'aptitude des candidats à occuper un emploi et mesure de leurs aptitudes professionnelles, y compris le traitement des informations recueillies au cours d'entretiens téléphoniques, en face à face et/ou par vidéo. • Lorsque cela est nécessaire pour prendre des mesures en vue de conclure le contrat de travail avec vous
Communiquer avec vous au sujet de votre candidature (par exemple, si vous choisissez de nous fournir votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone portable, pour vous envoyer des courriels et/ou des alertes SMS concernant votre candidature et vous demander des détails supplémentaires sur votre CV). • Lorsque cela est nécessaire pour prendre des mesures en vue de conclure le contrat de travail avec vous
Valider votre expérience professionnelle et vos diplômes si vous postulez à un emploi et que l'on vous propose un poste. • Lorsque cela est nécessaire pour prendre des mesures en vue de conclure le contrat de travail avec vous
• Lorsque nous avons votre consentement
Organiser le processus d'intégration une fois que vous avez été sélectionné pour le poste, notamment en vous contactant pour organiser les modalités de votre intégration et rédiger votre contrat de travail. • Lorsque cela est nécessaire pour prendre des mesures en vue de conclure le contrat de travail avec vous
Vous envoyer des communications spécifiques adaptées à vos intérêts professionnels et de nouvelles alertes d'emploi pertinentes en fonction des préférences que vous avez sélectionnées. • Lorsque nous avons votre consentement et que vous vous êtes inscrit pour recevoir des courriers électroniques et des notifications
Effectuer des recherches et des analyses internes sur notre processus de recrutement. • Il est dans notre intérêt légitime d'améliorer le processus de recrutement et de mieux comprendre nos candidats.
Garantir l'égalité des chances et de traitement conformément à la politique et à la législation en matière d'égalité des chances et soutenir les initiatives globales en matière de diversité, d'égalité et d'inclusion. • Il est dans notre intérêt légitime de lutter contre les inégalités
Lorsque la loi l'exige ou l'autorise, par exemple pour nous assurer que vous ne faites pas l'objet de sanctions internationales. • Pour nous conformer à nos obligations légales de vérification par rapport aux listes de sanctions belges et européennes.
• Il est dans notre intérêt légitime d'effectuer des vérifications par rapport à d'autres listes de sanctions affectant d'autres parties du groupe.
Lorsque cela est nécessaire pour défendre nos droits, par exemple dans le cadre d'un litige • Il est légitime de se défendre en justice lorsque cela est nécessaire.

4. Données Personnelles sensibles

 

Certaines des Données Personnelles que nous collectons sont de nature plus sensible (également appelées catégories spéciales de Données Personnelles). En particulier, nous pouvons traiter des Données Personnelles sensibles relatives à votre santé, comme décrit ci-dessous.


À quelles finalités vos informations sont-elles utilisées ?

La base juridique de l'utilisation de vos informations et la condition pertinente autorisant ce traitement
Nous pouvons traiter des Données Personnelles relatives à votre santé ou à votre situation (par exemple, des informations concernant tout handicap dont vous pourriez souffrir) si vous nous les divulguez afin de vous fournir les aménagements nécessaires dans nos bureaux ou de nous assurer que nous nous conformons à d'autres législations applicables. • Lorsque la loi l'exige
• Le traitement est nécessaire pour exécuter nos obligations et vous permettre d'exercer des droits spécifiques dans le domaine de l'emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale.

 

 

 

5. Données Personnelles que nous partageons


Nous ne partageons vos Données Personnelles avec personne, sauf dans les cas décrits ci-dessous. Nous ne partagerons vos Données Personnelles avec d'autres personnes que si la loi nous autorise à le faire, et pour une finalité spécifique (tel que détaillé ci-dessous ou dans le tableau ci-dessus) avec:


  • les autorités réglementaires, les tribunaux, les forces de l’ordre et les agences gouvernementales afin de nous conformer aux ordonnances légales, aux exigences légales ou réglementaires et aux demandes du gouvernement et/ou en relation avec des activités frauduleuses ou criminelles réelles ou présumées, ou avec une enquête à ce sujet ;

  • avec nos prestataires de services (y compris leurs sous-traitants) qui nous aident à gérer notre processus de recrutement et à exploiter notre entreprise ;

  • le groupe American Express (c'est-à-dire toute société affiliée, filiale, co-entreprise et toute société détenue ou contrôlée par notre société mère), y compris dans le but de nous fournir des services.

6. Transferts internationaux


Nous transférons vos Données Personnelles dans d'autres pays et (lorsque la loi applicable le permet) à des autorités réglementaires dans d'autres pays. Certaines de ces juridictions peuvent ne pas offrir le même niveau de protection des Données Personnelles que celui offert dans l'Espace économique européen (EEE). Certains pays auront des lois différentes en matière de protection des données. Cela inclut les transferts vers des pays situés en dehors de l'EEE, notamment vers le Canada, l'Inde, la Malaisie, le Mexique, les Philippines et les États-Unis (où se trouvent certains de nos centres de données opérationnels). Nous procédons à ces transferts afin d'exercer nos activités et de gérer et administrer nos relations avec vous.


Gardez à l'esprit que, quel que soit l'endroit où nous traitons vos Données Personnelles, nous les protégerons toujours de la manière décrite dans la présente Déclaration de confidentialité et conformément aux lois applicables. Lorsque nous transférons vos Données Personnelles vers certains pays situés en dehors de l'EEE :


  • Si ce pays a reçu une décision d'adéquation de la part de la Commission européenne (voir la liste des pays ici), nous nous fonderons sur cette décision pour effectuer notre transfert ; ou

  • En cas de transfert de Données Personnelles à un tiers aux États-Unis, nous pouvons nous fonder sur la certification du Cadre de Protection des Données UE-États-Unis dudit tiers pour transférer vos Données Personnelles.

Dans d'autres cas, nous sommes tenus de mettre en place des « garanties appropriées ». En particulier :


  • Lorsque nous partageons des Données Personnelles avec d'autres sociétés du groupe American Express situées en dehors de l'EEE, nous garantissons un niveau de protection adéquat grâce à nos Règles d'Entreprise Contraignantes, disponibles ici . Nos Règles d'Entreprise Contraignantes garantissent la protection de vos Données Personnelles en exigeant que toutes les sociétés de notre groupe suivent les mêmes règles lorsqu'elles traitent vos Données Personnelles.


  • Lorsque nous partageons vos Données Personnelles avec des tiers en dehors de l'EEE vers des pays qui n'ont pas reçu de décision d'adéquation de la Commission européenne, nous incluons des protections contractuelles appropriées (y compris les clauses contractuelles types de la Commission européenne) dans ces accords. En outre, nous évaluons si d'autres mesures techniques et organisationnelles appropriées sont nécessaires pour ces transferts. Si nous traitons avec des autorités publiques ou des régulateurs, nous n'avons pas besoin de mettre en place des protections contractuelles, mais cela ne signifie pas que vos données ne sont pas protégées par des mesures de sécurité appropriées lorsqu'elles sont transférées.


Vous pouvez recevoir une copie de ces protections contractuelles en nous contactant. Veuillez consulter la section « Questions ou réclamations » ci-dessous.


7. Sécurité et rétention


Nous appliquons des mesures de sécurité organisationnelles, administratives, techniques et physiques pour protéger vos Données Personnelles. Ces mesures comprennent des sauvegardes informatiques, ainsi que des fichiers et des installations sécurisés. Nous ne donnons accès à vos Données Personnelles qu'au personnel autorisé, lorsque ledit accès est nécessaire dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.


Nous conserverons vos Données Personnelles pendant des périodes de conservation définies. Ces périodes de conservation varient en fonction de la raison pour laquelle nous détenons vos Données Personnelles et en fonction de la nature et de la sensibilité des données. La période de conservation des données sera déterminée par les critères suivants :

 

  • Si vous postulez à un emploi chez nous, nous conserverons vos Données Personnelles pendant la période au cours de laquelle nous traitons votre candidature et si votre candidature est retenue, nous conserverons vos Données Personnelles pendant la durée de votre emploi.

  • Si votre candidature n'est pas retenue, nous conserverons vos Données Personnelles pendant 6 mois après la décision/le rejet, à moins que la législation ou la réglementation ne nous oblige à conserver vos Données Personnelles plus longtemps pour une période spécifique.

  • Si vous vous abonnez à des communications spécifiques, nous conserverons vos Données Personnelles jusqu'à ce que vous vous désabonniez ou pendant trois ans après notre dernier contact.

Veuillez noter que nous pouvons être amenés à conserver vos Données Personnelles pendant des périodes plus longues si nous devons refuser de les détruire en raison d'une obligation légale de conserver vos Données Personnelles, d'un litige en cours, d'une décision de justice ou d'une enquête menée par les forces de l’ordre ou par nos autorités réglementaires.


Lorsque vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées, nous les détruisons en toute sécurité ou les rendons définitivement anonymes. Pour plus d'informations sur nos pratiques en matière de conservation des données, vous pouvez nous contacter - voir la section « Questions ou réclamations ».


8. Vos droits


Vous disposez de certains droits relatifs au traitement de vos Données Personnelles qui peuvent être limités en vertu des lois nationales applicables en matière de protection des données. Plus précisément, vous êtes en droit de :


  • Accéder aux Données Personnelles que nous traitons à votre sujet (souvent appelé « Demande d'accès de la personne concernée » ou « DSAR »).

Cela vous permet de recevoir une copie des Données Personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.


  • Dans certains cas, demander l'effacement de vos Données Personnelles.

Cela vous permet de nous demander d'effacer ou de supprimer des Données Personnelles lorsque nous n'avons aucune raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos Données Personnelles lorsque vous avez exercé avec succès votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous sommes susceptibles d’avoir traité vos informations de manière illégale ou lorsque nous sommes tenus d'effacer vos Données Personnelles afin de respecter la législation en vigueur. Toutefois, veuillez noter qu'il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure de répondre à votre demande pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.


  • Corriger les Données Personnelles inexactes que nous détenons à votre sujet.

Cela vous permet de nous demander de corriger ou de supprimer les Données Personnelles que nous détenons à votre sujet et que vous jugez incomplètes ou inexactes, bien que nous puissions être amenés à vérifier l'exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.


  • Demander la limitation de l'utilisation de vos Données Personnelles dans certains cas.

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos Données Personnelles dans les cas suivants :

  • si vous souhaitez que nous établissions l'exactitude des Données Personnelles ;
  • lorsque notre utilisation des Données Personnelles est illégale, mais que vous ne souhaitez pas que nous les effacions ;
  • lorsque vous avez besoin que nous conservions les Données Personnelles même si nous n'en avons plus besoin, car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ; ou
  • vous vous êtes opposé à ce que nous utilisions vos Données Personnelles, mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes impérieux de les utiliser.

  • Demander le transfert de vos Données Personnelles à vous-même ou à un tiers.


Nous vous fournirons, ou (lorsque cela est techniquement possible) à un tiers que vous avez choisi, vos Données Personnelles (que vous nous avez fournies) dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Notez que ce droit ne s'applique qu'aux informations automatisées pour lesquelles vous avez initialement consenti à ce que nous les utilisions ou lorsque nous avons utilisé ces informations pour exécuter un contrat avec vous.

 

  • Retirer votre consentement à l'utilisation de vos Données Personnelles à tout moment, lorsque notre traitement est basé sur votre consentement.

Cela n'affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant que vous ne retiriez votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de fournir et/ou d'effectuer l'activité associée. Nous vous informerons si tel est le cas au moment où vous retirerez votre consentement.

 

  • Sous réserve de la législation applicable, vous pouvez établir des directives concernant vos Données Personnelles pour le cas où vous seriez décédé, conformément à la législation applicable. À cet égard, les personnes expressément désignées par les personnes concernées décédées ou le procureur dans le cas de mineurs ou de personnes handicapées peuvent demander l'accès aux Données Personnelles de la personne concernée décédée ou la rectification des Données Personnelles de la personne concernée décédée.

  • S'opposer au traitement de vos Données Personnelles.

 

Cela vous permet d'arrêter ou d'empêcher le traitement de vos Données Personnelles. Vous pouvez vous opposer à toutes les Données Personnelles que nous détenons à votre sujet ou seulement à certaines informations. Cela peut également ne concerner qu'une finalité particulière pour laquelle nous traitons les données.


Notez que vous ne pouvez le faire que pour des motifs liés à votre situation particulière, lorsque la base légale applicable est l'intérêt légitime. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes impérieux de traiter vos Données Personnelles, qui l'emportent sur vos droits et libertés. Si tel est le cas, nous vous en informerons.


Veuillez noter que si vous décidez de restreindre ou de vous opposer au traitement de vos Données Personnelles à des fins de recrutement ou si vous retirez votre candidature, nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature ou de vous considérer pour de futures opportunités d'emploi chez American Express.


Si nous recevons une demande de votre part, nous y répondrons dès que possible et au plus tard dans un délai d'un mois calendaire, sauf dans les cas suivants. Si, en raison de la nature ou des circonstances de votre demande, nous ne pouvons pas respecter ce délai, nous pouvons le prolonger de deux mois supplémentaires au maximum (demandes complexes). Dans ce cas, nous vous enverrons un courriel ou une lettre expliquant la cause du retard. Veuillez noter que votre demande sera gratuite, sauf dans certaines circonstances où nous considérons que la demande est infondée ou excessive et où la loi nous autorise à facturer des frais (si tel est le cas, nous vous l'expliquerons avant de traiter la demande).


Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits ou si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos Données Personnelles, vous pouvez nous contacter - voir la section « Questions ou réclamations » ci-dessous.


9. Questionne ou réclamations


Si vous avez des questions sur la présente Déclaration de confidentialité ou sur le traitement de vos Données Personnelles, ou si vous souhaitez faire une réclamation ou exercer vos droits, veuillez contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse suivante: DPO-Europe@aexp.com. Vous pouvez également écrire à American Express Europe, S.A. (succursale belge) et American Express Payments Europe S.L. (succursale belge), Bd du Souverain 100, 1170 Watermael-Boitsfort, Belgique.


Vous avez également le droit d’introduire une plainte directement auprès de l'Autorité belge de protection des données à l'adresse www.autoriteprotectiondonnees.be ou auprès de l'autorité de l'État membre de l’Union européenne de votre lieu de résidence, lieu de travail ou du lieu où une violation aurait été commise. Si vous estimez que le traitement apporté à votre demande reste insatisfaisant, vous pouvez également saisir le tribunal.