American Express Artikel: E-Mail

Wie Sie mit E-Mails Ihre Kund:innenbindung verbessern

333 Milliarden E-Mails am Tag¹: Die effektivste und beliebteste Art der Kommunikation ist immer noch die E-Mail. Da liegt es nahe, per E-Mail mit Kund:innen in Kontakt zu treten. Denn für jedes kleine Unternehmen gibt es nichts Wichtigeres als eine gute Kund:innenbeziehung. Und der Schlüssel zu nachhaltigem, langfristigem Erfolg sind treue Kund:innen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit E-Mails Ihre Kund:innenbeziehungen stärken und den Umsatz steigern können.

Die Funktion von CRM-Plattformen verstehen

Customer-Relationship-Management-Plattformen mit E-Mails verknüpfen: So lassen sich ganz einfach Kampagnen erstellen, Kontakte organisieren und wertvolle Kund:innendaten speichern. Für viele kleine und mittlere Unternehmen sind sie daher ein unverzichtbares Instrument. Ein CRM bietet zahlreiche Vorteile: Als zentraler Hub speichert es Kund:inneninteraktionen und verfolgt sie nach. Außerdem können Kund:innenanfragen einfach gemanagt, Serviceabläufe automatisiert und Arbeitsabläufe kontinuierlich optimiert werden. Kurzum: Ein CRM ist eine der besten Lösungen, Ihrem florierenden Unternehmen einen 360-Grad-Blick auf Ihre Kund:innen zu verschaffen. Sie bauen bessere Beziehungen zu ihnen auf, indem Sie persönlich und mit relevanten Infos mit ihnen in Kontakt treten.

Brauchen Sie ein CRM – und worauf müssen Sie achten?

Sie haben ein sehr kleines Unternehmen mit nur wenigen Leads pro Woche? Sie beschäftigen keine Vertriebsmitarbeiter:innen? Dann wahrscheinlich nicht. Für größere Unternehmen könnte ein CRM-System vorteilhaft sein. Es kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, über sich hinauszuwachsen.

Eine Einheitslösung gibt es dabei definitiv nicht. Vielmehr stehen verschiedene Optionen zur Verfügung – und Sie brauchen nicht nur die beste, sondern die für Ihr Unternehmen am besten geeignete. Bevor Sie sich also entscheiden, sollten Sie Ihre Hausaufgaben erledigen:

Machen Sie sich klar, welche Anforderungen Sie haben und was Sie erreichen wollen.
Informieren Sie sich über die verschiedenen Arten von CRM-Tools. Sprechen Sie mit anderen kleineren Unternehmen darüber, wie sie ähnliche Produkte einsetzen.
Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Sie unbedingt haben müssen.
Führen Sie eine Kostenanalyse durch.
Überlegen Sie, wer die Verantwortung für die Einrichtung und Verwaltung von CRM- Aktivitäten in Ihrem Unternehmen übernehmen soll.
Vergewissern Sie sich schließlich, dass der von Ihnen gewählte Anbieter über Fachwissen in Ihrer Branche verfügt.

Das mag auf den ersten Blick nach viel Arbeit klingen. Aber eine gute CRM-Plattform kann Ihnen helfen, starke und dauerhafte Beziehungen zu Ihren Kund:innen aufzubauen. Und das ist unbezahlbar.

Planung Ihrer E-Mail-Kampagne

Was müssen Sie tun, um effektiv mit Ihren Kund:innen zu kommunizieren? Zunächst sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie mit jeder E-Mail erreichen wollen. Wollen Sie eine Marke aufbauen, Anreize schaffen, den Verkauf ankurbeln oder die Kund:innenbeziehung vertiefen?
Schicken Sie keine E-Mails, wenn Sie nichts Bestimmtes mitzuteilen haben.
Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mails informativ sind. Sie sollten den Empfänger:innen einen Mehrwert bieten.
Vor dem Abschicken: Denken Sie daran, den Text noch einmal mit einem Rechtschreib- und Grammatikprüfprogramm zu überprüfen.
Verfolgen Sie die Ergebnisse Ihrer Kampagne: Wie entwickeln sich Anfragen, Verkäufe und Besuche auf Ihrer Website oder in Ihren Geschäftsräumen.

Bleiben Sie authentisch

Die Inhalte müssen glaubhaft zu Ihrem Unternehmen passen. Ganz egal, wie klein es ist. Als kleineres Unternehmen haben Sie einen entscheidenden Vorteil gegenüber großen, multinationalen Firmen: In vielen Fällen leben und arbeiten die Inhaber:innen kleiner Unternehmen im gleichen Ort wie ihre Kund:innen. Sie kennen ihren Alltag und wissen, über was man spricht. Gut für Sie: Sie können Ihr Wissen über lokale Ereignisse und Themen nutzen, um einen engeren Kontakt zu Ihren Kund:innen herzustellen.

Machen Sie es persönlich

Sie waren authentisch, jetzt werden Sie persönlich. Gezielte und persönliche E-Mails geben den Kund:innen das Gefühl, geschätzt und verstanden zu werden. Damit haben sie höhere Öffnungs- und Klickraten als andere E-Mails. Eine personalisierte Betreffzeile und für die Empfänger:innen interessante Inhalte machen einen großen Unterschied. Und wenn Sie schon dabei sind, schreiben Sie Ihre E-Mail in der zweiten Person. Sie sprechen direkt mit Ihren Kund:innen – also schreiben Sie auch so. Und fassen Sie sich kurz.

Fotos und Grafiken verwenden

Es dauert nur wenige Sekunden, bis potenzielle Kund:innen über Lesen oder Löschen entscheiden. Daher ist das Erscheinungsbild wichtig.

Inhalte in leicht verdauliche Blöcke aufteilen: Das fördert die Lesbarkeit und sie bleiben länger im Kopf.
Ein oder zwei sorgfältig ausgewählte Bilder wecken das Interesse. Das erhöht die Verweildauer. Die Größe des von Ihnen verwendeten Bildes (Pixelbreite und -höhe) ist ebenfalls entscheidend dafür, ob es wirkungsvoll ist oder unprofessionell wirkt. Achten Sie darauf, dass das Layout Ihrer E-Mail ausgewogen aussieht.
Wählen Sie das Dateiformat Ihres Bildes sorgfältig aus. Bilder im PNG-Format sind von hoher Qualität, brauchen aber länger zum Herunterladen. JPEGs sind zwar von geringerer Qualität, aber am stärksten komprimiert und schnell heruntergeladen. Dadurch sehen Ihre Kund:innen sie schneller.
Am wichtigsten ist, dass Sie eine Test-E-Mail an sich selbst senden, bevor Sie die E-Mails an Ihre gesamte Datenbank schicken. Der zusätzliche Schritt lohnt sich!

Einwilligung einholen

Halten Sie sich unbedingt an datenschutz- und wettbewerbsrechtliche Vorgaben. Dazu gehört, dass die Empfänger:innen zuvor ausdrücklich zugestimmt haben. Nicht nur könnten Ihre Bemühungen und Ihr finanzieller Aufwand sonst völlig umsonst sein. Auch kann der Ruf Ihres Unternehmens durch den Versand unerwünschter E-Mails Schaden nehmen. Beachten Sie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten und den Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation.

Kurzum: Mit den richtigen Tools und einem sachkundigen, kund:innenorientierten Ansatz können Sie sicherstellen, dass Ihre Kund:innenbeziehungen und Ihre Umsätze weiterhin florieren.

*Quelle: https://www.statista.com/statistics/456500/daily-number-of-e-mails-worldwide/ Angaben für das Jahr 2022

¹ Quelle Statista.com