Welche Voraussetzungen gibt es für Vorsteuerabzug?

1. Was ist die Vorsteuer?
2. Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug
3. Umsatzsteuerpflicht als Voraussetzung
4. Wann keine Vorsteuer abgezogen werden kann
5. Korrekte Rechnungen stellen
6. Vorsteuerabzug: Unter Voraussetzungen Verrechnung möglich
7. FAQ: Häufige Fragen und Antworten

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Was ist die Vorsteuer?

Als Vorsteuer gilt die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen auf Waren oder Dienstleistungen bezahlt. Es werden aber gar nicht die Unternehmen mit der Umsatzsteuer belastet, sondern die Endverbraucher:innen.

Zur Veranschaulichung: Unternehmen A kauft von Unternehmen B Waren, die es benötigt, um eigene Produkte herzustellen. Unternehmen B stellt dafür eine Rechnung, die auch die vorgeschriebene Umsatzsteuer beinhaltet. Unternehmen A ist allerdings nicht der Endverbraucher dieser Waren, weil sie noch weiterverarbeitet werden. Endverbraucher:innen sind diejenigen, die das Produkt von Unternehmen A im Laden kaufen.

Unternehmen A muss zwar die Umsatzsteuer an Unternehmen B zahlen, es bekommt die bezahlte Umsatzsteuer – die Vorsteuer – aber vom Finanzamt zurückerstattet.

Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug

Konkret funktioniert die Rückerstattung der Vorsteuer so, dass das Finanzamt sie verrechnet. Denn Unternehmen A zahlt nicht nur Umsatzsteuer an andere Unternehmen, es stellt auch selbst Rechnungen und nimmt damit selbst Umsatzsteuer ein.

Unternehmen sind verpflichtet, die eingenommene Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen. Das geschieht je nach Unternehmen und Höhe des Umsatzes monatlich oder quartalsweise über die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung. Sie kann online über die Steuersoftware ELSTER abgegeben werden.

Mit genau dieser Summe, also der Umsatzsteuer, die das Unternehmen erhalten hat und an das Finanzamt abführen muss, wird nun die Vorsteuer verrechnet, also die Umsatzsteuer, die das Unternehmen an andere Unternehmen bezahlt hat. Das ist der Vorsteuerabzug.

Übrigens: Das alles gilt auch für Selbstständige und Freiberufler:innen. Allerdings mit ein paar Ausnahmen, dazu gleich mehr.

Umsatzsteuerpflicht als Voraussetzung

Aus dem Zusammenhang zur Umsatzsteuer ergibt sich die wesentliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug: Das Unternehmen nimmt selbst Umsatzsteuer ein, von der es die Vorsteuer dann abziehen lassen kann. Das heißt, das Unternehmen muss umsatzsteuerpflichtig sein.

Umsatzsteuerpflichtig sind alle Unternehmer:innen, also auch Selbstständige und Freiberufler:innen mit mehr als 22.000 Euro Umsatz im Jahr.

Solche mit weniger Umsatz gelten als Kleinunternehmer:innen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Das liegt daran, dass die Umsatzsteuervoranmeldung mit einiger Bürokratie verbunden ist, was Kleinunternehmer:innen erspart bleiben soll. Im Gegenzug können sie allerdings keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Wann keine Vorsteuer abgezogen werden kann

Neben den Kleinunternehmer:innen gibt es weitere Fälle, in denen Unternehmer:innen die gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen lassen können. Dazu gehören zum Beispiel:

• Waren oder Dienstleistungen, die Unternehmer:innen privat kaufen, nicht für ihr Unternehmen
• Unternehmer:innen, die umsatzsteuerfreie Leistungen anbieten, etwa Ärzt:innen
• Geschenke, weil es sich dabei nicht um Betriebsausgaben handelt

Korrekte Rechnungen stellen

Damit die Vorsteuer richtig verrechnet werden kann, gibt es eine weitere Voraussetzung: Das Unternehmen muss seine Rechnungen korrekt stellen. Das ist nicht nur wegen des Vorsteuerabzugs wichtig. Rechnungen müssen eine ganze Reihe von Pflichtangaben enthalten, damit sie rechtsgültig sind, zum Beispiel Name und Anschrift des Unternehmens.

Auch die Rahmendaten zur Umsatzsteuer müssen korrekt auf der Rechnung angegeben werden. Dazu gehören:

• Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Umsatzsteuersatz, ob sieben oder 19 Prozent
• Zu zahlende Umsatzsteuer als eigener Posten

Übrigens: Kleinunternehmer:innen, die keine Umsatzsteuer erheben, müssen das mit einem Verweis auf Paragraf 19 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz auf ihren Rechnungen vermerken.

Vorsteuerabzug: Unter Voraussetzungen Verrechnung möglich

Insgesamt können Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler:innen vom Vorsteuerabzug profitieren, die selbst Umsatzsteuer erheben, und die Dienstleistungen und Waren von anderen Unternehmen für das eigene Unternehmen erwerben. Die Umsatzsteuer, die sie auf diese Dienstleistungen und Waren zahlen, können sie als Vorsteuer mit der Umsatzsteuer verrechnen lassen, die sie selbst einnehmen und an das Finanzamt abführen.

FAQ: Häufige Fragen und Antworten